Положение о Проектном Офисе
I Общие положения
1.1 «Проектный офис» (далее – «ПрОф») является самостоятельной организацией, имеет собственные бланк и печать.
1.2 Основной целью «ПрОф» является получение прибыли и продвижение на рынке услуг по организации и реализации проектов.
1.3 «ПрОф» создается и ликвидируется Решением Собрания учредителей.
1.4 В своей деятельности «ПрОф» руководствуется следующими документами.
· настоящим положением;
· Уставом;
· Концепцией организации;
· Бизнес – планом организации;
· Положением о распределении прибыли;
· Правилами внутреннего трудового распорядка;
· Должностными инструкциями специалистов.
II «Основные задачи»
2.1 Основной задачей «ПрОф» является информационное, аналитическое и административное обеспечение процесса управления проектом.
2.2 «ПрОф» в соответствии с основной задачей осуществляет следующие подзадачи:
2.2.1 подготовка и обеспечение актуального состояния паспорта проекта, бюджета проекта, сетевого плана-графика проекта, технико-экономического обоснования проекта и других документов по проекту;
2.2.2 регистрация организационно-распорядительных документов;
2.2.3 методическое и информационное обеспечение процесса управлением проекта;
2.2.4 контроль и обеспечение исполнения регламентов и процедур проекта;
2.2.5 анализ информации о ходе реализации проекта;
2.2.6 формирование отчетности по проекту;
2.2.7 контроль соответствия реализации проекта с утвержденными регламентами и процедурами проекта;
2.2.8 контроль выполнения пожеланий заказчиков проекта;
2.2.9 организация управления изменениями проекта;
2.2.10 организация управления рисками проекта;
2.2.11 сбор, регистрация, формирование, хранение проектной документации, а также ведение архива документов проекта;
2.2.12 регистрация событий проекта;
2.2.13 учет проблем и спорных вопросов проекта;
2.2.14 Формирование реестра проекта.
III «Функции»
Основными функциями деятельности «ПрОф» являются:
Предпроектный анализ.
3.1.1 Анализ и выбор проектов к осуществлению.
3.1.1.1 Анализ по методике ABC (ФСА).
3.1.1.2 Анализ по основным показателям эффективности.
3.1.1.2.1 Анализ приоритетности проектов по доступным ресурсам.
3.1.1.2.2 Анализ временных затрат (PERT; другие методики).
3.1.1.2.3 Анализ предполагаемых доходов.
3.1.1.2.4 Анализ рисков.
Планирование инициированных проектов.
3.2.1 Проверка соответствия подготовки проекта стандарту PMI.
3.2.1.1 Анализ необходимой детализации проектных документов.
3.2.1.1.1 Определение степени детализации планов проекта (всех процессов управления).
3.2.1.1.2 Проверка наличия всех проектных документов и степени их детализации.
3.2.1.1.3 Анализ корректности документов планирования (OBS, WBS, РАЗУ и др.).
3.2.1.2 Планирование рисков проекта.
3.2.1.2.1 Утверждение плана рисков проекта.
Исполнение проектов.
3.3.1 Контроль соответствия хода исполнения планам проектов.
3.3.1.1 Контроль обеспечения качества проекта.
3.3.1.2 Контроль расписания проекта (по WBS).
3.3.1.3 Контроль стоимости проекта и целесообразности изменения стоимости.
3.3.1.4 Контроль использования ресурсов (по ресурсному критическому пути).
3.3.1.5 Контроль рисков проекта.
3.3.2 Мониторинг хода исполнения проектов (на основе мероприятий контроля).
3.3.2.1 Подготовка регулярных отчетов о ходе выполнения заказчику проекта.
3.3.3 Рассмотрение и утверждение запросов на изменения в проектах.
3.3.4 Исполнение документооборота между «ПрОф» и другими участниками проекта (согласно Положению 3.5.2.2).
3.3.5 Планирование, подготовка и протоколирование совещаний с участием заинтересованных сторон проектов.
Завершение проектов.
3.4.1 Архивирование проектов.
3.4.2 Анализ завершенных и закрытых проектов.
3.4.3 Формирование и наполнение «Реестра «ПрОф» (согласно Положению 5.2.8).
3.4.3.1 Выделение типовых фрагментов и нормативов, пригодных для использования в аналогичных фазах.
3.4.3.2 Выделение эффективных инструментов и решений для использования в будущих проектах.
Управление проектной методологией и документацией.
3.5.1 Актуализация проектной методологии.
3.5.1.1 Поддержка и обновление методологии в планах коммуникации всех проектов.
3.5.2 Разработка и поддержка процедур документооборота.
3.5.2.1 Положение о порядке отчетности хода выполнения заказчику проекта и инвестору проекта.
3.5.2.2 Положение о документообороте между Проектным Офисом и заинтересованными сторонами проектов.
3.5.2.3 Положение о «Реестре «ПрОФ».
Контроль и согласование межфункциональных и межпроектных связей.
3.6.1 Планирование и распределение ресурсов между проектами.
3.6.1.1 Ресурсное календарное планирование.
3.6.1.2 Контроль выделения ресурсов.
3.6.1.3 Контроль эффективности использования и перераспределение ресурсов.
3.6.2 Согласование распределения спорных ресурсов.
3.6.3 Распределение ресурсов между проектами.
IV «Права и обязанности»
«ПрОф» имеет право:
4.1 запрашивать от иных организаций, причастных к реализации проекта, сведения и материалы, необходимые для выполнения задач;
4.2 требовать от участников проекта своевременного предоставления информации о ходе реализации проекта, а также разъяснений по предоставленным данным;
4.3 пользоваться в установленном порядке бухгалтерской, статистической, управленческой и иной отчетностью при выполнении задач;
4.4 инициировать любые изменения в ходе реализации проекта в установленном порядке;
4.5 приглашать на совещания, проводимые «ПрОф», представителей зависимых обществ и сторонних организаций;
4.6 вести в установленном порядке официальную переписку с организациями и гражданами по вопросам, находящимся в компетенции «ПрОф»;
4.7 запрашивать информацию и вести рассылку коммерческих предложений организациям и гражданам по вопросам, находящихся в компетенции «ПрОф»;
4.8 готовить в пределах своей компетенции инструктивные документы, обязательные для исполнения участниками проекта;
4.9 участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, находящиеся в компетенции «ПрОф»;
4.10 руководитель «ПрОф» имеет право обращаться к Менеджеру проекта по вопросам и предложениям, связанным с реализацией проекта.
V «Руководство»
5.1 Совет учредителей принимает решение о вхождении в «ПрОф» нового члена, назначении и снятии должности.
5.2 Структуру и штатную численность «ПрОф» утверждает Совет учредителей.
5.3 В состав Совета учредителей входит директор ФГУП РФЯЦ-ВНИИТФ.
5.4 «ПрОф» возглавляет Руководитель, которого выбирают и снимают с должности на Собрании учредителей.
5.5 В состав «ПрОф» входят:
· руководитель,
· бухгалтер,
· администратор-секретарь,
· программист-системный администратор,
· специалисты, получившие образование в области проектного управления,
· малый совет – штатные и внештатные сотрудники, выбирающие идеи к реализации из «Реестра идей»,
· технический совет,
· инвестиционный совет,
· менеджер проекта – руководитель проекта, который выбирается Советом учредителей и отчитывается перед Руководителем «ПрОф»,
· команда проекта – участники проекта, набираемые Менеджером проекта с помощью реестра исполнителей (Положение о «Реестре «ПрОф»).