Оперативное управление производственной деятельностью станций технического обслуживания




Первичный документооборот. При оказании услуг отношения между потребителем и исполнителем сопровождаются составлением ряда документов. К первичным документам относятся заявка, при­емосдаточный акт и заказ-наряд. Дополнительно заполняются тре­бование на запасные части и материалы и сводный лист расхода за­пасных частей и материалов, в которых отражается информация по запасным частям и материалам, полученным со склада СТОА и ис­пользованным при выполнении работ.

Основанием дня открытия заказа является заявка на ТО и TP (рис. 7.7), которая заполняется приемщиком в трех экземплярах. Первый экземпляр прилагается к наряду-заказу, второй — передается дис­петчеру, а третий — заказчику. Если принимаемый автомобиль при­надлежит юридическому лицу, с ним подписывается специальный договор.

В заявке указываются реквизиты СТОА, данные автомобиля и его владельца, перечисляются работы, заявленные заказчиком.

Другим первичным документом на принятое от заказчика АТС является приемосдаточный акт, в котором отражается информация по внешним и внутренним повреждениям автомобиля и его ком­плектность.

Прием заказа к исполнению оформляется заказом-нарядом, за­полняемым при приемке автотранспортного средства на СТОА. В нем указывают реквизиты СТОА, данные автомобиля и его владельца, соответствующие прейскуранту и согласованные с заказчиком виды работ, их объемы и стоимость, сроки выполнения заказа, материаль­ные ценности, необходимые для выполнения этих работ.

Все перечисленные документы оформляются и заполняются различ­ными структурными подразделениями станции и перемещаются по мере выполнения требуемых воздействий на автомобиль (рис. 7.8).

Персонал стола заказов 1 оформляет заявку на ремонт или обслу­живание и определяет ориентировочную стоимость услуг.

На участке приемки и выдачи 3 оформляют приемосдаточный акт в двух экземплярах, заполняют заказ-наряд и сводный лист расхода запасных частей и материалов. После завершения заявленных работ перед выдачей автомобиля клиенту проводится контроль полноты и качества выполненных работ и после оплаты оказанных услуг выда­ют владельцу пропуск на выезд.

Диспетчерская 4 контролирует сроки исполнения отдельных ра­бот и всего заявленного их перечня согласно заказу-наряду на каж­дом конкретном автомобиле, следит за его движением по участкам и зонам СТОА, осуществляет оперативное планирование производ­ственной деятельности станции.

В зоне ТО и ремонта 5 оформляют требования на запасные части и материалы, получают их со склада, выполняют заявленные рабо­ты, составляют сводный лист расхода запасных частей и материалов и вносят данные в заказ-наряд.

На складе запасных частей и материалов 6 обрабатывают инфор­мацию сводного листа расхода запасных частей и материалов, под­тверждают факт выдачи запасных частей и ведут учет складских за­пасов.

В бухгалтерии 7 производят калькуляцию заказа, определяют сто­имость выполненных работ и использованных запасных частей и



 

материалов по каждому заказу-наряду, а также после обработки свод­ного листа расхода запасных частей и материалов ведут учет матери­альных ценностей и хранимых запасов, здесь же осуществляют хра­нение первых экземпляров первичных документов.

Касса 2 осуществляет расчет с клиентами за предоставленные услуги после обработки в бухгалтерии заказа-наряда и сводного ли­ста расхода запасных частей и материалов.

Охрана 8 проверяет у клиента наличие пропуска на выезд, опла­ченного заказа, документов на автомобиль.

Приемосдаточный акт, находящийся у мастера-приемщика и ма­стера подготовки производства, заполняется в двух экземплярах: 1-й экземпляр прикладывается к заказу-наряду, а 2-й — находится у заказчика. На основании заказов-нарядов и приемосдаточных ак­тов составляются суточные и месячные графики загрузки участков СТОА, план-график восстановительного ремонта автомобилей и делаются соответствующие записи в журнале движения заказов- нарядов.

Сменное задание оформляется на бригаду, звено или исполни­теля кузовных работ. Наименование операций и их стоимость вы­писывают из заказов-нарядов. В конце месяца сменное задание, утвержденное начальником цеха и старшим мастером, передается в отдел труда и заработной платы для начисления заработной платы.

Данная схема документооборота характерна для крупных и сред­них СТОА.

При этом в процессе выполнения работ может наблюдаться раз­личная очередность прохождения документов через структурные под­разделения предприятия. Возможны следующие варианты:

а) 1-3-4-5-6-7-2-3-8;

б) 1-2-3-4-5-6-7-2-3-8;

в) 1-3-4-5-7-2-3-8.

Вариант «а» является наиболее применяемым. Здесь автомобиль, поступающий на станцию для выполнения работ по ТО и TP, после оформления заявки направляется на пост приемки, где с использо­ванием средств диагностирования определяется его общее техниче­ское состояние. После согласования работ с клиентом автомобиль поступает в зону ТО и ремонта. В случае необходимости используют запасные части и материалы, что фиксируется в соответствующих документах. После выполнения заявленных работ владелец произ­водит оплату согласно заказу-наряду и, получив пропуск на выезд, покидает станцию.

В случае проведения сложного ремонта, который сопровождается большими материальными затратами, и при необходимости замены дорогостоящего элемента, отсутствующего в данный момент у ис­полнителя, используется вариант «б». В этом случае в отличие от ва­рианта «а» дополнительно перед началом работ у заказчика могут потребовать внесения в кассу авансового платежа за работу или за заказываемый узел (агрегат).

Вариант «в» возможен в том случае, когда техническое обслужи­вание или ремонт производится только с использованием запасных частей и материалов, предоставленных заказчиком. При этом состав­ления сводного листа расхода запасных частей и материалов не тре­буется, так как информация об этом отражается в приемосдаточном акте.

На малых СТОА, у которых зачастую отсутствуют такие структур­ные подразделения, как участок приемки и выдачи, диспетчерская, охрана, схема документооборота значительно упрощается и может выглядеть следующим образом:

а) 1 — 5(3)—6 —2;

б) 1 — 2 —5(3)—6 —2;

в) 1 — 5(3)—2.

При варианте «а» автомобиль, поступающий на станцию для вы­полнения работ по техническому обслуживанию или ремонту, после заполнения заявки устанавливается на пост в зоне ТО и ремонта, где проводятся необходимые работы. При этом приемка осуществляется, на этом же посту.

Варианты «б» и «в» соответственно предусматривают внесение предоплаты или использование запасных частей и материалов, пре­доставленных заказчиком.

Анализ деятельности СТОА. Практически вся необходимая ин­формация для оценки деятельности СТОА содержится в заказах-


нарядах. Ее анализ позволяет определять объем реализации услуг и рассчитывать зарплату исполнителей, а также вести учет использо­ванных запасных частей и материалов.

Текущее планирование. На основе заказов-нарядов и приемо­сдаточных актов составляются суточные и месячные графики загруз­ки производственных участков СТОА и план-график восстанови­тельного ремонта автомобилей (рис. 7.9). На их основе составляются сменные задания для участков, бригад и исполнителей, которые утверждаются начальником или старшим мастером и в конце месяца передаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

В целях контроля выполнения запланированных работ диспетчер СТОА на основании отчетов мастеров производственных участков составляет производственный отчет, по которому при необходимо­сти составляют акт незавершенного производства.

На основании первичных и сводных документов осуществляется непосредственное управление производством на СТОА. Его осущест­вляет руководитель по работе с клиентами, которому подчинены сле­дующие структурные подразделения: отдел (группа) по работе с кли­ентами, производственно-технический отдел, отдел снабжения, на­чальники участков, старшие мастера и бригадиры.

Структура аппарата управления производством СТОА различной мощности приведена в табл. 7.1.

Оценка деятельности СТОА. Основным показателем, по кото­рому оценивается деятельность СТОА, является объем реализации


 

1 Численность персонала устанавливается по нормативам численности или исходя из потребности. 2 Если по штатному расписанию СТОА не имеет ОТК, то его функции вы­полняет группа по работе с клиентами.

 

бытовых услуг по ТО и ремонту АТС, принадлежащих гражданам. Определяют его, суммируя стоимость выполненных работ по ТО и TP автомобилей и всех других оказанных услуг, в том числе уборочно- моечных и шиномонтажных работ, а также работ по предпродажной подготовке, работ по ТО и ремонту АТС в период гарантии и всех других услуг, предусмотренных ОКУН.

При этом в стоимость услуг не включают стоимость запасных ча­стей и материалов, отдельно оплачиваемых потребителем.

При выполнении заказов организаций, оплачиваемых по безна­личному расчету, их включают не в объем реализации бытовых услуг, а в общий объем реализации промышленной продукции (стоимость бытовых услуг, стоимость услуг сторонним организациям, стоимость проданных автомобилей, запасных частей, материалов и автопри­надлежностей).

7.7. Современные информационные технологии управления работой СТОА

На предприятиях, проводящих техническое обслуживание и ре­монт автомобилей, можно выделить несколько специфических, но взаимосвязанных информационных потоков, обработка и поддержа­ние функционирования которых должны обеспечиваться отдельны­ми информационными подсистемами. Среди них есть стандартные — обеспечение бухгалтерско-финансовой деятельности предприятия, кадровая подсистема, учет выполненных работ и т.д. Есть и специ­фические информационные потоки, определяемые особенностями деятельности конкретного предприятия. Проблема информационной поддержки процесса проведения ТО и ремонта автомобилей на СТОА в последние годы усложнилась в связи с тем, что парк эксплуатируе­мых в России автомобилей значительно расширился, а марочная структура этого парка существенно увеличилась. Разница в техноло­гиях проведения ТО и TP автомобилей разных марок и моделей тре­бует расширения штата специалистов по ремонту, накопления раз­личных запасных частей и расходных материалов.

Для решения этих проблем администрация предприятий автосер­виса вынуждена содержать значительный штат бухгалтеров, учетчи­ков, кладовщиков, менеджеров разных уровней и т.д. Однако ошиб­ки в учете не исключаются, а возможности анализа остаются огра­ниченными.

Эффективное средство для совершенствования работы предпри­ятия — применение информационных технологий. Для того чтобы оперативный учет и контроль на предприятии автосервиса соответ­ствовали динамике современного бизнеса, предприятие должно быть оснащено программным обеспечением, способным реально влиять на результативность его работы.

Программное обеспечение (ПО), поддерживающее работу инфор­мационных систем СТОА на территории России, различают фирмен­ное — поставляемое на станции-дилеры, проектируемое и разраба­тываемое фирмой — производителем автомобилей и обязательное для применения на СТОА дилеров, и разрабатываемое отдельными специализированными фирмами по заказу СТОА.

Основным элементом в современных информационных системах является автоматизированное рабочее место (АРМ) — проблемно- ориентированный программно-технический комплекс, вынесенный на рабочее место и автоматизирующий в режиме диалога некоторый набор управленческих процедур конечного пользователя при его не­посредственном участии. Анализ опыта реализации информацион­ных систем показывает, что до недавнего времени многие предпри­ятия автосервиса шли своим путем, совершая при этом следующие одинаковые ошибки:

• отсутствие комплексного подхода к решению задач СТОА на еди­ной программно-технической базе, т.е. в целях экономии средств поэтапно автоматизировались отдельные виды работ (складской учет, бухгалтерский учет, учет проведенных ТО и ремонтов и др.) без проработки всей схемы информационной системы;

• заказывание (приобретение) программных средств у разных раз­работчиков, использовавших мало совместимые системы програм­мирования, в результате чего невозможно реализовать прямой обмен данными между АРМ, что снижает эффективность работы всей системы;

• механический перенос существующего документооборота при соз­дании АРМ в прикладные программы, а он зачастую далек от со­вершенства;

• реализация в основном учетно-статистических задач. При этом недостаточное внимание уделялось задачам управления затрата­ми, работе с клиентами и с контрагентами, оперативному плани­рованию проведения работ и т.д.;

• выдача персоналу предприятий только выходных форм, анализ которых и лежит в основе принятия управленческих решений. При этом не использовались такие мощные средства, как экс­пертные системы, позволяющие автоматизировать процессы при­нятия решений;

• ручной ввод информации в компьютер, увеличивающий вероят­ность получения ошибочных данных или сознательного искаже­ния информации.

Первичная информация должна вводится в ЭВМ один раз через АРМ того подразделения, где она возникает, а затем должна обеспе­чиваться возможность ее использования любым подразделением предприятия. Поиск, обмен, обработка и анализ информации долж­ны выполняться автоматически с помощью прикладных программ­ных средств.

При реализации новых информационных систем на существую­щих предприятиях необходимо обеспечить:

• пересмотр всей структуры и схемы документооборота предприятия, т. е. сокращение до минимума первичной документации и (по воз­можности) формирование ее на компьютерах, исключение из обо­рота всех вторичных и промежуточных носителей информации;

• отделение нормативно-справочной информации от постоянно из­меняющейся текущей и хранение ее на магнитных носителях;

• использование единой нормативно-справочной информации все­ми подразделениями предприятия;

• однократный ввод первичной информации в ЭВМ с использова­нием всех возможностей систем управления базами данных (СУБД);

• реализацию обмена информацией между подразделениями стан­ции через локальную компьютерную сеть;

• перераспределение задач между подразделениями станции в це­лях сокращения обменных информационных потоков;

• работу всех информационных подсистем в режиме реального вре­мени.

Структура информационной системы СТОА. Структура ин­формационной системы предприятия в зависимости от объема вы­полняемых работ, размера автосервиса, видов оказываемых услуг может быть различной. Обычно она включает в себя комплекс сле­дующих взаимосвязанных АРМ:

• отдела кадров;

• мастера зоны ТО и TP;

• стола заказов;

• диагноста (приемщика);

• диспетчера;

• бухгалтерии;

• планового отдела;

• коммерческого отдела;

• склада;

• отдела снабжения;

• отдела автоматизации (администратора сети).

Кроме того, в систему со своими правами доступа включаются АРМ руководителей автосервиса и отдельных служб.

Сразу следует отметить, что информационная структура и функ­ции отдельных АРМ будут разными для различных типов станций. При этом в зависимости от размера станции на одном компьютере могут концентрироваться несколько АРМ, так же, как и функции АРМ одного типа могут быть продублированы на нескольких ком­пьютерах. Однако независимо от этого все АРМ должны работать в рамках единой сети с использованием единой базы данных.

Функционирование предприятий автосервиса имеет немало специ­фических особенностей, поэтому использование для их автоматизации универсальных бизнес-программ, как правило, не бывает успешным, многие важные стороны работы автосервисов в них не отражены.

Комплексное решение проблем информационной поддержки про­цессов управления на СТОА закладывается при проектировании спе­циализированного программного обеспечения фирмами — произво­дителями автомобилей для своих дилеров. Однако они специализи­рованы по конкретным маркам автомобилей и для большинства дру­гих автосервисов нерентабельны из-за своей высокой стоимости.

В такой ситуации, как уже отмечалось, для большинства СТОА может быть признано эффективным применение специализирован­ного ПО, поддерживающего работу информационных систем, по­зволяющих совершенствовать управление предприятием за счет свое­временного получения достоверной и полной информации о факти­ческом состоянии производственных процессов, движении докумен­тов и материальных ценностей, оперативного и качественного ана­лиза финансовой и производственной деятельности, принятия обо­снованных управленческих решений.

Информационная система, разработанная на основе современных информационных технологий, должна обеспечивать:

• использование системы управления базами данных, обеспечива­ющей надежную работу с большими объемами информации, вы­сокую скорость доступа к данным, безопасность их хранения;

• возможность работы в локальной вычислительной сети с неогра­ниченным числом рабочих мест, обеспечивающей формирование базы данных в режиме реального времени;

• полную совместимость данных, вводимых в систему с разных АРМ;

• возможность в соответствии с потребностями предприятия бы­строго наращивания функций разработчиком или самостоя­тельно;

• в реальном времени контроль за состоянием документов, состоя­нием и движением автомобилей, материалов, запасных частей и широкий спектр других событий (например, отказов оборудова­ния);

• повышение культуры работы с клиентами как на этапе приемки автомобиля, так и при выполнении работ в зоне ТО и TP, исполь­зуя разнообразную оперативную информацию о прохождении процесса обслуживания автомобиля;

• создание базы данных о клиентах, ведение истории обслуживании и ремонтов автомобилей;

• ведение складского хозяйства, помощь в расчете и грамотном управлении запасами, создание запаса материалов и запасных ча­стей;

• контроль качества ремонта на основе анализа рекламаций при повторных обращениях клиентов, отслеживание источников де­фектных деталей и т.д.;

• быстрое получение оперативных отчетов о деятельности пред­приятия в режиме реального времени;

• самостоятельный контроль достоверности информации в первич­ных документах, при этом необходимо либо разрешать, либо от­мечать случаи противоречия в данных, формируемых различными подразделениями;

• обеспечение глубокого и качественного анализа данных (работы персонала, заездов автомобилей, расхода запасных частей, анали­за финансовой и производственной деятельности в целом и т.д.) в различных плоскостях с помощью специальных аналитических средств;

• сокращение трудоемкости и сроков формирования первичных до­кументов, а также возможность гибкой реорганизации управления предприятием;

• надежность системы защиты данных от утечки и сбоев оборудо­вания;

• снижение совокупных затрат при внедрении и сопровождении новой информационной системы по сравнению с предшествую­щей.

Современная информационная система должна быть не слишком

требовательна к техническим ресурсам и легка в освоении пользова­телями, имеющими минимальные навыки работы на компьютере.

Информационная программа «Автосервис и автосалон»

Программный комплекс «Автосервис и Автосалон для платфор­мы 7.7» предназначен для автоматизации хозяйственной деятельно­сти предприятий, занимающихся автосервисом, торговлей автомо­билями и запасными частями к ним. Этот комплекс может функци­онировать как на небольшом автосервисе, так и на крупной фирме, имеющей в своем составе несколько станций.

Основные сведения. Программа «Автосервис и Автосалон для платформы 7.7» является конфигурацией для «1С: Предприятие 7.7». Для ее работы требуется наличие компонента «Оперативный учет», который входит в продукты «1С: Торговля и склад 7.7» и «1С: Ком­плексная поставка 7.7». Данная программа автоматизирует следую­щие аспекты хозяйственной деятельности предприятий автосервиса: документооборот, учет выполнения ремонтных работ и реализации запасных частей через ремонтную зону, учет выработки по исполни­телям и мастерам, торгово-складскую деятельность предприятия, учет взаиморасчетов с контрагентами, анализ оперативных данных для принятия управленческих решений (позволяет проводить анализ ко­лебаний и темпов роста заездов автомобилей по дням недели, по ме­сяцам, по году в целом, загрузки исполнителей работ и коэффици­ента использования рабочего времени, а также оценку качества вы­полняемых работ).

Взаимосвязь справочной информации различного предназначе­ния и удобство интерфейса работы с ней значительно облегчают и ускоряют работу персонала при формировании первичной докумен­тации. Выбранные формы первичных документов соответствуют су­ществующей правовой базе Российской Федерации по полноте ин­формации о выполненных услугах, а их структура и содержание обе­спечивают ведение складского, бухгалтерского учета и экономических расчетов при минимальных затратах времени работающего персона­ла, позволяют получить оперативную информацию по наличию за­пасных частей.

Расчет коэффициента оборачиваемости позволяет более четко ис­пользовать средства, затрачиваемые на хранение запасных частей и выявление неликвидных запасных частей.


Средствами программы «Автосервис и Автосалон для платформы 7.7» можно отслеживать всю «историю» выполнения работ по конкрет­ному автомобилю на СТОА, включая результаты проводимых диагно­стических замеров, в том числе с использованием технических средств. Структура листа данных диагностических параметров может гибко на­страиваться в соответствии с потребностями СТОА. Формируемая в базе данных «история болезни» автомобиля позволяет сократить вре­мя его приемки в ремонт, а также дать рекомендации владельцу авто­мобиля по срокам и пробегу для следующего заезда. В целом програм­ма «Автосервис и Автосалон для платформы 7.7» позволяет повысить уровень культуры работы с клиентом, что создает необходимые усло­вия для наращивания постоянной клиентуры на конкретном пред­приятии, тем самым обеспечивая более стабильную его работу.

Возможность получения информации о выполненных работах, установленных запасных частях на конкретном пробеге и другой по каждому автомобилю, проходившему ТО и (или) ремонт на пред­приятии, позволяет определять надежность автомобилей той или иной марки и, как следствие, формировать структуру заказа по но­менклатуре запасных частей наиболее частого спроса.

Возможность фиксации рекламаций от клиентов позволяет ана­лизировать качество выполняемых работ и установленных при ре­монте запасных частей и выявлять поставщиков некачественной про­дукции.

Используемая справочная информация. В программе существу­ет набор справочников: перечень марок и моделей (рис. 7.10), ката­лог работ, каталог номенклатуры, список клиентов, списки систем автомобиля, неисправностей запасных частей и комплектующих (рис. 7.11) и т.д. Для работы с большими объемами информации конфи­гурация предоставляет возможности расширенного поиска по раз­личным параметрам.

Справочник «Автомобили», связанный со справочником «Контр­агенты» (рис. 7.12), содержит список автомобилей клиентов. Помимо

 


набора необходимых реквизитов (государственный номер, VIN, тех­нические характеристики и др.) из данного справочника можно уста­новить историю обслуживания конкретного автомобиля с указанием наряда-заказа, пробега, мастера.

В конфигурации имеется возможность (рис. 7.13) получения рас­ширенной истории по автомобилю, содержащей помимо нарядов- заказов, сводку сопряженных с ними документов (накладных, счетов- фактур и пр.).

Каталоги неисправностей, работ и запасных частей. В про­грамме существует возможность вести каталоги неисправностей, ра­бот и запасных частей. Допускается связывать каталоги работ и за­пасных частей, т.е. указывать для каждой работы запчасти, которые должны использоваться при выполнении конкретной технологиче­ской операции (рис. 7.14). Кроме того, имеется возможность опреде­ления взаимозаменяемости запчастей.

Документооборот. Программа включает в себя ряд видов пер­вичных документов, используемых при ремонте автомобилей: наряд- заказ, талон на обслуживание, акт приемки, диагностическую карту, заявку на ремонт (рис. 7.15 — 7.17). Предусмотрена возможность фик­сации отказов от обслуживания, рекламаций от клиентов и срывов выполнения работ.

Основным ремонтным документом является наряд-заказ (рис. 7.18). В этом документе фиксируются клиент, автомобиль, выполня­емые работы, исполнители работ, используемые запчасти, скидки на

 

 

  Рис. 7.17. Вид экрана заявки на ремонт

 

Рис. 7.18. Пример окончательной формы комплексного электронного документа — вид экрана наряда-заказа

 

работы и запчасти, срок исполнения заказа и другая информация. Стоимость одной работы вычисляется по одному из четырех возмож­ных вариантов. Для одной работы может быть указано от 1 до 5 ис­полнителей.

Существует два основных режима оформления наряда-заказа: полный и однопользовательский.

В полном режиме наряд-заказ проходит несколько этапов: откры­тие документа, пребывание в ремонтной зоне, обработка на складе, закрытие в бухгалтерии. При этом с нарядом-заказом могут работать несколько человек, т. е. система предоставляет механизмы для обе­спечения согласованной работы нескольких пользователей: автори­зация через электронные подписи, разграничение данных в зависи­мости от положения документа в технологическом цикле, протоко­лирование действий пользователей, ограничение прав доступа раз­личным категориям лиц. Для полного режима характерно также решение некоторых про­блем, связанных с длительными сроками ремонта. В частности, кор­ректно отображается ситуация, когда часть запчастей уже установ­лена на автомобиль, но наряд-заказ в течение долгого времени оста­ется незакрытым (например, из-за отсутствия других требуемых де­талей) — в этом случае уже установленные запчасти попадают в осо­бый вид резерва.

Однопользовательский режим предназначен, прежде всего, для небольших автосервисов, в которых весь цикл от открытия наряда- заказа до его оплаты оформляется одним лицом.

Помимо упомянутых основных вариантов работы существует спе­циальный пакетный режим выписки первичных документов. В этом случае достигается максимальная скорость оформления пакета до­кументов: пользователь производит оформление одного документа — наряда-заказа, а система автоматически создает и распечатывает тре­буемое число экземпляров сопроводительных документов: счет- фактуру, акт сдачи-приемки выполненных работ и т.д.

В конфигурации имеется механизм фиксации передачи автомо­биля от одной группы исполнителей к другой при выполнении оче­редной работы, а также регистрации реального времени выполнения работы.

Торгово-складские и платежные документы. Программа со­держит набор первичных документов для организации торгово- складской деятельности предприятия. Различным видам прихода и расхода соответствуют различные виды документов. Так, для прода­жи товаров, реализации запчастей через ремонтную зону и для уче

та расхода по внутреннему перемещению применяются различные типы расходных накладных (рис. 7.19).

Ценообразование может осуществляться по одному из двух пред­ложенных вариантов. Кроме оприходования и расхода товарно- материальных ценностей программа поддерживает следующие склад­ские операции: внутренние перемещения, списание товарно-мате­риальных ценностей (ТМЦ), фиксацию недопоставок, инвентариза­цию, переоценку розничных цен.

Для быстрого оформления продажи товаров может применяться методика быстрой продажи, аналогичная описанной ранее методике пакетной выписки наряда-заказа.

В программе существуют системы заказов поставщикам и приема заказов от клиентов.

В конфигурации имеется возможность фиксировать несколько видов оплаты: наличными с пробитием кассового чека или с выпи­ской приходного кассового ордера, через поступление денежных средств на расчетный счет, а также кредитными картами.

Существует возможность выписки счетов на оплату и счетов- фактур, а также построению книги продаж и книги покупок.

Оперативный учет. Программа позволяет вести работу от лица нескольких фирм (юридических лиц), выписывать документы по ре­монту по одному из нескольких цехов, осуществлять торгово- складские операции в разрезе нескольких складов. В связи с этим существуют общие принципы получения отчетов в конфигурации:

• все отчеты строятся в разрезе предприятий, входящих организацию-

автосервис;

• отчеты, связанные с анализом выполнения ремонтных работ, стро­ятся в разрезе цехов;

• отчеты по движению ТМЦ строятся в разрезе складов.

Учет ремонтных работ и выработки по исполнителям. В дан­ной категории существует несколько групп отчетов: бухгалтерские отчеты, отчеты по производству, отчеты по выработке, аналитиче­ские отчеты.

Бухгалтерские отчеты содержат, прежде всего, информацию о фи­нансовых показателях, связанных с выполнением услуг, например о стоимости работ и запчастей, реализованных за определенный пе­риод, с пересчетом в выбранную валюту, и т.д.

В отчетах по производству анализируется текущее состояние ремонт­ной зоны. Выводится следующая информация: число нарядов-заказов на том или ином этапе технологического цикла (отчет «Состояние СТОА»), время обслуживания автомобиля, факт просрочки или срыва выполнения наряда-заказа (отчет «Время и сроки пребывания на СТОА»), процент выполнения наряда-заказа и работа, выполняемая в данный момент (отчет «Незавершенное производство») и т.д.

В отчетах по выработке («По исполнителю», «Анализ выработки», «По мастеру») производится анализ работы исполнителей и мастеров

Рис. 7,20. Пример формирования статистического отчета — вид экра­на анализа выработки

 

(рис. 7.20). При этом в расчет принимаются несколько показателей: объем выработки в нормочасах, число выполненных работ, реальное время выполнения работы и соотношение его с нормативом, уровень выполнения тяжелых и легких работ, стоимость выполненных работ. Отчет «Рекламации от клиентов» показывает число рекламаций по каждому исполнителю. j

Аналитические отчеты — это материал, прежде всего, для управ­ленческого персонала. Каждый из отчетов этой группы позволяет определить те или иные действия по результатам анализа накоплен- j ной информации. Отчет «Работы по моделям» показывает, какие I марки и модели принесли более всего денег в указанный период, что может побудить руководителей предприятия вложить новые j средства в покупку оборудования для ремонта автомобилей данных моделей, покупку запчастей, а также в обучение или набор персо- | нала. |

Отчет «Статистика по заездам» отражает динамику заездов на СТОА во времени: по дням, неделям, месяцам, годам, сезонам. Эта; информация может быть полезной при планировании отпусков и на- | боре сезонных рабочих. Отчеты «По системам автомобиля (по мар­кам)» и «По системам автомобиля (по пробегу)» служат для прове­дения анализа надежности систем автомобиля (двигателя, подвески, рулевого управления и пр.). Правильное видение этой картины очень

полезно для планирования развития СТОА (для закупки дополни­тельного оборудования, запчастей, обучения персонала и т.д.).

Помимо стандартных отчетов, включенных в состав конфигура­ции, существует возможность конструирования отчетов с использо­ванием универсального средства «1000 и 1 отчет». Подсистема «1000 и 1 отчет» обладает следующими свойствами: конструирование от­четов самими пользователями, анализ хранящейся в базе данных ин­формации в произвольных разрезах, неограниченное число группи­ровок по строкам и столбцам, включение в отчеты простых и слож­ных показателей, получение динамики изменения различных величин во времени, сохранение сконструированных настроек отчетов в базе данных, управление форматом вывода. Примером отчета, созданного с помощью данного конструктора, может служить следующая сводка: выработка в нормочасах в пяти разрезах «Вид обслуживания», «Мо­дель», «Исполнитель», «Фирма», «Месяц», причем данные по первым трем разрезам группируются по строкам, а по последним двум — по столбцам. В поставку включен набор готовых отчетов по автосервису, созданных в рамках подсистемы «1000 и 1 отчет».

Учет движения товарно-материальных ценностей. Складской учет по каждой из фирм, составляющих автосервис, ведется в разре­зе складов. Списание себестоимости по каждому складу производит­ся по одному из выбранных методов: FIFO, по средневзвешенной, LIFO. Существует возможность расчета учетных цен с включением в них таможенных расходов, а также расхода ТМЦ по учетным ценам (эта возможность предназначена для внутренних перемещений меж­ду складами и подразделениями автосервиса).Торгово-складские отчеты предоставляют информацию о наличии и движении ТМЦ в разрезе видов расхода (торговля, ремонт), а так­же о прибыли и коэффициентах оборачиваемости запчастей.

Конфигурация позволяет следить за неснижаемым запасом това­ров на складах.

Группа отчетов по взаиморасчетам позволяет отслеживать деби­торскую и кредиторскую задолженности по поставщикам и клиентам автосервиса. Современные тенденции развития структур управления сервис­ными предприятиями определяются тем, что должна быть оптими­зирована информационная структура предприятия, документообо­рот, программно-техническая база обеспечен™ работы. Обусловле­но это необходимостью активного управления автосервисным пред­приятием при динамически меняющемся спектре выполняемых за­дач, при большом разнообразии объектов обслуживания (многома- рочность, разнообразные варианты специализаций и т.д.), что в на­стоящее время характерно для средних и крупных СТОА. Необходи­мо точно следовать технологии проведения обслуживания и ремонта автомобиля, определенной фирмой-производителем, необходимо снижать непроизводительные потери времени и т.д. Внедрение со­временных информационных систем позволяет достичь этого за счет повышения оперативности обработки информации, автоматизации принятия рациональных решений, снижая в результате себестоимость работ и повышая привлекательность СТОА для клиентов, а также рентабельность предприятия.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие типичные ошибки могут реализовываться при создании инфор­мационных систем?

2. Что такое АРМ?

3. Что необходимо учитывать при создании (адаптации) новой информа­ционной системы для работающих предприятий автосервиса?

4. Какова обобщенная структура информационной системы СТОА?

5. Каким требованиям должна отвечать современная информационная си­стема СТОА?

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-08-08 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: