Управление документацией является одной из сложных процедур системы качества. Она упорядочивает систему документооборота организации, поэтому при разработке данной процедуры много внимания уделяется составу документации, движению документов, правилам их обработки. Данная процедура задает единые правила обращения с документацией, от соблюдения которых во многом зависит эффективность работы не только самой системы качества, но и организации в целом.
ISO серии 9000 - международные стандарты на требования к системам менеджмента качества (СМК), принципиально отличающиеся от предшественников своей универсальностью: они применимы для любой организации вне зависимости от численности персонала, формы собственности, занимаемых рынков, характера выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Кроме того, стандарты ISO 9000 применимы и для государственных административных органов и их департаментов, а также общественных организаций. Эти стандарты служат одновременно и гарантией потребителю в смысле качества получаемой продукции, и методическими указаниями компаниям-производителям по улучшению своей деятельности.
ИСО 9000 - это комплект из трёх международных стандартов:
ISO 9000:2000. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
ISO 9001:2000. Системы менеджмента качества. Требования
ISO 9004:2000. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.
Этим стандартам должна соответствовать система менеджмента качества на предприятии, разработанных Международной организацией по стандартизации (ISO). Подтверждение соответствия (сертификация) при этом проводится только по одному из этих 3 стандартов, по ИСО 9001.
Стандарты ISO по управлению качеством продукции и услуг серии 9000 изменили организацию функционирования современных организаций, в том числе и в Российской Федерации. После внедрения систем управления качеством и процедурами сертификации, такие организации поднимаются на существенно более высокую ступень бизнес-надежности. В основу требований серии 9000 заложено тщательное документирование всех производственных и бизнес-процессов, контроль за документами на всех стадиях их «жизненного цикла».
В России действует абсолютный аналог ISO 9001 - ГОСТ Р ИО 9001. Именно по ГОСТ Р ИСО 9001 проходят сертификацию в России.
Последняя версия стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 - ГОСТ Р ИСО 9001-2008 - официально вступила в силу 13 ноября 2009 года. Он был принят взамен устаревшего. Начиняя с 13 ноября 2009 года все Органы по сертификации вправе выдавать сертификаты только на соответствие новому - ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Сертификаты, выданные на соответствие по устаревшему стандарту - ГОСТ Р ИСО 9001-2001, утрачивают свою силу 13 ноября 2009 года.
Сертификат ИСО 9000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2008) вправе выдавать только специально аккредитованные в ФАТРИМе (Федеральное агенство по техническому регулированию и метрологии, бывший Госстандарт) организации Стандарты ИСО серии 9000// [Электронный ресурс] https://1iso.ru Режим доступа, свободный.
Собственный стандарт в области управления документами Европейский Союз принял в 2001 г. вынужденно, после вызова США успехами в области электронного документооборота (ЭДО), активно поддерживаемых правительством США (в первую очередь, министерством обороны). Разработка стандарта финансируется правительством Евросоюза. Храмцовская Н.А., член Гильдии Управляющих Документацией, считает, что проводимое в стандарте MoReq главное отличие систем электронного документооборота заключается в том, что они не только обеспечивают сохранность информации, но также целостность и аутентичность электронных документов. После регистрации информационного материала в качестве документа, тот не может быть изменен или уничтожен (только если он не имеет ации; статуса документа временного срока хранения). В современной мировой практике основным направлением развития в области управления документами становится все более тесная интеграция информационных систем (EDMS) с системами ЭДО (СЭД).
Стандарт MoReq содержит основные требования к:
- самой СЭД;
- классификационной схеме (электронной номенклатуре дел);
- средствам обеспечения безопасности документов;
- хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению;
- вводу документов в систему;
- идентификаторам объектов;
- поиску, извлечению и выводу документов;
- метаданным и эталонной модели.
В требованиях MoReq также рассмотрены:
- автоматическая защита аутентичности документа;
- экспертиза ценности, сроки хранения документов, уничтожение документов;
Стандарт MoReq требует практического слияния в организациях служб ИТ и ДОУ. Все пользователи системы делятся на администраторов и пользователей. Функции делопроизводства переданы администратору, а роли непривилегированного пользователя не придано никакого значения. Это идет несколько вразрез с наблюдающимся в мире усилением роли работников ДОУ в качестве системных технологов при администрировании СЭД (для сравнения - стандарт минобороны США DoD 5015.2 делит пользователей системы на администратора, управляющего документами, привилегированного пользователя, непривилегированного пользователя).Завершена разработка 2-й версии стандарта MoReq (MoReq2). Приоритетные направления при разработке MoReq2:
- разработка программы сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта;
- переработка уже существующих базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO 15489;
- эффективное управление гибридными досье и внеэлектронной (физической) документацией;
- интеграция с системами управления контентом (управление информационными материалами на веб-сайтах).
Каждая страна-член ЕС самостоятельно решит, что войдет в ее нулевую главу - национальное введение в MoReq. Эта глава отражает влияние особенностей национального законодательства и традиций в области управления документами (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.), гармонизированный перевод терминов и др. Для облегчения использования требований стандарта в различных национальных условиях они разбиваются на новые опциональные модули:
- расширенные средства поиска;
- организация хранения документов;
- распределенные СЭД и режимы работы с ними- работа с тематическими делами и др.Для обеспечения проверяемости требований будет разработан пакет документации для сертификации программных средств на соответствие требованиям стандарта.
Терминология и система понятий MoReq выстроены таким образом, чтобы они была одинаково понятны как документоведу, так и ИТ-специалисту.
Итак, MoReq покрывает вопросы делопроизводства и ведомственного хранения документов, т. е. сбора, учета, регистрации, хранения и уничтожения или передачи документов -- иначе говоря, жизненного цикла документа.
MoReq не рассматривает вопросы согласования, контроля исполнения, отчетности, управления договорами, интеграции с бизнес-приложениями и т. д. -- все, что можно отнести к управлению бизнес-процессам.
Стандарт ISO 15489 «Information and documentation - Records management» («Информация и документация - Управление документами», 2001 г.) содержит общие требования и четкую методологию управления любыми документами на всех видах носителей и во всех форматах, создаваемых и получаемых разнообразными организациями в процессе их деятельности, разработки и внедрения систем документооборота. Стандарт был подготовлен на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management». Определяющей идеей при разработке явилось то, что управление документацией организации является важнейшей частью управления ее деловой деятельностью, так как документ по своей сути является не только входом и (или) выходом одной или нескольких деловых операций, но также свидетельством выполнения таких операций.
Данный стандарт состоит из двух частей. Первая часть - ISO 15489-1 «Information and documentation - Records management - Part 1: General» («Информация и документация - Управление документами. Часть 1: Общие принципы») - собственно стандарт ISO 15489, где сформулированы наиболее общие требования и принципы управления документацией (создания, сбора и управления любыми документами на любых носителях) и информационными ресурсами, и создаваемые и получаемые организациями любой формы собственности в процессе их деятельности.
К этим принципам относятся установление и документальное закрепление:
- основных правил и стандартов работы с документацией в организации;
- распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации;
- делопроизводственных процессов и технологий.
Вторая часть - ISO/TR 15489-2 «Information and documentation - Records management - Part 2: Report» («Информация и документация - Управление документами. Часть 2: Отчет») - технический отчет, оформленный в виде приложения к стандарту ISO 15489-1. В нём гописан практический вариант внедрения положений ISO 15489 на основе опыта организации «Стандарты Австралии». Даны объяснения к этому варианту, приведена библиография. Эта часть содержит описание этапов создания системы управления документацией, отвечающей мировым требованиям к делопроизводственным процессам. В стандарте даны определения двадцати одного основного термина, включая базовые - «документ» и «управление документами». Являясь средством общения профессионалов различных сфер деятельности, ISO 15489 предполагает несколько иное понимание документа, иную терминологию.
Термин «документ (record)» в стандарте определен как «информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности». Термин «управление документами (records management)» трактуется следующим образом как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов».
В отличие от устоявшейся десятилетиями терминологии действующих в советских ГОСТах, в ISO 15489 основная нагрузка в термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.
В целом стандарт ISO 15489-1:
- регламентирует управление документами на любых носителях в любом формате и информационными ресурсами, создаваемыми, созданными или полученными организациями любой формы собственности в процессах их деятельности, а также лицами, профессиональными обязанностями которых является создание и (или) обработка документов;
- облегчает разработку и внедрение в организациях систем управления документацией или их совершенствование;
- закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации.
- содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качеством ISO 9001, а также ISO 14001;
- не регулирует управление архивными документами в организациях (архивных учреждениях).
Многие положения ISO 15489 непосредственно связаны с защитой информации и ее носителей, с обеспечением безопасности самой организации, ее работников и ее внешней среды в связи с хранением и санкционированным уничтожением информации в соответствии с требованиями действующего национального законодательства.
Несмотря на то что на основе международного стандарта был принят национальный, ГОСТ Р ИСО 15489-2007 он не достаточно используется в делопроизводственной сфере. Это можно объяснить тем что российская система делопроизводства ещё далека от совершенства.