ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Кызыл-2012

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ООО «Лучшая мебель» (далее – организация) единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов.
1.2. Инструкция определяет порядок:
работы с входящими, исходящими и внутренними документами,
регистрации, исполнения и контроля за исполнением документов,
использования документов в справочно-информационной работе,
хранения и уничтожения документов.
1.3. Инструкция разработана с учетом требований Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Правила оформления документов".
1.4. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников организации.
1.5. Инструкция ориентирована на использование автоматизированной системы, предназначенной для составления документов, их регистрации, учета и контроля исполнения с помощью персональных компьютеров.
1.6. Установку программного обеспечения, обслуживание персональных компьютеров и сетевого оборудования осуществляет ООО «Система» в соответствии с договором от 26.01.2012 № 04/16.
1.7. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляет генеральный директор организации.
1.8. Ответственным за обеспечение организации оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями является секретарь организации.
1.9. Ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции несет секретарь генерального директора, а также сотрудники структурных подразделений, на которых возложена ответственность за ведение делопроизводства в подразделениях.
1.10. Каждый работник организации должен быть ознакомлен с настоящей Инструкцией под расписку (подпись и дата).
1.11. При увольнении или временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь) все неисполненные документы, находящиеся у работников, согласно письменному указанию Генерального директора организации передаются другому исполнителю через секретаря генерального директора с обязательной отметкой в контрольно-регистрационной карточке на документ.
1.12. При увольнении секретаря генерального директора числящиеся за нею документы, штампы, печати, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому генеральным директором организации.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1. Общие положения
2.1.1. Прием, доставка и передача документов осуществляется секретарем генерального директора.
2.1.2. Документы передаются на рассмотрение генеральному директору в день их поступления и направляются на исполнение сразу же после их распределения.
2.1.3. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении на исполнение, ходе исполнения, направлении в дело, которые размещаются на самом документе или в контрольно-регистрационной карточке на документ.
2.2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов
2.2.1. Первичную обработку поступивших в организацию документов проводит секретарь генерального директора.
2.2.2. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, комплектность документа и приложений к нему. Все конверты вскрываются, кроме корреспонденции с пометкой «ЛИЧНО», которая вручается непосредственно адресату.
2.2.3. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение. При недостаче или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр посылается отправителю, второй приобщается к документу, третий остается у секретаря.
2.2.4. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, если конверт значительно поврежден или на нем имеются особые отметки, а также в случае, если на конверте отсутствует пометка «лично», а вложение носит личный характер, конверты не уничтожаются, а прикрепляются к документу.
2.2.5. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа – штамп с наименованием организации, указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера; на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, штамп проставляется на обратной стороне конверта.
2.2.6. Регистрация документов производится однократно секретарем генерального директора путем занесения данных в компьютер (в «Журнал регистрации полученных документов»).
2.2.7. Регистрация входящих документов проводится в день их получения.
2.2.8. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером об этом делается отметка, например:
№ 45 + приложение на 1 л.
2.2.9. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. Если получено письмо-ответ, к нему необходимо прикрепить копию инициативного письма.
2.2.10. В результате рассмотрения документа генеральный директор проставляет на нем резолюцию, содержание которой (исполнитель(и), содержание поручения и срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации полученных документов».
2.3. Организация исполнения и контроль исполнения документов
2.3.1. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор организации.
2.3.2. Отметка о контроле – штамп «Контроль» – проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Секретарь генерального директора заносит информацию о взятых на контроль документах в «Контрольный журнал».
2.3.3. Контроль сроков исполнения документов возлагается на секретаря генерального директора.
2.3.4. Срок исполнения исчисляется со дня, следующего за датой наложения резолюции. При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ исполняется в 10-дневный срок.
2.3.5. Если в резолюции указано несколько исполнителей, документ передается на исполнение первому названному в резолюции работнику (ответственному исполнителю). Остальным соисполнителям передаются копии документа.
Ответственность за качественное и своевременное исполнение документа в равной степени несут все работники, указанные в резолюции.
2.3.6. Исполнитель (ответственный исполнитель) обязан давать секретарю генерального директора ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.
2.3.7. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающим их утрату. В случае утери или пропажи документа исполнитель немедленно извещает об этом секретаря генерального директора.
2.3.8. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан передать секретарю генерального директора информацию об исполнении документа, а на самом документе оформить отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка помещается в левом нижнем углу первого листа документа.
В отметке следует указать наименование документа, свидетельствующего об исполнении поручения, его дату и номер. Если такой документ отсутствует, дается краткая информация об исполнении. После этого необходимо указать номер дела, в которое должен быть подшит исполненный документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем.
2.3.9. Задание снимается с контроля только с разрешения директора (или, в его отсутствие, заместителя директора) Общества.
2.3.10. Исполненные документы с приложением необходимых документов передаются секретарю генерального директора в подобранном для подшивки виде.
2.3.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.
2.3.12. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа несет исполнитель (ответственный исполнитель).
2.3.13. Если исполнитель (ответственный исполнитель) согласовал с генеральным директором изменение срока исполнения документа, исполнитель (ответственный исполнитель) обязан сообщить об этом секретарю генерального директора. Секретарь вносит новый срок в «Контрольный журнал».
2.4. Подготовка исходящего документа
2.4.1. Проект исходящего документа готовит работник организации – исполнитель документа. Для подготовки проекта сложного документа может быть привлечена группа работников (рабочая группа).
2.4.2. Проект документа визируется исполнителем и/или руководителем структурного подразделения, в котором готовился проект документа (виза проставляется на копии исходящего документа) и передается секретарю генерального директора для проверки правильности его оформления.
2.4.3. Секретарь проверяет наличие адресата, заголовка к тексту, отметки об исполнителе и правильность оформления всех реквизитов документа.
2.4.4. После проверки исполнитель согласовывает документ с заинтересованными должностными лицами организации (при необходимости – с другими организациями).
2.4.5. Документ передается на подпись генеральному директору через секретаря. К документу прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.
2.4.6. Документы подписываются генеральным директором организации. Подписывается первый экземпляр документа.
2.4.7. Если документ направляется нескольким адресатам, подписываются все экземпляры, но визируется только копия исходящего документа.
2.4.8. Исполненные документы с приложением необходимых документов передаются секретарю в подобранном для отправки виде.
2.5. Регистрация исходящих документов
2.5.1. Регистрацию исходящих документов проводит секретарь генерального директора в день их подписания.
2.5.2. На подлиннике и на копии исходящего документа проставляется исходящий номер по журналу регистрации исходящих документов и дата регистрации.
2.5.3. Исходящий номер документа состоит из номера дела, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера документа по журналу регистрации. Копия документа в день отправки подшивается в дело, которое хранится в секретариате.
2.5.4. Данные об исходящем документе заносятся секретарем генерального директора в «Журнал регистрации исходящих документов».
2.5.5. Перед отправкой исходящего документа проверяется правильность его оформления. Секретарь проверяет наличие регистрационных данных (номер и даты) на обоих экземплярах документа, наличие подписи генерального директора и, при необходимости, оттиска печати на подлиннике документа.
2.5.6. Подготовленные к отправке документы должны быть сданы на почту не позднее 12 часов дня, следующего за днем подписания.
2.6. Обеспечение сохранности дел и документов
2.6.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в секретариате в течение одного года.
2.6.2. Дела хранятся в запирающихся шкафах в вертикальном положении.
2.6.3. По истечении одного года дела переводятся на хранение в специально отведенное помещение, обеспечивающее надежную сохранность документов и оборудованное сигнализацией от несанкционированного доступа. Ответственность за сохранность документов несет секретарь генерального директора.
2.6.4. В случае утраты или порчи дел или документов секретарь немедленно докладывает об этом генеральному директору. По распоряжению генерального директора в таких случаях проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.
2.6.5. В течение делопроизводственного года на выданные сотрудникам для работы документы заполняется лист-заместитель. После возвращения документа лист-заместитель уничтожается.
2.6.6. По окончании делопроизводственного года изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешается. При необходимости для работы выдается дело целиком. На место выданного дела закладывается карта-заместитель. После возвращения дела карта-заместитель вкладывается в дело и хранится вместе с ним.
2.6.7. Секретарь генерального директора не реже двух раз в год проводит выборочную проверку наличия дел и документов, о результатах которой информирует генерального директора.
2.6.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по завершению делопроизводственного года.
3. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ
И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Общие сведения
3.1.1. Документы организации оформляются с учетом рекомендаций Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 и в соответствии с формами и образцами документов, приведенными в приложении к настоящей Инструкции.
3.1.2. Электронные шаблоны документов и примеры их заполнения находятся на сервере локальной компьютерной сети в каталоге «Шаблоны и примеры».
3.1.3. Документы организации приобретают юридическую силу с момента подписания или утверждения их директором.
3.1.4. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на бланке:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Сандый-оол Л.В. Сандый-оол
24.03.2012
Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на стандартном листе бумаги формата А4:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Лучшая мебель"
Сандый-оол Л.В. Сандый-оол
24.03.2012 г.
3.2. Подготовка и оформление приказов по основной деятельности
3.2.1. Приказ – правовой акт, издаваемый генеральным директором организации.
3.2.2. Для оформления приказов используется бланк приказа. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются основания для издания документа.
3.2.3. Распорядительная часть отделяется от констатирующей части распорядительным словом «Приказываю». Слово печатается прописными (заглавными буквами) на отдельной строке непосредственно от левого поля или с красной строки. Не подчеркивается, не берется в кавычки. Может быть выделено полужирным начертанием.
3.2.4. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.
3.2.5. Проект приказа, в зависимости от содержания, согласовывается с заместителями генерального директора, юристом, главным бухгалтером, начальником отдела кадров. Визы согласования оформляются на оборотной стороне последнего листа приказа.
Пример оформления визы согласования:
Юрист
Ондар Ч.В. Ондар
24.03.2012
3.2.6. Регистрация приказов осуществляется секретарем генерального директора. Приказы нумеруются в пределах календарного года.
3.2.7. На обороте последнего листа приказа оформляются визы ознакомления с приказом.
Пример оформления виз ознакомления:
Ознакомлены:
Салчак Ч.П. Салчак
24.03.2012
Монгуш О.Л. Монгуш
24.03.2012
3.2.8. Подлинники приказов формируются в соответствующие дела в секретариате, копии приказов вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников Общества.
3.3. Подготовка и оформление служебных писем
3.3.1. Служебные письма оформляются на бланках для писем.
3.3.2. Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно и обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.
Письма, как правило, должны затрагивать только один вопрос, что обеспечивает более оперативное рассмотрение их в организации-получателе документа. В крайнем случае, служебное письмо может освещать два взаимосвязанных вопроса.
3.3.3. Внесение в подлинник служебного письма добавлений или изменений после его подписания не допускается.
3.3.4. Письма передаются на подпись генеральному директору через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены с нарушением существующих правил.
3.3.5. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части бланка, например:
Директору ЗАО «Весна»
г-ну О.Н. Кравцову
Ленинский просп., д. 92, к. 2, офис 12, Москва, 123456
3.3.6. Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. При направлении документа более чем 4-м адресатам составляется список рассылки. В этом случае на каждом экземпляре документа либо следует указать только один адрес.
3.3.7. Дата документа и его исходящий номер проставляются на отведенных для этих реквизитов местах:
_____________ № ____________
При составлении ответного письма должен быть заполнен реквизит "Ссылка на номер и дату инициативного документа":
На № ______ от _____________
3.3.8. В левом нижнем углу последней страницы документа оформляется отметка об исполнителе, включающая имя, отчество и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона (при отсутствии свободного места на лицевой стороне отметка оформляется в нижнем левом углу оборотной стороны последнего листа документа), например:
Лидия Григорьевна Сюрюн
235-98-74
4. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

4.1. Составление номенклатуры дел организации
4.1.1. Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.
4.1.2. В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.
4.1.3. Номенклатура дел организации составляется и подписывается секретарем генерального директора и утверждается генеральным директором общества.
4.1.4. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание документов, которые будут группироваться в дела.
Заголовок содержит:
- наименование вида документов (протоколы, переписка и т. п.), включенных в дело;
- уточняющие сведения об авторах документов;
- период, к которому относятся документы дела;
- слово «Копии», если в дело включены копии документов и т. п.
При формулировании заголовка можно использовать термин "документы", если в дело включены документы различных видов, с обязательным уточнением наименований видов документов, включенных в дело, и вопроса, к которому они относятся по своему содержанию.
4.1.5. Составление заголовков типа «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т. п. не допускается.
4.1.6. Номенклатура дел на следующий год представляется на утверждение генеральному директору не позднее 20 декабря текущего года.
4.2. Формирование дел
4.2.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел организации.
4.2.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением переходящих дел. Если в дело включены документы за разные годы, на обложке дела следует указать даты первого и последнего документы.
4.2.3. В дело подшиваются только исполненные документы, с оформленной отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, что свидетельствует о завершении работы над документом.
4.2.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.
4.2.5. Документы подшиваются внутри дела в хронологическом (нумерационном) порядке. Для формирования дел с перепиской используется вопросно-логический способ систематизации документов, когда документ-ответ подшивается вслед за документом-запросом.
4.2.6. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
4.2.7. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась полная сохранность документов, возможность быстрого поиска и оперативной работы с ними.
4.3. Экспертиза практической ценности документов
4.3.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значимости документов в целях отбора их для дальнейшего хранения.
4.3.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности дел и документов создается Экспертная комиссия (ЭК) организации.
4.3.3. Создание ЭК и организация ее работы проводится в соответствии с Положением об экспертной комиссии.
4.3.4. В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные в вопросах делопроизводства работники организации. Возглавляет работу комиссии один из заместителей генерального директора Общества.
4.3.5. ЭК назначается приказом генерального директора, в приказе определяется количественный и качественный состав комиссии.
4.3.6. Экспертиза ценности дел и документов проводится путем полистного просмотра дел.
4.3.7. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются на хранение в архив организации.
4.3.8. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт о выделении документов на уничтожение. Акт подписывается председателем и членами ЭК и утверждается директором общества.
4.3.9. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист. Для дел с особо ценными документами, а также сложных по составу, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется внутренняя опись документов дела.
4.3.10. Уничтожение документов производится после передачи дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии, как минимум, двух членов ЭК.
4.3.11. Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 20 января.

Приложения:
1. Форма акта о повреждении почтового отправления.
2. Форма общего бланка организации.
3. Форма бланка для писем.
4. Форма бланка приказа по основной деятельности.
5. Формы журналов регистрации документов.
6. Форма листа согласования документа.
7. Форма листа ознакомления с документом.
8. Образец оформления обложки дела.
9. Форма номенклатуры дел Общества.
10. Форма внутренней описи документов дела.
11. Форма листа-заместителя.
12. Форма карты-заместителя.
13. Форма заверительной надписи дела.
14. Положение об экспертной комиссии.