БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
«ЧЕРЕПОВЕЦКИЙ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ»
ДИФФЕРЕНЦИРОВАННЫЙ ЗАЧЕТ
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
вариант № 22
Выполнил студент 379 группы
Тюрина Татьяна Алексеевна
Проверил:
Ерастова С.И.
Череповец
2017 г.
СОДЕРЖАНИЕ
| 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ............................................................................... 1.1 Информационные основы документационного обеспечения управления.............................................................................................................. 1.2 Понятие информации и основные требования к ней.............................. 1.3 Классификация управленческой информации........................................ 1.4 Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности........................................................................................................... 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ................................................................................. 2.1 Нормативные документы вышестоящих органов................................... 2.2 Правовые документы................................................................................. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.............................................. |
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Информационные основы документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления — вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.
Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. д.
Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. От того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения. Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Основные задачи, решаемые в ДОУ:
1. Документирование — составление, оформление, согласование и изготовление документов;
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления — обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов;
3. Систематизация архива документов.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, например, управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
1. Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
2. Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
3. Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
1. Установление единого порядка прохождения документов;
2. Обработка входящих и исходящих документов;
3. Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
4. Контроль за исполнением документов;
5. Систематизация документов, обеспечение хранения и использования;
6. Обеспечение защиты информации.
Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
1. Организационные документы — устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание;
2. Распорядительные документы — приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;
3. Документы по личному составу — приказы по личному составу, трудовые договора, личные дела, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки;
4. Финансово-бухгалтерские документы — главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги;
5. Информационно-справочные документы — акты, письма, факсы, справки, докладные записки, объяснительные записки.
Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:
1. Положение о службе ДОУ;
2. Должностная инструкция;
3. Инструкция по делопроизводству;
4. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям;
5. Альбом форм документов организации.
1.2 Понятие информации и основные требования к ней
Управленческая информация — информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных и нематериальных благ и обеспечивает решение задач организации экономического управления народным хозяйством и его звеньями.
Управленческая информация представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического и другого характера. При этом сведения экономического характера являются важной составляющей управленческой информации.
Информационная сущность процессов управления заключается в непрерывном обмене информацией между субъектом и объектом управления, а также между данной системой и внешней средой (другими системами). Рациональная обработка информации является основой принятия управленческих решений.
В информационных процессах управления следует выделить два содержательных аспекта:
1. Процесс обмена информации между элементами системы;
2. Процесс сбора, обработки, хранения и использования информации.
К информации предъявляются следующие требования:
1. Достоверность. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Достоверная информация со временем может стать недостоверной, т. к. она обладает свойством устаревать, т. е. перестает отражать истинное положение дел.
2. Полнота. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Как неполная, так и избыточная информация сдерживает принятие решений или может повлечь ошибки.
3. Своевременность. Только своевременно полученная информация может принести ожидаемую пользу. Одинаково нежелательны как преждевременная подача информации, так и ее задержка.
4. Ценность. Ценность информации зависит от того, насколько она важна для решения задачи и насколько в дальнейшем она найдет применение в каких-либо видах деятельности человека.
5. Точность. Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления.
6. Понятность. Если ценная и своевременная информация выражена непонятным образом, то она может стать бесполезной. Информация становится понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.
7. Доступность. Информация должна преподноситься в доступной (по уровню восприятия) форме. Поэтому одни и те же вопросы по-разному излагаются в школьных учебниках и научных изданиях.
8. Краткость. Информацию по одному и тому же вопросу можно изложить кратко (сжато, без несущественных деталей) или пространно (подробно, многословно). Краткость информации необходима в справочниках, энциклопедиях, всевозможных инструкциях.
1.3 Классификация управленческой информации
Классификация информации преследует разнообразные цели:
1. Развитие системного и комплексного подхода к управлению;
2. Совершенствование технологии управленческой деятельности;
3. Совершенствование системы профессиональных знаний руководителей;
4. Поиски путей повышения эффективности управления.
Классифицируют управленческую информацию по следующим признакам:
1. По аспектам управления:
— организационно-экономическая;
— собственная управленческая;
— технико-технологическая;
— социально-психологическая;
— идейно-воспитательная.
При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетентен и иметь всю полноту информации. В противном случее эффективность управления может резко снижать либо приобретать негативный характер.
2. По характеру восприятия человеком:
— визуальная;
— звуковая;
— тактильная;
— обонятельная;
— комбинированная.
Наибольшую ценность представляет комбинированная (аудиовизуальная) информация, поскольку система зрительного анализа дает 94-96% сведений об окружающем мире. Она является наиболее эффективной, т. к. она в значительно большей степени активизирует внимание, память и интеллект.
3. По форме представления:
— знаковая — имеет в определенной степени абстрактную форму, выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме;
— аналоговая — имеет в определенной степени образную форму.
4. По источникам возникновения:
— внешняя — может отражать влияние на фирму как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды;
— внутренняя — характеризует состояние управляющей системы (состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управляемой системы).
5. По времени использования:
— постоянная — является относительно стабильной (нормативы, стандарты, численность и состав работающих);
— переменная — связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничений (объем выручки, число клиентов).
6. По отношению к системе:
— входная — характеризует потоки энергии, вещества, информации, поступающие в данную систему;
— выходная — характеризует продукт деятельности системы.
7. По возможности использования:
— полезная;
— избыточная — является достоверной, но не несет ничего нового, излишне детализирует уже полученные сведения;
— шум — посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации;
— ложная — слабые сигналы о возможных изменениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычным ходом процесса;
— лживая — носит сознательный характер, что является ее коренным отличием от ложной.
1.4 Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности
Нововведения в теории и практике менеджмента, изменение функций системы управления являются определяющим условием перехода к модернизации информационных систем.
Прогресс в области компьютерных систем обработки данных, сетевых технологий, разработка стандартов и интерфейсов интеграции данных и приложений обеспечивают реализацию и экономическую эффективность информационных технологий управления.
Корпоративная информационная система или ERP-система — система, реализующая информационные технологии в целях идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, необходимых для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов.
Характерными чертами КИС являются:
1. Открытая архитектура построения ИС;
2. Распределенная система обработки данных;
3. Развитая коммуникационная подсеть (интрасеть);
4. Многоплатформенность реализации приложений и БД;
5. Новые информационные технологии корпоративного типа.
Создание КИС обусловлено потребностью системы управления предприятием в реализации новых информационных технологий управления.
| Показатель | 1960-1980 гг. | 1980-1990 гг. | 1990-2000 гг. | 2000-2020 гг. |
| Длительность жизненного цикла продукции | 10 лет | Несколько лет | Менее одного года | Несколько месяцев |
| Конкуренция | Отсутствует | Национальные компании | Мировые компании | Глобализация экономики |
| Производство | Массовое | Партионное | По заказам | Персонализация заказов |
| Качество продукции | Брак >10% | Брак не более 1% Наличие системы качества | TQM | Непрерывно |
| Частота обновления запасов, раз/год | 2-5 | 5-50 | 50-100 | CSRM, e-Commerce WCM, Virtual Enterprise ERP II, CRM, SRM, SCM BPM |
| Метод управления | MPS | MRP | MRPII ERP I JIT | Системы управления знаниями |
Таблица 1 — Показатели, характеризующие тенденции развития экономики предприятий
В рыночных условиях выживают предприятия, обладающие финансовой устойчивостью, ведущие бизнес в национальном и мировом масштабах. Корпорации и акционерные общества являются наиболее распространенными представителями бизнес-структур.
К орпорация — это форма организации предпринимательской деятельности, предусматривающая долевую собственность, имеющая юридический статус, обеспечивающая сосредоточение функций управления в руках профессиональных управляющих — менеджеров, работающих по найму.
Преимущества корпораций заключены в неограниченных возможностях привлечения капитала, разделении прав акционеров на имущественные и личные, возможности привлечения профессиональных специалистов для управления — менеджеров, стабильности функционирования корпорации.
Существуют различные экономические теории, описывающие поведение фирмы с точки зрения максимизации:
1. Прибыли;
2. Объемов продаж и дохода (заработная плата менеджеров зависит от объемов продаж);
3. Роста фирмы, идущего в двух направлениях:
1. Концентрации производства и капитала — осуществляется дополнительная эмиссия акций, привлечение заемных средств, использование части прибыли предыдущего периода и др., что выгодно как акционерам, так и менеджером предприятия;
2. Изменения состава и организационной структуры управления за счет добровольного слияния нескольких предприятий, поглощения одной фирмой другой.
В результате слияния или разделения фирм создаются новые интегрированные структуры фирм:
1. С вертикальной интеграцией — производственное и организационное объединение, формируемые путем слияния, кооперации, взаимодействия предприятий, связанных общим участием в производстве, продаже, потреблении единого конечного продукта (поставщиков материалов, изготовителей узлов и деталей, сборщиков конечного изделия;
2. С горизонтальной интеграцией — объединение предприятий, выпускающих однородную продукцию и применяющих сходные технологии, с целью налаживания тесного взаимодействия между ними.
Деятельность фирм согласуется с принятой стратегией, которая может носить пассивный характер — с ориентацией на конкурентов, поддержание среднеотраслевого уровня развития, и активный характер — курс на нововведения.
Ошибки в стратегии фирмы ведут к ее банкротству. Для погашения долгов фирмы-банкрота ее имущество либо распродается на торгах, либо выкупается работниками. Чтобы поддержать деятельность фирмы-банкрота, осуществляют ее санацию — проводят мероприятия по улучшению финансового положения, повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг.
Деятельность корпораций имеет ряд характерных черт:
1. Учет внешней экономической среды (нормативно-правовой базы, инфраструктуры рынка, конкуренции) при разработке стратегии деятельности фирмы;
2. Рост масштабов и объемов ресурсов, вовлеченных в экономическую деятельность;
3. Диверсификация видов экономической деятельности корпораций;
4. Применение информационных технологий управления;
5. Расширение географии фирм-корпораций (распределение организационных единиц предприятий).
2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
2.1 Нормативные документы вышестоящих органов
1. Распоряжение;
2. Приказ.
2.2 Правовые документы
1. Свидетельство;
2. Лицензия.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Сиганова Т. В. Делопроизводство и документооборот. – М.: ОмГУ. Омск, 2014 г.
2. Волков К. А., Приходько А. Н., Расина Т. А., Шутова И. М. Документирование в управленческой деятельности. Учебное пособие. – М.: СПбГАСУ. – СПб., 2012 г.
3. Бахтеев Ю. Д., Захаров В. Ф., Наумов И. Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов. Учебное пособие. Пенза, 2013 г.
4. Фионова Л. Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Пенза, 2015 г.
5. Фионова Л. Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. – М.: Изд-во Пенз. гос. Ун-та, 2013 г.– 159 с.
6. Басаков М. И., Замыцкова О. И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления.Учебник. – М.: Феникс, 2015 г.
7. Басаков М. И., Замыцкова О. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).Учебник. – М.: Феникс, 2017 г.
8. Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. Учебное пособие. – М.: Флинта, 2014 г.
9. Ларьков Н. С. Документоведение. Учебник. – М.: Проспект, 2017 г.
10. Басаков М. И. Новый справочник кадровика. Документирование. Справочник. – М.: Феникс, 2015 г.