ГЛОССАРИЙ
№ | Понятие | Определение |
Автобиография | - Последовательное описание человеком событий собственной жизни. | |
Автоматизированное делопроизводство | - системы управления электронными архивами и системы управления электронным документооборотом. | |
Автор документа | - Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ. | |
Авторский признак | - совокупность имущественных и личных неимущественных прав, принадлежащих автору (физическому лицу) творческим трудом которого создано произведение науки, литературы или искусства. | |
Адресат | - предполагаемый получатель. | |
Адресант | - отправитель. | |
Акт | - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. | |
Акцепт | - согласие на оплату. | |
Анкета | - персональные сведения о человеке. | |
Архив | - учреждение, занимающиеся хранением и описанием различных документов прошлого. | |
Архивная выписка | - документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. | |
Архивная справка | - документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен. | |
Бланк документа | - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. | |
Виза | - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. | |
Внешний документ | - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них. | |
Внутренний документ | - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. | |
Входящий документ | - документ, полученный от физического или юридического лица. | |
Выписка из документа | - копия части документа, заверенная в установленном порядке. | |
Гарантийное письмо | - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. | |
Государственная система документационного обеспечения управления | - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. | |
Гриф ограничения доступа к документу | - реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему. | |
Гриф согласования | - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием. | |
Гриф утверждения | - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. | |
Дата официального документа | - реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. | |
Дело | - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. | |
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) | - деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования, и организации работы с документами. | |
Директивный документ | - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов. | |
Доверенность | - документ, в котором отражена информация о наделении определенного лица полномочием и о его объеме. | |
Договор (контракт) | - письменное или устное соглашение, решение о будущих действиях или взаимных обязательствах, которое принимается двумя или более людьми, предприятиями, странами и т. п. | |
Докладная записка | - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. | |
Документ | - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. | |
Документооборот | - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки из организации или направления в архив. | |
Документация | - совокупность данных и документов. | |
Документирование | - процесс создания и оформления документа. | |
Документы постоянного хранения | - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение. | |
Должностная инструкция | - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. | |
Дубликат документа | - повторный экземпляр подлинника документа. | |
Журнал учета документов | - журнал для записи учетных данных о документе по установленной форме. | |
Заголовок официального документа | - это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. | |
Заголовок дела | - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. | |
Заголовочная часть документа | - часть документа, содержащая наименование вида документа, краткое содержание и периодичность, а также наименование раздела сводного документа, к которому относится данный документ. | |
Запрос | - обращение потенциального покупателя, приобретателя товаров и услуг к их изготовителям и продавцам с просьбой сделать предложение о продаже. | |
Заявление | - официальное обращение, письменная просьба о чем-либо, составленная по установленной форме и подаваемая на имя должностного лица в учреждение, организацию. | |
Индекс (номер) дела | - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации. | |
Индексация документов | - проставление цифровой системы обозначения в установленном месте, куда входят цифровое обозначение структурного подразделения. | |
Извещение | - официальное письменное, телеграфное или телефонное уведомление заинтересованных лиц о происшедших или предстоящих событиях, необходимости выполнения определенных действий. | |
Инструкция | - документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо. | |
Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) | - нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении. | |
Исковое заявление | - документ установленной формы для обращения в суд заинтересованного лица с требованием о защите нарушенного или оспариваемого субъективного права или охраняемого законом интереса путем разрешения спора о праве. | |
Исходящий документ | - документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам. | |
Инициативный документ | - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса. | |
Карта-заместитель | - документ, подтверждающий факт выдачи определенных дел, находящихся в архиве предприятия в надлежащем состоянии на конкретный период времени заинтересованному лицу. | |
Коммерческая тайна | - режим конфиденциальности информации, позволяющий её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. | |
Коммерческий акт | - документ строгой отчетности, для которого установлен определенный порядок. | |
Контрагент | - одна из сторон договора в гражданско-правовых отношениях. | |
Контроль исполнения документов | - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. | |
Конфиденциальная информация | - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством. | |
Копия документа | - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть. | |
Копия документа: заверенная | - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. | |
Номенклатура дел | - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. | |
Нормативный документ | - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов | |
Объяснительная записка | - внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия. | |
Опись | - список имущества, вещей, составленный для их учета. | |
Организационно-распорядительный документ | - комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации. | |
Организация работы с документами | - обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. | |
Оригинал документа | - уникальный, впервые созданный документ. | |
Особые отметки | - отметки, указывающие на особенности работы с документом. | |
Отметка о поступлении документа | - Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. | |
Отчет | - письменное или устное сообщение ответственному лицу о проделанной работе. | |
Оферта | - предложение о заключении сделки, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определённому лицу, ограниченному или неограниченному кругу лиц. | |
Официальный документ | - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке. | |
Оформление документа | - процедура воспроизведения его реквизитов на материальном носителе в соответствии с правилами документирования с целью придания документам юридической силы. | |
Оформление дела | - подготовка дела к передаче на архивное хранение. | |
Печать | - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ. | |
Подлинник (официального) документа | - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. | |
Подлинный документ | - документ, обладающий юридической силой. | |
Подпись | - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. | |
Положение | - организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами. | |
Постановление | - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. | |
Правила документирования | - нормы и требования, устанавливающие порядок документирования | |
Приказ | - правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу. | |
Проект документа | - предварительный вариант документа | |
Протокол | - официальный документ, в котором фиксируются какие-либо фактические обстоятельства | |
Распорядительные документы | - документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. | |
Распоряжение | - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. | |
Регистрационно-контрольная карточка (РКК) | - это объект, обладающий определенным набором атрибутов (полей), содержащих регистрационные реквизиты документа – реквизиты, которые присваиваются документу в момент регистрации, например, регистрационный номер, место и дело регистрации и т.д. | |
Регистрационный индекс (номер) документа | - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. | |
Регистрация документов | - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. | |
Реквизит документа | - элемент оформления документа. | |
Рекламация | - претензия покупателя или заказчика, предъявляемая продавцу или поставщику (подрядчику) по поводу ненадлежащего качества или количества поставляемого товара, требование об устранении недостатков, снижении цены, возмещении убытков (причинённого ущерба). | |
Решение | - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. | |
Система документирования | - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. | |
Служба делопроизводства | - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. | |
Служебный документ | - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. | |
Служебная записка | - это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации. | |
Справка | - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. | |
Срок исполнения документа | - период времени, в течение которого документ должен быть исполнен. | |
Стандартизация документов | - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. | |
Стандарт | - образец, которому должно соответствовать что-либо. | |
Структура и штатная численность | - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. | |
Стенограмма | - текст, представляющий дословную запись устной речи по методу стенографии. | |
Унифицированная система документации (УСД) | - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. | |
Устав | - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, организаций, предприятия, учреждения и так далее. | |
Физическое лицо | - человек – субъект, имеющий права и обязанности. | |
Формирование дела | - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. | |
Формуляр-образец | - это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты | |
Штатное расписание | - нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. | |
Экспедиция | - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. | |
Экспертиза ценности документов | - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. | |
Экспертная комиссия | - совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации. | |
Электронный документ | - документ, информация которого представлена в электронной форме. | |
Электронная регистрационная карточка | - форма, содержащая набор полей, предназначенных для ввода реквизитов документа. | |
Юридическое лицо | - организация, которая имеет обособленное имущество и отвечает им по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять гражданские права и нести гражданские обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. | |
Юридическая сила документа | - свойство официального документа вызывать правовые последствия. |