Сортировка записей в таблице

Создание таблицы

В режиме Мастера удобно создавать структуру таблицы, в которой используются стандартные имена полей и типы данных в этих полях. Мастер вначале предлагает выбрать образец таблицы, а затем отобрать поля для этой таблицы.

Выберем объект Таблицы в окне База данных и дважды щелкнем мышью по строке Создание таблицы с помощью мастера.

Выберем образец таблицы, образцы полей перенесем с помощьюкнопки > из окна Образцы полей в окно Поля новой таблицы; зададим имя таблицы, установим флажок Пользователь определяет ключ самостоятельно.Нажмем кнопку Далее. Выберем поле с уникальными для каждой записи данными. Нажмем кнопку Готово. В результате откроется окно таблицы с нашим именем, готовой для заполнения информацией.

Желательно, чтобы каждая таблица имела ключ — одно или несколько полей, содержимое которых уникально для каждой записи.

Мастер определяет тип данных полей самостоятельно в зависимости от названия без предварительного определения этих типов пользователем. В дальнейшем в режиме Конструктора тип поля может быть изменен.

Создав структуру таблицы, пользователь может в режиме Таблицы приступить к ее заполнению. Для этого в окне Базы данных надо дважды щелкнуть мышью по названию таблицы.

Ввод данных в таблицу и их редактирование осуществляются непосредственно в ячейках таблицы. Действия по вводу и редактированию аналогичны соответствующим действиям в MS Excel.

Добавление записей в таблицу осуществляется в режиме Таблица. При этом новая запись размещается в конце таблицы.

После завершения ввода данных в таблицу или их редактирования таблица сохраняется с помощью команды Файл Сохранить.

Связывание таблиц

Установление связей в MS Access дает возможность автоматически соединять данные из разных таблиц. Так обеспечивается целостность базы данных.

Процесс установления связей между таблицами называют построением Схемы данных.

Для установления связей между двумя таблицами необходимо определить в каждой из них поля для связывания. Эти поля могут иметь одинаковые или разные имена, но должны содержать данные одного типа!

В окне Добавление таблицы выделим первую таблицу, для которой устанавливается связь.Щелкнем мышью по кнопке Добавить. На экране будет отображена структура таблицы, которую мы добавили. Затем таким же образом добавим в Схему данных остальные связываемые таблицы и щелкнем мышью по кнопке Закрыть. В окне первой таблицы щелкнем мышью по полю, которое будет использоваться для установления связи, и перетащим его на необходимое поле второй таблицы.

Для сохранения созданных связей щелкнем мышью по кнопке Сохранить и закроем окно Схема данных. При закрытии окна Схема данных связи между таблицами сохраняются.

Созданные связи в дальнейшем можно удалить в окне Схема данных, выделив щелчком мыши линию связи и нажав клавишу Delete (Удалить). Двойной щелчок мышью по линии связи приводит к открытию окна Изменение связей, в котором связи могут быть отредактированы.

Создание и заполнение форм

СУБД Access предлагает три способа создания форм: создание формы в режиме мастера, создание формы в режиме конструктора, автоформа.

При подготовке формы необходимо в окне Базы данных выполнить команду Формы —►Создатьилинажатькнопку Создать.

Для создания формы с помощью Мастера форм дважды щелкнем мышью по строке Создание форм с помощью мастера в окне База данных. Мастер форм в несколько этапов откроет окно Создание форм, в котором мы зададим имя таблицы для формы и выберем доступные поля. В дальнейшем в открывшемся окне укажем стиль формы, зададим имя формы и щелкнем мышью по кнопке Готово.

Заметим, что, создавая форму, из таблицы можно переносить не все поля. При заполнении формы данные автоматически размещаются в ячейках таблицы, на основании которой данная форма создавалась.

Завершим конструирование формы ее сохранением.

Формы, созданные с помощью Мастера форм, могут быть изменены в режиме Конструктора.

Сортировка записей в таблице

В зависимости от типа данных, определенных для сортировки, все записи в таблице базы данных могут сортироваться:

• по величине числа, если тип данных числовой;

• по алфавиту, если тип данных текстовый (символьный);

• по дате и времени, если данные в поле содержат значения даты и времени.

Для сортировки записей по данным конкретного поля необходимо установить курсор в любой строке соответствующего столбца и щелкнуть мышью по одной из кнопок на панели Стандартная: сортировка по возрастанию либо сортировка по убыванию.

Создание отчётов

СУБД Access предлагает пользователю несколько способов создания отчета: Автоотчет, Мастер отчетов и Конструктор. Отчеты являются самостоятельными объектами базы данных.

Откроем базу данных, и дважды щелкнем мышью по строке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных.

В окне Создание отчетов, поочередно активизируя названия таблиц базы данных в списке Таблицы и запросы, перенесем нужные поля из окна Доступные поля в окно Выбранные поля.

Последовательно нажимая кнопку Далее в окне Создание отчетов, укажем макет размещения данных, например по левому краю, и стиль оформления данных.

Завершим конструирование отчет его сохранением.

Задание для самостоятельного выполнения:

Создать базу данных и назвать её соответственно своей Фамилии.Создайте две таблицы.

Первая - по названию техники:

В первой таблице создать 3 поля. Код товара, Производитель, Модель. Заполнить 7-10 строк необходимой информацией. Ключевым полем сделать поле с кодом товара.

Вторую таблицу под названием Склад. В ней создать 3 поля: Код товара, Количество на складе, Стоимость за единицу товара. Ключевым полем сделать поле Код товара.

После связать ключевые поля двух таблиц.

Информацию о технике возьмите с сайта любого интернет-магазина (например 1k.by).

Создайте формы для двух таблиц. В формы добавьте все поля таблиц.

Сортировать в первой таблице поле «Производитель» по алфавиту.

Создать отчёт по двум таблицам. В отчёт добавить поля: Производитель, Модель, Количество и Стоимость.