ВВЕДЕНИЕ
MS Access входит в состав общепризнанного лидера в области офисного ПО – пакета Microsoft Office.
MS Access – это система управления реляционными (представленными в виде двухмерных таблиц) базами данных.
Что такое база данных (БД)? В широком смысле слова можно сказать, что БД – это совокупность сведений (большие массивы данных) о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Например, база данных по металлам и сплавам (металлургия), база данных по видеофильмам (видеотека) и т.п. Такие массивы данных вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки называют информационными системами (ИС).
Средствами MS Access вы проводите следующие операции:
1. Проектирование базовых объектов информационных систем – двумерных таблиц, с разными типами данных.
2. Установление связей между таблицами.
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка и выборка данных из таблиц.
4. Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем – форм, запросов и отчетов.
ЗАПУСКАЕМ ACCESS
Запустите Access через главное меню Windows.
После запуска Access вы увидите окно диалога, представленное на рис. 1. Вы сможете создать пустую базу данных, воспользоваться мастером или же открыть ранее созданную базу.
Окно Access, как и любое окно Windows, имеет заголовок, строку меню, панель инструментов и строку состояния.
Рис. 1. Окно, появляющееся при запуске
СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫБАЗЫДАННЫХ, ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ
- Формирование структуры таблицы
- Ввод и редактирование данных в режиме таблицы
- Разработка однотабличных пользовательских форм
ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫТАБЛИЦЫ
Теория
База данных в Access представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином файле.
Основными структурным компонентом базы данных является таблица. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например о студентах, обучающихся в высшем учебном заведении.
Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями.
Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.
Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы: точку (.), восклицательный знак (!), обратный апостроф (`) и прямые скобки ([ ]). Отметим, что имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы (с кодами ASCII 00 – 31). Старайтесь не включать в имена объектов пробелы. Избегайте слишком длинных имен: такие имена трудно запоминать и на них неудобно ссылаться.
Тип данных указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:
Текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов).
Поле MEMO – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов).
Числовой – при выполнении над данными математических операций.
Денежный – специальный тип числового поля, используется для операций с деньгами.
Дата/Время – предназначено для хранения данных о дате и времени.
Счетчик – специальный тип числового поля, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.
Логический – может иметь только одно из двух возможных значений («Да» или «Нет»).
Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel или картинка), созданный другим приложением.
Задание 1
Сформируйте структуру таблицы СТУДЕНТ для хранения в ней справочных сведений о студентах, обучающихся в вузе. Имена, типы и размеры полей таблицы приведены в табл. 1.
Таблица 1. Структура таблицы СТУДЕНТ
| Имя поля | Тип поля | Размер поля |
| Номер | Числовое | Байт |
| Фамилия | Текстовое | |
| Имя | Текстовое | |
| Отчество | Текстовое | |
| Пол | Текстовое | |
| Дата рождения | Дата | Краткий формат |
| Группа | Текстовое |
Технология работы
- Создайте новую базу данных, выполнив команду Файл, Создать. Справа выберите ссылку «Новая база данных». Выберите нужную папку и задайте имя файла: SESS.MDB.
- Создайте таблицу базы данных. Для этого:
· в окне базы данных выберите вкладку Таблица, а затем кнопку Создать;
· из представленных режимов создания таблицы выберите режим Конструктора.
- В режиме конструктора определите поля таблицы. (Рис. 2).
Рис. 2. Пример таблицы в режиме конструктора
· введите в ячейку столбца «Имя поля» имя поля;
· в ячейке столбца «Тип данных» оставьте выводящееся по умолчанию значение Текстовый или нажмите кнопку раскрытия списка и выберите нужный тип данных.
· переключитесь на панель «Свойства поля» мышкой, и откорректируйте размер поля.
Примечание. Заполнение ячейки столбца «Описание» является необязательным и включает сведения о содержащихся в поле данных.
- Сохраните таблицу, выбрав пункт меню Файл, Сохранить;
- В окне диалога «Сохранение» введите имя таблицы СТУДЕНТ.