ТЕМА 2.3. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
| Наименование результата обучения | Знать номенклатуру дел. Уметь: осуществлять хранение и поиск документов. Использовать информационно-коммуникационных технологий в профессиональной деятельности. |
Вы можете воспользоваться следующими источниками:
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. 75с.
2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).
3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 т.).
4. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, М: ВНИИДАД, 2005, 30 с.
5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76).
6. СПС «Консультант плюс».
7. Конспекты лекций по ОП.06 Документационное обеспечение управления.
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ № 15, 16
ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Отчёт должен содержать: Номенклатуру дел бухгалтерии
Время на выполнение задания: 4 часа
Условия выполнения задания: Задание должно быть оформлено на ПК и распечатано на принтере.
Исходные данные:
- наименование организации – Администрация муниципального образования
сельского поселения «Акация»;
наименование структурного подразделения - бухгалтерия;
- наименование вида документа – номенклатура дел;
- дата документа - 29.12.2017;
- регистрационный номер документа - № 5;
- номенклатура дел составлена на период 2018 – 2020 г.г.;
- индекс структурного подразделения - 03 Бухгалтерия;
- ответственный за делопроизводство в бухгалтерии – главный бухгалтер;
Ответственный за делопроизводство и архив администрации сельского поселения «Акация» - специалист Латкина М.И.
- заголовки дел структурного подразделения:
| Бюджет муниципального образования сельского поселения «Акация» |
| Штатное расписание администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» |
| Сметы расходов администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» |
| Годовой отчёт об исполнении бюджета администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» |
| Финансовый отчет территориальной избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств местного бюджета, выделяемых на подготовку и проведение выборов |
| Резервный фонд Главы сельского поселения «Акация» |
| Лицевые счета работников администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» |
| Индивидуальные сведения служащих и рабочих администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» |
| Статотчёты представляемые в группу сбора статистической информации в Кормаковском районе |
| Отчеты в ИМНС РФ по Кормаковскому району |
| Отчеты УПФ в Кормаковском районе по страховым взносам |
| Месячные журналы операций администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» |
| Акты документальных ревизий и проверок бюджетно-финансовой деятельности администрации |
| Оборотные ведомости по материальным запасам |
| Главная книга |
| Реестр расходных расписаний |
| Инвентарные карточки учёта основных средств бюджетных учреждений |
| Ведомости по начислению больничных листов служащих и рабочих администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» |
| Переписка с администрацией муниципального района «Кормаковский» и др. вышестоящими органами |
| Резервные строки |
Приложение 1
Наименование организации Наименование структурногоподразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
| ||||||
| Индекс дела | Заголовок дела(тома, части) | Количествотомов, частей дела | Срок хранения дела(тома, части) и № статей по перечню | Примечания | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| 03. Бухгалтерия | ||||||
| 03-01 | Бюджет муниципального образования сельского поселения «Акация» | |||||
| Штатное расписание администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» | ||||||
| Сметы расходов администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» | ||||||
| Финансовый отчет территориальной избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств местного бюджета, выделяемых на подготовку и проведение выборов | ||||||
| Резервный фонд Главы сельского поселения «Акация» | ||||||
| Лицевые счета работников администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» | ||||||
| Индивидуальные сведения служащих и рабочих администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» | ||||||
| Статотчёты представляемые в группу сбора статистической информации в Кормаковском районе | ||||||
| Отчеты в ИМНС РФ по Кормаковскому району | ||||||
| Отчеты УПФ в Кормаковском районе по страховым взносам | ||||||
| Месячные журналы операций администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» | ||||||
| Акты документальных ревизий и проверок бюджетно-финансовой деятельности администрации | ||||||
| Оборотные ведомости по материальным запасам | ||||||
| Главная книга | ||||||
| Реестр расходных расписаний | ||||||
| Инвентарные карточки учёта основных средств бюджетных учреждений | ||||||
| Ведомости по начислению больничных листов служащих и рабочих администрации муниципального образования сельского поселения «Акация» | ||||||
| Переписка с администрацией муниципального района «Кормаковский» и др. вышестоящими органами | ||||||
| Резервные строки | ||||||
| Наименование должности руководителяструктурного подразделения | Подпись | |
| Дата | ||
| СОГЛАСОВАНО | ||
| Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) | Подпись | |
| Дата |
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой “ЭПК” | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: |
| Наименование должности ответственного за делопроизводство | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
| Итоговые сведения переданы в службу ДОУ | ||
| Наименование должности, передавшего сведения | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
Основные сведения
Номенклатура дел структурного подразделения составляется по установленной форме (Приложение № 1).
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы министерства по основной деятельности.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- наименование вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);
- наименование организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан
(обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании
Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами
и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов
при реконструкции технических объектов.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления
о работе автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2017 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Сводная номенклатура дел организации состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Сводную номенклатуру дел оформляет служба ДОУ организации, подписывает – руководитель службы ДОУ, визируют архивные службы. После подписания и визирования руководитель организации утверждает номенклатуру дел. В Приложении 2 приведена форма сводной номенклатуры дел организации.
Приложение 2
Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
| УТВЕРЖДАЮ Наименование должностируководителя Подпись Расшифровка подписи Дата |
| №п/п | Индекс дела | Заголовок дела(тома, части) | Количествотомов, частей дела | Срок хранения дела(тома, части) и № статей по перечню | Примечания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||
| Наименование раздела (структурного подразделения)и ответственного должностного лица | ||||||||
| 1 | 01-01 | Законы Российской Федерации, Указы, Распоряжения Президента Российской Федерации, Постановления, Распоряжения Правительства Российской Федерации, присланные для сведения (копии) | ||||||
| И т. д. …. | ||||||||
| 43 | 01-43 | Переписка с хозяйствующими субъектами Республики Коми по основной деятельности | ||||||
| 01-46 | Резервные строки | |||||||
| Наименование раздела (структурного подразделения)и ответственного должностного лица | ||||||||
| 68 | 03-01 | Годовая смета расходов Коми УФАС России | ||||||
| И т. д. | ||||||||
| 105 | 03-37 | Переписка с хозяйствующими субъектами Республики Коми по основной деятельности | ||||||
| 03-40 | Резервные строки | |||||||
| Наименование должности руководителя службы ДОУ Дата | подпись | Расшифровка подписи | ||||||
| Заведующий архивомДата | подпись | Расшифровка подписи | ||||||
| СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от ____________ № ____ | СОГЛАСОВАНОПротокол ЭПК федерального архиваот ____________ № ____ | |||||||
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______ году в ______________
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой “ЭПК” | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: |
| Наименование должности руководителя службы ДОУ | подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
| Итоговые сведения переданы в архивНаименование должности, передавшегосведения | подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
18 Февраля 2020 | Законотворчество
Прослушать новость
03:10
Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. П риказ Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" вступает в действие 18 февраля 2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.
Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.
В приказ для удобства включен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены все виды документов.