1. Заголовок.
2. Текст (может содержать обращение; каждый новый блок информации пи- шется с новой строки).
3. Подпись (располагается справа, после текста через 2 интервала, например, администрация, оргкомитет, студсовет и т.п.; точка не ставится).
Образец документа
ОБЪЯВЛЕНИЕ
Уважаемые руководители!
Информируем вас, что по вопросам получения расчетов арендной платы на 2016 год необходимо обратиться в Юго-Западное территориальное агентство Департамента имущества города Москвы (ул. Профсоюзная, д. 11/11, 1-й этаж, окно № 2).
Приемные дни:
• вторник с 10. 00 до 17. 00
• четверг с 10. 00 до 13. 00
перерыв на обед с 13. 00 до 14. 00
Куратор района Черёмушки — Калашникова Ирина Львовна (р/т (495) 124-6631)
Деловое письмо — это документ, применяемый для связи и передачи ин-формации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
С помощью писем, являющихся одним из главных канатов связи предпри-ятия, организации, фирмы с внешним миром, осуществляется:
1) преддоговорное общение;
2) делаются предложения;
3) обмен взаимовыгодной информацией;
4) выяснение отношений между предприятиями;
5) изложение претензий;
6) сопровождение материальных ценностей в пути.
Наиболее распространёнными являются следующие виды писем:
1. Письмо — просьба (запрос) — в нём излагается какая-либо просьба.
2. Сопроводительное письмо — сопровождает материальные ценности или документы и фиксирует факт отправки.
3. Договорное письмо — это разновидность сопроводительного письма, сопровождает документы.
4. Письмо-подтверждение — в нём указывается на достигнутую степень согласия, свершившийся факт.
5. Письмо-извещение — в нём что-либо сообщается или утверждается.
6. Информационное письмо — это разновидность письма — извещения: в нём приводится своевременная информация о сложившейся ситуации.
7. Гарантийное письмо — составляется для подтверждения определённых обещаний или условий.
8. Циркулярное письмо — доставляет информацию одного и того же содер-жания в несколько адресов.
9. Письмо — напоминание.
10. Письмо — приглашение.
11. Коммерческие письма.
Существует несколько видов классификаций деловых писем в зависимости от того, какие классификационные признаки лежат в основе.
По признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные. Циркуляр-ные направляются из одной организации в несколько адресов, как правило, под-чинённых инстанций (организаций).
По тематическому признаку официально-деловая переписка делится на де-ловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. Примером коммерческой корреспонденции являются письма-запросы, письма-предложения (оферта), письма-претензии (рекламация) и ответы на эти виды пи сем.
Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов.
Деловое письмо — это всегда официальное сообщение. Информация, содер-жащаяся в нём, носит протокольный характер, поэтому деловые письма регистри-руются. Каждому письму присваивается два номера: регистрационный номер ис-ходящего письма (при написании) и регистрационный номер входящего письма (при получении).
По функциональному признаку деловые письма можно разделить на требу-ющие и не требующие ответа.
Требуют ответа: письмо-просьба, различные виды коммерческих писем (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация).
Не требуют ответа: сопроводительное письмо, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание — т.е. письма, констатирующие свершившийся факт.
По структурным признакам деловые письма делятся на
— регламентированные (стандартные);
— нерегламентированные (нестандартные), отражающие необычную си-туацию.
Регламентированные письма связаны с решением типичных вопросов регу-лярно повторяющихся экономико-правовых ситуаций, составляются по единому образцу и реализуются в виде стандартных синтаксических конструкций. Требо-вания стандарта касаются не только аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов, даже способов сокращения определённых слов.
Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования (например, история вопроса, изложение сути дела), рассуждения (убеждающая часть), описа-ния (технические характеристики, описания конструкций, проектов) или этикет-ного текста.
Стандартизация в нерегламентированных письмах носит менее выраженный характер.
Письма можно разделить на формальные и неформальные.
В формальных письмах употребляется официально-деловой стиль, в нефор-мальных — неофициальный стиль изложения.
Реквизит «текст документа» является одним из важнейших элементов дело-вого письма, задача которого правильно и точно изложить суть вопроса, посколь-ку от этого зависит успех дела.
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПИСЬМЕННОМУ ТЕКСТУ
Деловые письма сочетают свойства документа, правового источника, с од-ной стороны, и информационного источника — с другой.
Язык и стиль официальных деловых писем принципиально отличается от личных писем. В официальном письме адресант и адресат выступают как субъ-екты правоотношений.
При составлении текста деловых писем необходимо помнить о следующем:
1) нельзя использовать сленг, жаргон, эмоционально-оценочную лексику (слова с уменьшительно ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличе-ния или уменьшения), экспрессивную лексику, лексические средства и синтакси-ческие конструкции, относящиеся к разговорному стилю или какому-либо друго-му, кроме официально-делового, образные средства и слова, употребляемые в пе-реносном смысле.
Нормой официального делового общения является нейтральный тон изло-жения.
2) при написании текста делового письма необходимо избегать категорич-ности.
Конструкция ключевой фразы (например, «просим выслать...») определяет-ся глаголами-действиями, которые употребляются в основном в форме 1 лица единственного и множественного числа; реже — в форме 3 лица единствен ного числа:
Прошу Вас ответить...
(Форма 1 л. ед.ч. в деловых письмах выражает позицию юридического лица, т.е. организации.)
Извещаем о прибытии груза...
Просим выслать...
(Форма 1 л. мн. ч. является наиболее употреби тельной.)
ОАО «Заря» просит выслать...
СП «Электроприборы» представляет...
(Речевые действия субъекта передаются описательно, от 3-го лица.)
Глаголы в форме повелительного наклонения (вы шлите, сообщите) в офи-циально-деловых письмах не используются. Это объясняется этикетными требо-ваниями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действия, выраженные в форме просьбы, нежели в форме приказа:
Прошу оплатить услуги...
Просим принять меры...
3) не употребляются в деловой переписке сами местоимения с глаголом. (Неправильно: Мы просим Вас...; правильно: Просим Вас...)
Не употребляются глаголы в форме 2 л. ед. и мн.ч. настоящего времени.
4) при написании регламентированных деловых писем следует избегать «из-лишней красивости». Речь, конечно, идёт о языковых излишествах. Неуместны в дело вых письмах, например, такие фразы, как «Не будете ли Вы так любезны со-общить нам...»; «Очень просим прислать как можно скорее нам каталог изда-ний...» и т.п.
2. ТРИ ПРИНЦИПА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ
Среди принципов, которые определяют культуру официальной переписки, можно выделить три основных принципа деловой переписки:
1 — лаконизм делового письма, т.е. краткость и чёткость в выражении мыс-ли; лаконичность изложения текста достигается с помощью тщательного отбора язы ковых средств, исключением речевой избыточности — слов и выражений, не-сущих дополнительный смысл;
2 — достаточность информационного сообщения, его информационное насыщение (информации должно быть столько, сколько достаточно для адекват-ного отражения ситуации);
3 — ясность и недвусмысленность языка сообщения.
Ясность и недвусмысленность сообщения обеспечивается с помощью стан-дартизации и унификации.
Стандартизация — это приведение языковых средств к единому образцу. Стандартизация затрагивает все уровни языка деловой переписки: и лек-
сику, и морфологию, и синтаксис; размещение на листе (бланке) реквизитов письма и выбор варианта сокращения слов.
Языковой стандарт обеспечивает высокую степень точности отражения ре-гулярно повторяющихся ситуаций. Говорим: «составление письма», а не «написа-ние», если речь идёт о регламентированных стандартных письмах, т.к. при помо-щи языковых формул-заготовок можно «составить», т.е. расположить в опреде-лённой последовательности текст делового письма.
В соответствии с принципом лаконизма делового письма и требованием из-бегать языковых излишеств, не правильными будут фразы:
Мы обращаемся к Вам с просьбой выслать каталог...
Мы просили бы Вас сообщить нам...
Считаем необходимым поставить Вас в известность, что...
При этом высылаем Вам копию договора...
Правильно:
Просим выслать каталог...
Просим сообщить...
Высылаем копию договора...
Сообщаем, что...
Высылаем копию договора...
Непременным условием осуществления третьего принципа является грамот-ность. Недостаточная грамотность может привести к неточному пониманию тек-ста, двусмысленности, недоразумению в деловых отношениях и в следующих за ними правовых отношениях.
Составляемый текст не должен содержать языковые ошибки, такие как лек-сические, морфологические, синтаксические, стилистические и др.
НАИБОЛЕЕ РАСПРОСТРАНЁННЫЕ
ЯЗЫКОВЫЕ ОШИБКИ В ТЕКСТЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
1. УПОТРЕБЛЕНИЕ И ПРАВОПИСАНИЕ СЛОЖНЫХ ПРЕДЛОГОВ
1. Вызывает трудность согласование в падеже существительного с некото-рыми предлогами, регулярно используемыми в деловых письмах. Наиболее час-тым является неверное употребление существительного в роди тельном падеже вместо дательного, например:
Правильно:
«Согласно Вашей просьбе...»
«Согласно приказу...»
«Согласно решению...»
«Вопреки здравому смыслу...»
Запомните: