МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

по дисциплине «Документационное обеспечение управленческой деятельности»

для студентов, обучающихся по направлению 38.03.02 «Менеджмент»

Контрольная работа является допуском к сдаче зачета по дисциплине. Работу необходимо сдать на проверку за две недели до сессии.

Структура контрольной работы:

- титульный лист;

- содержание;

- основная часть;

- список использованной литературы.

Контрольная работа должна быть выполнена печатным способом, на формате А4 в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Контрольная работа заключается в составлении трех документов, с подробной теоретической частью о каждом из них.

Первый документ. Всем студентам составить заявление о приеме на работу, либо об увольнении от своего имени (в рукописном виде).

Второй и третий документы составляются в соответствии с вариантом, приведенным в таблице 1. По первой букве своей фамилии студент определяет номера заданий.

Таблица 1- Варианты заданий

1. Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Ке­меровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и обо­рудования.

2. Составьте информационное письмо о продаже частным и госу­дарственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

3. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Эк­споцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресур­сов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павиль­оне выставочного комплекса на Красной Пресне.

4. Составьте гарантийное письмо ЗАО «Экосан» в ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насос­ной станции. ЗАО «Экосан» просит произвести эту работу непосред­ственно на площадке.

5. Составьте договорное письмо о подписании договора товарище­ства «Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку строительных ма­териалов.

6. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» това­риществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изго­товление бланков учета.

7. Составьте письмо-ответ предприятия ООО «Смайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альтэк» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коченево.

8. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здра­воохранения и управления финансов и налоговой политики админист­рации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигно­ваний из областного бюджета на оказание медицинской помощи жите­лям района.

9. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Новосибирскхлебопродукт» открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о выделении ОАО автомашины УАЗ-469 под сданное в 201__ гг. зерно.

10. Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стекоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных сте­новых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 201__ г. для строительного треста «Запсибтрансстрой».

11. Составьте письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 1500 тыс. руб. до начала реализации мо­лодняка птицы населению.

12. Составьте письмо-отказ производственного управления пасса­жирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

13. Составьте письмо-просьбу Новосибирского туристического цен­тра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической деятельности адми­нистрации области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 201_ г. леса в Литву в количестве 5000 куб. м, так как одним из условий постав­ки мебели для туристического комплекса в Речкуновской зоне отдыха является встречная поставка леса.

14. Составьте письмо объединения «Сибинтек» в Комитет внешне­экономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2003 г.

15. Составьте письмо-просьбу ЗАО «Новосибирскмебель» в комитет, внешнеэкономических связей администрации области о выделении ли­цензии на поставку в Китай 4000 т металла в связи с заключением кон­тракта с Даляньским Объединением по международному сотрудниче­ству на строительство девятиэтажного общежития в Новосибирске. Согласно контракту оплата выполненных работ будет производиться рос­сийскими рублями и материалами.

16. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Новосибирскгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управ­ления «Новосибирскгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 201__ г. Указанный объем учтен в разна­рядке. Поставка будет осуществляться через правление «Новосибирс­кгоргаз».

17. Составьте письмо-просьбу ОАО «Индивидум» в комитет по внеш­неэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.

18. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хо­зяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.

19. Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объе­динения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директо­ру спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на элек­троснабжение жилых домов.

20. Составьте письмо-просьбу Государственной торговой компании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве 3» о возможности поставки в Новосибирскую область экологически чистого детского питания.

21. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

22. Составьте информационное письмо объединения «Новосибирскавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи со­временных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.

23. Составьте письмо администрации Новосибирской области в Ас­социацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.

24. Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с пред­ложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет прохо­дить с 20 ноября по 10 декабря 201__ г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближне­го Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволя­ет широко представить экспортную продукцию организации, продать эк­спонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить вы­годные сделки.

25. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого пред­приятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.

26. Составьте приказ по ОАО «Планета» об организации ремонта в цент­ральном офисе фирмы в связи с аварийным со­стоянием отопительной системы. В распорядительной части распорядитесь заключить договор со строительной организацией на проведение ремонта, произвести оплату по смете работ, контроль за исполнением возложить на начальника отдела строительства Смирнова А.А. Указать реквизит наличия приложений (смета на проведение ремонтных работ).

27. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об уста­новлении единого режима работы центральных складов. В констатиру­ющей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов пред­приятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складс­кого аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в ди­рекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более раци­ональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

28. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах докумен­тальной ревизии работы предприятия с 01.02.201__г. по 01.09.201__г. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запу­щенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. ока­зались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим склад­ским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена постав­щикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

29. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о не­правильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему скла­дом организовать работу по реализации отходов частных лицам.

30. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ре­визией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, пол­ное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие жур­нала учета доверенностей.

31. Составьте приказ об итогах работы с документами в 201__г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки доку­ментов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к ра­ботникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

32. Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за дос­рочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

33. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов, на засе­дании было принято постановление об утверждении результатов ин­вентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспо­могательных материалов в сумме 365 тыс. руб.. а также зачитаны сли­чительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведу­ющего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

33. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производ­ственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о со­здании производства строительных материалов для строительства жи­лых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы, после обсуждения было принято решение поручить председателю и его заме­стителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выде­лить для этих целей 315 тыс. руб.

34. Составьте краткий протокол производственного совещания ра­ботников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 201___ г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплаи на три дня раньше ус­тановленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

35. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. глав­ному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.201__г. о про­изведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа дирек­тора фирмы № 92 от 12.01.201__г. «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Азовского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2002 года. В докладной записке должно быть отмечено вы­полнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об органи­зации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалте­ру. Выявлено, что 25 февраля 201__ г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа сле­дующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

36. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащи­ми в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевес­ти на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фон­дов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих пере­ход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Ос­тальные данные укажите самостоятельно.

37. Составьте докладную записку секретаря-референта руководи­телю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

38. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровс­кому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за посту­пившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказа­на. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

39. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже обору­дования на участке по причине слабого контроля со стороны главно­го механика.

40. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного пред­ставления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

41. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководите­лю предприятия о необходимости централизации расчетов с работ­никами предприятия. В обязанности учетных работников цехов долж­но входить лишь оформление первичных документов по учету выра­ботки. В докладной записке необходимо подать предложение о пе­ресмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

42. Составьте докладную записку начальника планово-экономическо­го отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

При выполнении контрольной работы по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» необходимо придерживаться приведенных ниже методических рекомендаций.

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположен­ных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Уни­фицированная система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов» установилформуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, распо­ложение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает также состав реквизитов органи­зационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа (приложения 1,2), правила оформления реквизитов, требования к бланкам документов и порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков документов с использованием Государственно­го герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, автономных образований, городов Санкт-Петербурга и Москвы).

Список литературы

Основная литература:

1. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст]: учебник для вузов / И. Н. Кузнецов. – Москва: Юрайт, 2011. - 576 с.

2. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления [Текст]: учебное пособие для вузов / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. – Москва: ИНФРА-М, 2010. - 367 с.

3. Соколов В. С. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебник / В. С. Соколов. – Москва: ФОРУМ, 2009. - 176 с.

Дополнительная литература:

4. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: учебное пособие / Н.П. Крюкова. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 268 с. - (Высшее образование). – ISBN 978-5-16-003134-7. – Режим доступа: https://znanium.com/catalog.php?bookinfo=432033.

5. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: учебное пособие / А.А. Раздорожный. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 304 с. - (Высшее образование: Бакалавриат). – ISBN 978-5-16-011744-7. – Режим доступа: https://znanium.com/catalog.php?bookinfo=542806

6. Булат Р. Е. Документационное обеспечение управления персоналом [Электронный ресурс]: учебное пособие / Р.Е. Булат. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 234 с.+ (Доп. мат. znanium.com). - (Высшее образование: Бакалавриат). –ISBN 978-5-16-010318-1. – Режим доступа: https://znanium.com/bookread2.php?book=488066.

7. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2017.— 304 с. + Доп. материалы [Электронный ресурс. – (Высшее образование: Бакалавриат). – Режим доступа: https://znanium.com/bookread2.php?book=762591.