по дисциплине «Документационное обеспечение управления»




ГЛОССАРИЙ

Понятие Определение
  Автобиография - Последовательное описание человеком событий собственной жизни.
  Автоматизированное делопроизводство - системы управления электронными архивами и системы управления электронным документооборотом.
  Автор документа - Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
  Авторский признак - совокупность имущественных и личных неимущественных прав, принадлежащих автору (физическому лицу) творческим трудом которого создано произведение науки, литературы или искусства.
  Адресат - предполагаемый получатель.
  Адресант - отправитель.
  Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
  Акцепт - согласие на оплату.
  Анкета - персональные сведения о человеке.
  Архив - учреждение, занимающиеся хранением и описанием различных документов прошлого.
  Архивная выписка - документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
  Архивная справка - документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
  Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
  Виза - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
  Внешний документ - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них.
  Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
  Входящий документ - документ, полученный от физического или юридического лица.
  Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке.
  Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
  Государственная система документационного обеспечения управления - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
  Гриф ограничения доступа к документу - реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
  Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
  Гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
  Дата официального документа - реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
  Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
  Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования, и организации работы с документами.
  Директивный документ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
  Доверенность - документ, в котором отражена информация о наделении определенного лица полномочием и о его объеме.
  Договор (контракт) - письменное или устное соглашение, решение о будущих действиях или взаимных обязательствах, которое принимается двумя или более людьми, предприятиями, странами и т. п.
  Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
  Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки из организации или направления в архив.
  Документация - совокупность данных и документов.
  Документирование - процесс создания и оформления документа.
  Документы постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.
  Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.
  Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа.
  Журнал учета документов - журнал для записи учетных данных о документе по установленной форме.
  Заголовок официального документа - это реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
  Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
  Заголовочная часть документа - часть документа, содержащая наименование вида документа, краткое содержание и периодичность, а также наименование раздела сводного документа, к которому относится данный документ.
  Запрос - обращение потенциального покупателя, приобретателя товаров и услуг к их изготовителям и продавцам с просьбой сделать предложение о продаже.
  Заявление - официальное обращение, письменная просьба о чем-либо, составленная по установленной форме и подаваемая на имя должностного лица в учреждение, организацию.
  Индекс (номер) дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
  Индексация документов - проставление цифровой системы обозначения в установленном месте, куда входят цифровое обозначение структурного подразделения.
  Извещение - официальное письменное, телеграфное или телефонное уведомление заинтересованных лиц о происшедших или предстоящих событиях, необходимости выполнения определенных действий.
  Инструкция - документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.
  Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) - нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении.
  Исковое заявление - документ установленной формы для обращения в суд заинтересованного лица с требованием о защите нарушенного или оспариваемого субъективного права или охраняемого законом интереса путем разрешения спора о праве.
  Исходящий документ - документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам.
  Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
  Карта-заместитель - документ, подтверждающий факт выдачи определенных дел, находящихся в архиве предприятия в надлежащем состоянии на конкретный период времени заинтересованному лицу.
  Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
  Коммерческий акт - документ строгой отчетности, для которого установлен определенный порядок.
  Контрагент - одна из сторон договора в гражданско-правовых отношениях.
  Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
  Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством.
  Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть.
  Копия документа: заверенная - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.  
  Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
  Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов
  Объяснительная записка - внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия.
  Опись - список имущества, вещей, составленный для их учета.
  Организационно-распорядительный документ - комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.
  Организация работы с документами - обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.
  Оригинал документа - уникальный, впервые созданный документ.
  Особые отметки - отметки, указывающие на особенности работы с документом.
  Отметка о поступлении документа - Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
  Отчет - письменное или устное сообщение ответственному лицу о проделанной работе.
  Оферта - предложение о заключении сделки, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определённому лицу, ограниченному или неограниченному кругу лиц.
  Официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
  Оформление документа - процедура воспроизведения его реквизитов на материальном носителе в соответствии с правилами документирования с целью придания документам юридической силы.
  Оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение.
  Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
  Подлинник (официального) документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
  Подлинный документ - документ, обладающий юридической силой.
  Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
  Положение - организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.
  Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
  Правила документирования - нормы и требования, устанавливающие порядок документирования
  Приказ - правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.
  Проект документа - предварительный вариант документа
  Протокол - официальный документ, в котором фиксируются какие-либо фактические обстоятельства
  Распорядительные документы - документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.
  Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов.
  Регистрационно-контрольная карточка (РКК) - это объект, обладающий определенным набором атрибутов (полей), содержащих регистрационные реквизиты документа – реквизиты, которые присваиваются документу в момент регистрации, например, регистрационный номер, место и дело регистрации и т.д.
  Регистрационный индекс (номер) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
  Регистрация документов - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
  Реквизит документа - элемент оформления документа.
  Рекламация - претензия покупателя или заказчика, предъявляемая продавцу или поставщику (подрядчику) по поводу ненадлежащего качества или количества поставляемого товара, требование об устранении недостатков, снижении цены, возмещении убытков (причинённого ущерба).
  Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
  Система документирования - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
  Служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.  
  Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями.
  Служебная записка - это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.
  Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.
  Срок исполнения документа - период времени, в течение которого документ должен быть исполнен.
  Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы.
  Стандарт - образец, которому должно соответствовать что-либо.
  Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.
  Стенограмма - текст, представляющий дословную запись устной речи по методу стенографии.
  Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
  Устав - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, организаций, предприятия, учреждения и так далее.
  Физическое лицо - человек – субъект, имеющий права и обязанности.
  Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
  Формуляр-образец - это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты
  Штатное расписание - нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.
  Экспедиция - специализированный участок, осуществляю­щий прием и отправку поступающих по почте и курьерской свя­зи документации и корреспонденции.
  Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
  Экспертная комиссия - совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации.
  Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме.
  Электронная регистрационная карточка - форма, содержащая набор полей, предназначенных для ввода реквизитов документа.
  Юридическое лицо - организация, которая имеет обособленное имущество и отвечает им по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять гражданские права и нести гражданские обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
  Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.  

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-08-07 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: