МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
НОЯБРЬСКИЙ ИНСТИТУТ НЕФТИ И ГАЗА
(ФИЛИАЛ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ТЮМЕНСКИЙ ИНДУСТРИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(Филиал ТИУ в г. Ноябрьске)
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель директора по УМР
__________ Л.А. Муртазина
____ ____________ 2017 г.
МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА
Открытого учебного занятия
По дисциплине «Документационное обеспечение управления»
На тему: «Разбор деловой ситуации «Работа с документами в учреждении»»
| Должность | И.О. Фамилия | Подпись | Дата | |
| Разработал | Преподаватель | Л.А. Тыква | ||
| Проверил | Методист | А.Б. Кулыева | ||
| Согласовал | Председатель П(Ц)К ОГСЭД и ПМ | Э.А. Магомедова |
| Дата проведения занятия | Номер учебной группы |
| 18.03.2017 | ЭБт-14-(9)-1 |
План учебного занятия теоретического обучения
Тема: Разбор деловой ситуации
«Работа с документами в учреждении»
Тип занятия: контрольное занятие (учет и оценка знаний, умений и навыков)
Вид занятия: игровое (устная форма проверки
(фронтальный, индивидуальный и групповой опрос));
Цель: 1) обобщение и систематизация знаний, умений и навыков по разделу 1 «Система организационно-распорядительной документации»;
2) разбор практической деловой ситуации от поступления документа в учреждение до его исполнения.
Комплексные цели урока:
1. Обучающая – выявление уровня знаний обучающихся
по изученному материалу.
2. Воспитательная – воспитание активности и
самостоятельности; формирование сознательного отношения
к обучению, учебной деятельности; формирование навыков
самостоятельности в поиске и использовании информации
для эффективного решения профессиональных задач.
3. Развивающая – повышение мотивации к изучению
дисциплины; развитие интереса к будущей профессиональной
деятельности; формирование у обучающихся стремления
к постоянному развитию способностей;
формирование поискового стиля мышления и работы.
План занятия:
1. Повтор теоретического материала. Технические средства – мультимедиапроектор.
2. Разбор деловой ситуации «Работа с документами в учреждении». Технические средства – мультимедиа-проектор, раздаточный материал.
3. Подведение итогов. Оценка знаний, умений, навыков.
ХОД ЗАНЯТИЯ
1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ЭТАП (2-5 мин)
- приветствие студентов;
- отметить отсутствующих – доклад дежурного;
- проверить внешний вид, готовность к уроку (наличие конспектов, ручек).
Вступительное слово преподавателя
Уважаемые студенты! Сегодня у нас контрольное занятие по разделу 1 «Система организационно-распорядительной документации».
Всем нам хорошо известно, что в обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм.
С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п.
Во время аудиторских проверок проверяют именно документы, поскольку они служат основным доказательством фактов.
ОСНОВНОЙ ЭТАП
Преподаватель представляет презентацию.
Давайте вспомним основные моменты ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который учит нас правильно оформлять документы:
Слайд 3 Состав реквизитов документов
Реквизиты управленческих документов:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Слайд 4 Виды бланков
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три вида бланков:
- общий (для изготовления любых документов, кроме писем);
- бланк письма или фирменный бланк;
- бланк конкретного вида документа.
Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Для изготовления бланков документов используются форматы бумаги А4 и А5 (ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги»).
А4 – 210 х 297 мм
А5 – 148 х 210 мм.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает поля бланка (не менее):
левое – 20
правое – 10
верхнее – 20
нижнее – 20.
Слайды 5 и 6
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный.
Сегодня для урока понадобятся знания по разделу «Система организационно-распорядительной документации».
А именно – составление деловых писем, составление приказов.
Студенты разбиваются на две группы – первый ряд и второй ряд. Первая группа будет представлять собой учреждение-отправителя документа, вторая – учреждение-получателя документа и исполнителя. Отдельное место отделяется директору и секретарю.
Первую группу назовем Ноябрьский институт нефти и газа (филиал) ТИУ (Ноябрьск), вторую – Надымский институт нефти и газа (филиал) ТИУ (Надым).
(Раздать карточки с надписями городов).
Одновременно обе группы выполняют самостоятельное (практическое) и устное (теоретическое) задание. А именно. За время занятия необходимо составить 2 документа: справочно-информационный – деловое письмо; организационно-распорядительный – приказ.
Работаем в паре.
Такая форма проведения занятия выбрана именно для открытого урока, чтобы не делать паузы для самостоятельной работы студентов.
Урок хочу провести в качестве диалога «преподаватель-студент», «студент-студент»: спрашивать разрешается и у преподавателя, и друг у друга.
Задание для первой группы «Ноябрьск»
Необходимо оформить деловое письмо. (Преподаватель представляет презентацию. На примере делового письма выясняют правильное его составление).
Данные для письма:
Ноябрьский институт нефти и газа (филиал) ТИУ проводит Международную студенческую научно-практическую конференцию «К вершинам познания» 21 мая 2017 года. В связи с этим приглашает для участия студентов Надымского института нефти и газа (филиал) ТИУ. Указать контактную информацию организационного комитета конференции (Ф.И.О., контактный телефон, электронный адрес), а также ссылку в Интернете на оформление заявки и материала для конференции.
Бланк письма необходимо взять из предложенных образцов документов.
Студенты из первой группы выбирают необходимые бланки, оформляют письмо. В это время преподаватель проводит беседу со студентами второй группы по оформлению служебного письма. Студенты первой группы слушают внимательно, используют полученную информацию для оформления письма.
Вопросы для второй группы (одновременно с самостоятельной работой первой группы)
- на бланке какого формата бумаги оформляется деловое письмо? (письмо оформляется на бланке письма (фирменный бланк организации) формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации);
- как должно быть составлено деловое письмо? (письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений);
- назовите стиль изложения письма (письмо должно излагаться официально-деловым стилем);
- текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным.
Назовите состав письма
(Письма состоят из:
- вступления;
- основной части;
- заключения).
Во вступлении дается обоснование вопроса.
В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения.
В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.).
Текст излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем…) или от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю…).
Письма могут содержать вступительное обращение:
Уважаемый Павел Николаевич!
Уважаемый господин Дмитриев!
Письма подписываются руководителем организации. Письмо должно иметь отметку об исполнителе. Информационный обмен с помощью писем следует использовать только тогда, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Составленное деловое письмо Ноябрьск направляет секретарю Надымского института нефти и газа, Головащенко Татьяне Павловне. Секретарь его регистрирует и передает директору Аслану для вынесения резолюции. После вынесения резолюции секретарь передает письмо в учебно-методический отдел для составления приказа.
Задание для второй группы «Надым»
Необходимо оформить приказ. (Преподаватель представляет презентацию. На примере приказа выясняют правильное его составление).
Данные для приказа:
Констатирующая часть: положение о Международной студенческой научно-практической конференции «К вершинам познания», служебная записка начальника учебно-методического отдела (Ф.И.О. придумайте самостоятельно). Дата проведения – 21 мая 2017 года.
Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ:
В ней необходимо:
учебной части освободить от занятий 2-х студентов (данные указать самостоятельно) для участия в конференции;
бухгалтерии института выделить необходимые средства;
ответственными за жизнь студентов назначить заместителя директора по УВР (ФИО указать самостоятельно).
Студенты из второй группы выбирают необходимые бланки, оформляют приказ. В это время преподаватель проводит беседу со студентами первой группы по оформлению приказа. Студенты второй группы слушают внимательно, используют полученную информацию для оформления приказа.
Надыму необходимо оформить приказ.
Вопросы для первой группы (одновременно с самостоятельной работой второй группы)
Дайте определение приказа.
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем для разрешения организационных, финансовых, кадровых и др. вопросов деятельности.
Проекты приказов составляются так, чтобы поручения в них были конкретными и реальными, обеспечивались материально-техническими и финансовыми средствами.
На какой вопрос отвечает заголовок к тексту приказа?
Заголовок к тексту формулируется четко, кратко и выражает основное содержание документа. Отвечает на вопрос: «О чем?»
О проведении аттестации персонала
Из каких двух частей состоит приказ?
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, ссылка на нормативный акт, описание событий, послуживших изданию приказа):
В соответствии с приказом генерального директора от 27.05.2011 № 96 «О повышении дисциплины работников»
ПРИКАЗЫВАЮ:
В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:
- наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;
- поручение;
- дату выполнения поручения.
Что указывается в последнем пункте приказа?
Последний пункт приказа – пункт о контроле. В нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия:
5. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора по учебно-воспитательной работе А.М.Иванову.
По готовности начальник УМУ Донцу Даниэла Григорьевна передает проект приказа секретарю. Секретарь передает приказ на подпись директору.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП
Преподаватель подводит итог, называя тему и цель урока, проговаривая основные моменты, дает оценку анализа работы студентов на занятии;
Подведение итогов:
- систематизированы знания, умения и навыки по разделу 3 «Система организационно-распорядительной документации»;
- разобрана на практике деловая ситуация «Работа с документами в учреждении».
Объявление об окончании урока.
Спасибо за внимание!