Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, фельдъегерской связью, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.
Письма подготавливаются по требованию вышестоящих отраслевых и функциональных органов; по просьбе подведомственных учреждений; при осуществлении оперативных связей; по просьбе граждан. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в организацию по нескольким различным вопросам, то целесообразно составить несколько писем. Это ускоряет их исполнение.
Служебное письмо пишется на бланке организации формата А4 или А5. Рекомендуется использовать два вида бланков: общий и бланк для писем.
Обязательными реквизитами служебного письма являются: наименование организации и ее подведомственность; наименование структурного подразделения; справочные данные об организации; дата; регистрационный номер; ссылка на дату и номер поступившего документа; адресат; заголовок к тексту; подпись; отметка об исполнителе в сопроводительных письмах; отметка о наличии приложений; в отдельных случаях — печать; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя; отметка о направлении копии в другие адреса.
С левой стороны бланка, на котором оформляется письмо, оставляют поля шириной до 20 мм для подшивки письма в дело. Письма изготавливаются в двух экземплярах.
Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Письма, отсылаемые за подписью руководителя организации, должны быть завизированы (исполнителем письма, руководителем структурного подразделения, а в особо важных случаях — и заместителем руководителя.
При необходимости письма согласуются со всеми заинтересованными должностными лицами.
Содержание текста служебных писем излагается от первого лица множественного числа, от первого лица единственного числа или от третьего лица единственного числа (институт считает:).
Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительнее формы первого лица единственного числа. Объем письма не должен превышать двух страниц текста. Писать надо точно, просто. Предпочтение следует отдавать простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации. Для удобства чтения текст следует разбить на абзацы. Желательно, чтобы каждая новая мысль выражалась в отдельном абзаце. Каждый абзац следует начинать с новой (красной) строки с небольшим отступом. Все данные и факты, о которых сообщается в документе, должны быть проверены. Если у пишущего в какой-либо части есть сомнения, а проверка затруднительна или невозможна, следует сделать оговорку. Все претензии и требования, изложенные в письме, должны быть подкреплены ссылками на соответствующие нормативные акты. Все служебные письма можно разделить на две большие группы: письма, требующие письменного ответа (просьбы, обращения, предложения, запрос, требование); письма, не требующие письменного ответа (напоминание, подтверждение, отказ, извещение, гарантийное, рекламное).
По содержанию и назначению письма подразделяются на следующие группы:
• инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания, циркулярные письма, письма, в которых организация обращается к адресату);
• ответные (информационно-разъяснительные письма, запрещения, разрешения).
В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.
В письмах-просьбах автор побуждает адресата совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма.
В претензионных письмах автор обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.
В письмах-напоминаниях адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил.
Циркуляры — письма, рассылаемые во все подведомственные организации. Они чаще всего носят распорядительный характер.
Информационно-разъяснительными называются письма, в которых разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты.
Запрещения — письма, в которых дается отрицательный ответ на запрос.
Разрешения — письма, в которых дается положительный ответ на запрос.
Сопроводительные письма сопровождают другие документы, сами по себе они беспредметны.
Гарантийные письма содержат условия гарантии оплаты, сроков поставки или погашения кредита.
Рекламные письма содержат информацию о предлагаемых товарах и их ценах.
Справка, ее оформление
Справка документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка выдается по запросам вышестоящих лиц и организаций. Справки личного характера выдаются на руки заинтересованным лицам для подтверждения каких-либо касающихся их сведений.
форма справки зависит от назначения и содержания.
Справки, связанные с основной деятельностью организации, подразделяются на внешние и внутренние. Первые адресованы, как правило, другим организациям, а вторые предназначены для внутреннего пользования. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, внутренние — составителем.
Справка включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, выдающей справку; номер и дата выдачи справки; заголовок к тексту, включающий указание на лицо, которому выдается справка; текст; подписи должностных лиц; печать для внешних справок.
Если содержание справок часто повторяется, необходимо подготовить их бланки формализованного вида, имеющие адресные данные организации и трафаретный текст.