Основные положения Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ) 1988 г. Государственная система документационного обеспечения управления 1991г
Наиболее полным межотраслевым документом по организации ДОУ является изданная в 1990 г. ГСДОУ. Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях ЕГСД, созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике. ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах гос. управления, на предприятиях и ОО. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение кол-ва и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с д-ми, организации службы ДОУ. Положения ГСДОУ внедряются в практику ДО путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих д-в и др. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления: в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, разработанной в 1993 г, Основных правилах работы ведомственных архивов. (1985г). Содержатся нормы, определяющие требования к формированию дел, организацию экспертизы ценности документов в учреждении, правила подготовки и передачи дел на архивное хранение. Среди приложений следует отметить формы НД организации и с.п. Перечни типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Перечень включены современные типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций, предприятий или для большинства из них функций управления, а также функций по осуществлению научно-Технической и производственной деятельности. И в ряде других нормативных и методических документов Росархива и ВНИИДÀД.
2. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий и-и на различных носителях по установленным правилам.Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.). 2.1. Состав управленческих документов определяется компетенцией и формами организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
2.1.2. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, УСД и Общесоюзных КТЭИ.
УСД - комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.
2.2. Унификация и стандартизация управленческих д-в. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих д-в, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: (ГОСТ); отраслевые СТ (ОСТ); республиканские стандарты (РСТ).
У д-в проводится в целях сокращения кол-ва применяемых д-в, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных СД по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
2.3. Оформление управленческих документов При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников.
2.3.1.2. Документ должен, как правило, оформляться на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.
Расположение реквизитов на бланках документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 для организационно-распорядительной документации, ГОСТ 6.10.6-87 для внешнеторговой документации и ГОСТ 6.10.5-87 для других систем управленческой документации.
2.3.1.3. Обязательными реквизитами документов всех систем являются: наименование организации - автора документа; код организации - автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); заголовок к тексту; код формы документа; дата документа; индекс; текст; визы; подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Составление текстов управленческих документов