Текст отчета не должен содержать грамматических ошибок. Знаки препинания должны применяться в соответствии с правилами русской грамматики. Но существуют и некоторые особенности их применения.
Есть несколько случаев, в которых точки не ставятся:
– в конце заголовков, в подписях таблиц и рисунков,
– в качестве разделителя десятичных знаков (для этого предназначена запятая).
Кавычки следует использовать только угловые («»).
Дефис (короткая черточка) используется для разделения частей сложных слов (все-таки, по-другому). Дефис никогда не отделяется пробелами.
От дефиса отличается знак тире – знак препинания, используемый в предложениях. Тире всегда отбивается пробелами, но не переносится так, чтобы с него начиналась новая строка.
При написании текста в некоторых случаях рекомендуется использовать неразрывный пробел программыMicrosoft Word (например: для отделения инициалов от фамилии (Л.В. Иванов), между числом и его единицей измерения (127 м), в списке использованных источников после знаков / и //, при разделении порядков в больших числах (10 000), перед и после тире, после знака номера (№ 23), в названии организаций (ОАО «Северсталь») и др.), который вызывается сочетанием клавиш Ctrl+Shift+«пробел».
Пробел используется:
– для отделения единиц измерения от числа (127 м);
– для разделения порядков в больших числах (10 000 км), при этом следует следить, чтобы не возникало переносов;
– для отделения знака № от числа (№ 23);
– после любого знака препинания.
Пробел не ставится:
– между числом и знаком процентов (99%), градусов (900), показателей степени (53/4);
– после открывающей и перед закрывающей скобками;
– не следует отбивать красную строку,
– перед знаками препинания.
В тексте не допускается:
– применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
– применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
– применять произвольные словообразования;
– сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки;
– применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующих государственным стандартам. Например, после перечисления пишут: и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и др. (и другие), и пр. (и прочие); при уточнении: т.е. (то есть); при ссылках: см. (смотри), ср. (сравни); при цифровом обозначении веков и годов: в. (век), вв. (века), г. (год), гг. (годы).
В работе могут применяться сокращенные термины, употребляемые в экономической печати. В таком случае термин один раз расшифровывается, а в дальнейшем пишется сокращенно. Например: агропромышленный комплекс – АПК.
Фамилии, названия учреждений, организаций, фирм, название изделий и другие имена собственные в работе приводят на языке оригинала.
Текст пояснительной записки должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований. При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует». При изложении других положений следует применять слова - «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т.д. При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например «применяют», «указывают» и т.п.
Терминология и определения в тексте должны быть едиными и соответствовать действующим стандартам или общепринятым в научно-технической литературе терминам.
В тексте документа перед обозначением параметра дают его пояснение. Например, временное сопротивление разрыву sв.
В тексте документа (за исключением формул, таблиц и рисунков), не допускается применять математические знаки.
В тексте документа числовые значения величин с обозначением физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти - словами.
Примеры:
1) Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5м;
2) Отобрать 15 труб для испытаний на давление.
Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения.
Пример: 1,50; 1,75; 2,00 м.
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типов размеров, марок и т.п. изделий одного наименования должно быть одинаковым.
Если в тексте документа проводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.
Примеры:
1) От 10 до 100 кг;
2) От плюс 10 до минус 40°С.
Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать 1/4²; 1/2².
При расчётах следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения, в соответствии с ГОСТ 8.417.
Применение в одном документе разных систем обозначения физических величин не допускается.
Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин, помещаемых в таблицах.
Написание формул
В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами.
При компьютерном наборе формулы, используемые в пояснительной записке, должны быть оформлены в редакторе формул Equation Editor (Вставка – Объект – Microsoft Equation 3,0) и вставлены в документ как объект.
При рукописном варианте формулы должны быть написаны четким шрифтом с высотой букв не менее 3,5 мм, в соответствии с правилами их написания. Сверху и снизу формулы нужно пропустить по одной строке (сделать пробелы).
Все формулы в расчётной части пояснительной записки рекомендуется нумеровать по порядку в пределах каждого подраздела.
Номер формулы состоит из двух частей: первым указывается номер подраздела, а затем порядковый номер формулы в данном подразделе, цифры разделяются точкой. Например, первая формула в подразделе 3.4 обозначается (3.4.1). Номер пишется с правой стороны листа на уровне формулы.
Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той же последовательности, с которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.
Пример – Давление на почву 
определяется по формуле [2, с.60]:
(3.4.1)
где 
- общая масса фундамента и машины, кг;
- ускорение свободного падения, 
;
Fф - площадь фундамента, м2.
После расшифровки формулы, с новой строки в неё подставляют числовые значения входящих параметров и приводят результат вычисления с обязательным указанием единицы физической величины. Промежуточные вычисления не записываются.
Повторное написание формулы в пределах пояснительной записки не допускается. При ссылке в тексте на формулу приводится номер формулы в круглых скобках. Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.
Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют.
Результаты расчётов допускается оформлять в виде таблиц.
Оформление таблиц
Цифровой материал, помещаемый в отчете, рекомендуется оформлять в виде таблиц согласно ГОСТ 2.105. Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнение показателей.
Таблицы следует размещать так, чтобы их можно было читать без поворота ПЗ. Если это невозможно, таблицы располагают так, чтобы для их чтения надо было повернуть ПЗ по часовой стрелке на 900.
Таблицу в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к документу.
Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.
Таблицы со всех сторон (сверху, слева, справа, снизу) ограничивают линиями. При этом не допускается диагональное деление элементов таблицы, а также включение граф «№ п/п» – «номер по порядку». При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием.
 |
Основные составные части таблицы представлены на рисунке 1:
Рисунок 1 – Состав таблицы
Таблица может иметь заголовки и подзаголовки. Заголовки граф и строк таблицы следует писать в единственном числе с прописной буквы, а подзаголовки - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком.
Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то её обозначение необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на части - над каждой её частью.
Повторяющийся в графе текст, состоящий из одного слова, допускается заменять кавычками, если строки в таблице не разделены линиями. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «то же», а далее кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, знаков, математических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в таблице отсутствуют, то в соответствующей строчке ставят прочерк.
Таблицы следует нумеровать арабскими цифрами в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Например, вторая таблица третьего раздела обозначается - Таблица 3.2. На этой же строке через тире помещают заголовок таблицы. Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным и кратким.
Пример – Результаты расчетов сведены в таблицу 3.2:
Таблица 3.2 - Движение сырья и полуфабрикатов
| Технологическая операция | Отходы и потери в % | Движение сырья и полуфабрикатов, кг | ||||
| на 1 тубу | в час | в смену | в сутки | в год | ||
| Приём сырья размораживание поступило потери разделка поступило потери мойка поступило потери фасование поступило потери | 44,5 | 507,6 507,6 10,2 497,4 221,4 5,6 270,4 5,4 | - 1142,1 22,95 1119,15 498,15 12,6 608,4 12,15 | - 9136,8 183,6 8953,2 3985,2 100,8 4867,2 97,2 | - 18273,6 367,2 17906,4 7970,4 201,6 9734,4 194,4 | - |
| Выход фас. п/ф | - | 596.25 |
На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.
Если таблица приведена в приложении, она обозначается в соответствии с номером приложения. Например, первая таблица приложения В обозначается - Таблица В.1.
Если таблица не размещается на одном листе, допускается делить её на части. Головка таблицы дублируется на другом листе. Слово «Таблица» и её название указывают только над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера таблицы. Образец переноса таблицы представлен на рисунке 2.
Таблица 1 – Образец переноса таблицы
В миллиметрах
| Номинальный диаметр резьбы болта, винта, шпильки | Внутренний диаметр шайбы | Толщина шайбы | |||||
| легкой | нормальной | тяжелой | |||||
| а | b | а | b | а | b | ||
| 2,0 | 2,1 | 0,5 | 0,8 | 0,5 | 0,5 | – | – |
| 3,0 | 3,1 | 0,8 | 1,0 | 0,8 | 0,8 | 1,0 | 1,2 |
Продолжение таблицы 1
| Номинальный диаметр резьбы болта, винта, шпильки | Внутренний диаметр шайбы | Толщина шайбы | |||||
| легкой | нормальной | тяжелой | |||||
| а | b | а | а | b | а | ||
| 4,0 | 4,1 | 1,0 | 1,2 | 1,0 | 1,2 | 1,2 | 1,6 |
| … | … | … | … | … | … | … | … |
| 42,0 | 42,5 | – | – | 9,0 | 9,0 | – | – |
Рисунок 2 – Образец переноса таблицы
Сноски
Если необходимо пояснить отдельные слова, словосочетания или данные, приведенные в тексте документа, то после них ставят надстрочный знак сноски *.
Сноску в тексте располагают с абзацного отступа в конце страницы, на которой приведено поясняемое слово (словосочетание или данные).
Сноску, относящуюся к данным таблицы, – в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы. При этом сноску отделяют от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны страницы, а от данных таблицы такой же линией, но проведенной до вертикальных линий, ограничивающих таблицу. Пример оформления сносок в таблице представлен на рисунке 3.
Таблица 2 – Параметры копания канала
В метрах
| Наименование показателя | Значение для экскаватора, типа | |||
| ЭКЛ 1,2 | ЭКО 1,7 | ЭКО 1,2 | ЭКО 2,0 | |
| Глубина копания канала, не менее | 1,20 | 1,70 | 1,2* | 2,0* |
| Номинальная ширина копания канала | 0,25 | - | 0,4; 0,6; 0,8 | 0,6**; 0,9; 1,0 |
| * При наименьшем коэффициенте заполнения. ** Для экскаваторов на тракторе Т-130. |
Рисунок 3 – Пример оформления сносок в таблице
Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение, и перед поясняющим текстом. Сноски рекомендуется выполнять звездочками *. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку. Нумерация сносок отдельная для каждой страницы.
Оформление иллюстраций
Иллюстрации (рисунки, чертежи, схемы, диаграммы) выполняют на листах пояснительной записки или на листах чертежной бумаги формата А4 (210х297 мм) ГОСТ 2.301 карандашом или черной тушью. Допускается выполнять иллюстрации на листах формата А3 (297х420 мм).
Иллюстрации разрешается выполнять разрешается выполнять на компьютере или рисовать вручную. Допускается использование ксерокопий (качественно выполненных и аккуратно вклеенных).
Количество иллюстраций в пояснительной записке определяется ее содержанием и должно быть достаточным для того, чтобы придать излагаемому тексту ясность и конкретность.
Все иллюстрации именуются рисунками.
Рисунки желательно размещать сразу после первой ссылки на них в тексте. При ссылках на иллюстрации следует писать: «...в соответствии с рисунком 1.2».
Размещать рисунки желательно так, чтобы их можно было рассматривать без поворота ПЗ. При необходимости допускается помещать иллюстрации вдоль длинной стороны текста с поворотом документа на 900 по часовой стрелке для чтения.
Иллюстрации нумеруются последовательно в пределах раздела арабскими цифрами. Номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера рисунка в разделе, разделённых точкой, например, второй рисунок первого раздела обозначается: Рисунок 1.2. На этой же строке через тире помещают название рисунка.
Если в тексте документа имеется иллюстрация, на которой изображены составные части изделия, то на этом рисунке должны быть указаны номера позиций этих составных частей в пределах данной иллюстрации, а в самом тексте пояснения к ним. При необходимости пояснительные данные располагают под иллюстрацией, в этом случае слово «Рисунок» с номером и наименованием помещают после подрисуночного текста, в соответствии с рисунком 1.2.
Примечания
Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или таблицы. Примечание к таблице помещают в конце таблицы под линией, обозначающей окончание таблицы.
Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и примечание печатается тоже с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами. Например,
Примечание - __________________________________________