СДП составляется с условием унификации, правил оформления, видов писем и международных требований к письмам.
Деловое письмо в условиях унификации – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения, с внешним миром.
В тексте не должно быть несколько толкований. Унификация письма затрагивает все уровни и аспекты языка:
-его словарный состав,
-морфологию,
-синтаксис,
-графику,
-пунктуацию,
-стиль.
Письма, как правило, пишутся от имени коллективного субъекта.
Письма пишутся на специальных бланках согласно стандарта с комплексом обязательных элементов (реквизитов). Бланки имеют стандарты, реквизиты. Имеются формы сокращения, что не допускает произвольности.
По видам письма бывают:
23. письма-просьбы,
24. письма-ответы (отказы),
25. сопроводительные письма,
26. договорные письма,
27. письмо-напоминание,
28. информационные письма,
29. письма-приглашения,
30. письма-предложения,
31. письма-разрешения,
32. письма-подтверждения
Особые требования предъявляются к международным письмам, так как каждое такое письмо – это лицо твоей Родины.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Организационная документация включает в себя Устав, Положение и Инструкции.
Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ и граждан.
Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию системы государственных органов, одного органа или структурного подразделения.
Инструкция – правовой акт, издаваемый органом госуправления.
Распорядительные документы - это документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.
Администрации предприятий, учреждений, организаций издают приказы, инструкции, указания; кооперативные организации – решения; общественные организации – постановления, распоряжения.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ
Этот вопрос является одним из важных в работе руководителей и состоит из оргтехмероприятий по подготовке совещаний, структура докладов и отчетов и как конечный результат – требования к составлению и оформлению протоколов.
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа:
33. выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;
34. ознакомление круга предполагаемых участников с повесткой;
35. подготовка материалов для рассмотрения на совещании:
36. доклад организатора, доклад участников (содоклады), справочно-информационный материал;
37. организационное обеспечение: регистрация, размещение, транспорт, питание, культмассовые мероприятия, информация, снабжение участников канцтоварами;
38. организация секретариата совещания;
39. техническое обеспечение проведения совещания;
40. документирование работы совещания;
41. анкетирование участников.
Иногда утверждается смета расходов по согласованию нескольких участников.
Структура доклада определяет вступление, определение цели, основную часть, выводы (заключения), рекомендации, резюме – краткое изложение сути документа.
Для составления доклада необходимо знать правила написания служебных документов, знать тему, составить черновик и работать с ним, разговаривать на языке цифр, но, не переутомляя ухо слушателя.
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол имеет свои реквизиты:
42. время заседания;
43. заголовок;
44. адрес;
45. повестка дня;
46. докладчик;
47. содокладчик;
48. постановление;
49. Председатель, секретарь заседания.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Они бывают двух видов:
50. служебного характера;
51. личного характера для удостоверения того или иного юридического факта.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю. Инициатор ДЗ – работник.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка. В последнем случае объяснительная записка пишется по инициативе руководителя.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, события, действия. Акты составляются комиссиями. Акт состоит из:
52. введения;
53. конструктивной части;
54. выводов.
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфа. Текст «Т» должен быть самым лаконичным. Словами в «Т» пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс),! (воскл. знак),? (вопросит. знак), % (процент),: (деление) и др.
Телеграммы бывают:
55. внеочередная;
56. правительственная;
57. срочная и т.д.
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Заявление – просьба о принятии на работу.
Приказ по личному составу – документ о принятии на работу, о перемещении по службе, об увольнении, о представлении отпусков, об объявлении поощрений, о пресечении мер воздействия к нарушителям трудовой дисциплины и т.п.
Личная карточка рабочих и служащих – набор данных о работнике, заполняется при приеме. Последняя запись в ЛКР – приказ об увольнении.
Характеристика – отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника.
Автобиография – документ, составляемый автором самостоятельно.