Контрольная работа №1
Вариант
Вопрос 1. Функции управления. Мотивация как функция управления.
Ответ. В определении функций, в их дифференциации и интегрировании сохраняется исторически сложившееся противоречие. Так, в функциях проявляется сущность и содержание управления.
Функция— это объективная составляющая управления, такая часть управления как целого, проявление которой является условием проявления этого целого.
Управление— совокупное осуществление функций. Объективная совокупность функций присуща управлению на каждой из ступеней иерархической лестницы и при любых особенностях производства.
Дать исчерпывающий перечень функций управления невозможно, но целесообразно их разделение на общие и конкретные.
К общим функциям можно отнести:
ü Прогнозирование;
ü Планирование;
ü Мотивацию;
ü Координацию и регулирование;
ü Организацию;
ü Контроль;
ü Учет и анализ.
К конкретным функциям относятся:
ü Производственные функции (технические, технологические, организация труда и т.п.);
ü Управление НТП;
ü Экономические функции;
ü Политические функции.
Функция планирования. Предполагает принятие решения о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. Это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение того, что требуется и как этого добиться. План— сложная социально-экономическая модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны, что же касается определенных методов и стратегии, то они существенно различаются. Обычно организация формирует единый план для управления ее общей деятельностью, но в ее рамках отдельными менеджерами применяются различные методы. Таким образом, составляется «карта пути», по которому должна пройти организация за отдельно взятый период времени.
Планирование предполагает использование всех методов, тактик и процедур, которые менеджеры используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий. Все виды техники планирования варьируются от таких традиционных методов, как бюджетные методы, до более сложного моделирования, разработки планов или отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники планирования позволяет уменьшать неопределенность, повышает точность прогноза, способствует отслеживанию и анализу факторов, оказывающих влияние на план.
С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и эффективнее на нее реагировать. Поэтому следует учитывать, что неопределенность одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в условиях неопределенности, эффективнее реагировать на изменения внешней среды.
Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивированно, т.е. путем внешних (внутренних) воздействий на человека побуждаются к действию определенные мотивы, влекущие за собой те или иные поступки. Известно, что самым мощным организующим средством координации группового поведения является интерес к труду. Например, монотонный, не требующий конкретных знаний труд, менее интересный, чем творческая работа.
Мотивация —это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.
Мотивирование —это процесс воздействия на человека с целью реализации им определенных действий путем пробуждения тех или иных мотивов.
Традиционный подход основывается на признании того, что сотрудники выступают в роли ресурсов, активов, которые необходимо мотивировать, увеличивать трудоспособность.
В связи с тем, что существуют различные способы мотивации, менеджер должен:
1. установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника. Данные критерии, сведенные воедино, формируют личную философию, которая представляет собой основополагающее поведение. Разработав личную философию, менеджеры могут создавать такую рабочую среду окружения, которая будет способствовать мотивации сотрудников. Эта окружающая среда, или организационный климат, оказывает существенное влияние на отношение к делу работников, воздействует на сотрудников таким образом, что они значительно легче и менее болезненно воспринимают правила и регламент организации;
2. создавать атмосферу, благоприятную для мотивации рабочих;
3. активно общаться со своими сотрудниками, так как для того, чтобы работник был полностью мотивирован и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе и понимать, чего от него ждут. Прямое общение с руководителем свидетельствует о его доступности в одинаковой мере для всех работников, а обратная связь обеспечивает основу для мотивации.
Функция контроля. Некоторые организации создают целые системы контроля. Их функции заключаются в посредничестве между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента и реальными показателями деятельности организации. Все системы контроля базируются на идее обратной связи, а именно они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. Цель контроля заключается в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.
Различают следующие виды контроля:
ü предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линии поведения.
ü Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Зачастую объектом являются сотрудники, а сам он прерогатива их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.
ü Заключительный контроль. Цель такого контроля помощь в предотвращении ошибок в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем—в процессе ее выполнения).
Контроль важен, но может быть весьма дорогостоящим. Поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного анализа, так как функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией.
Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Можно рассматривать его как процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей. Поскольку концепция организации состоит в сведении воедино всех специалистов организации, задача состоит в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность для каждого из них.
Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технологии и персонала. Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь свои цели. В независимости от типов и масштабов деятельности каждая организация должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:
· Определение и детализации целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования;
· Определение видов деятельности по достижении этих целей;
· Поручение различных задач отдельно взятым людям и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;
· Координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установлении рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство, т.е. каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит;
· Единство цели заключено в том, работает ли каждый член организации на общую цель, т.е. никто не должен работать против целей организации;
· Размах контроля или размах менеджмента основано на том, отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.
Рассмотренные выше функции управления являются общими для всего менеджмента, т.е. функции управления применимы ко всем управленческим действиям. Их особенность в том, что в менеджменте они конкретизируются применительно к организации.
Мотивация как функция управления. Мотивационные аспекты управления трудом получили широкое применение в странах с развитой рыночной экономикой, но в нашей стране понятие мотивации труда как экономического фактора появилось сравнительно недавно. Данный факт можно объяснить тем, что в экономическом смысле до недавнего времени понятие «мотивация» заменялось понятием «стимулирование».
Мотивация человека понимается как совокупность движущих сил, побуждающих человека к осуществлению определенных действий. Эти силы находятся вне и внутри человека и заставляют его осознанно или же неосознанно совершать некоторые поступки.
Мотивация— совокупность внутренних и внешних движущих сил, побуждающих человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей. Влияние мотивации на поведение зависит от многих факторов, во многом индивидуального характера.
В зависимости от того, какие цели преследует мотивация, какие задачи она решает, можно выделит два основных ее типа. Первый тип основан на том, что путем внешних воздействий на человека активизируются мотивы, которые побуждают человека осуществлять определенные действия, приводящие к желательному для мотивирующего субъекта результату. Этот тип мотивирования практически идентичен торговой сделке: «Я даю тебе то, что ты хочешь, а ты даешь мне то, что я хочу».
Второй тип мотивации основан на формировании определенной мотивационной структуры человека, а основное внимание обращается на то, чтобы развить и усилить желательные для субъекта мотивирования мотивы действий человека, и наоборот, ослабить мотивы, могущие негативно сказаться на эффективном управлении человеком.
Одним из основных методов воздействия на человеческие ресурсы являются стимулы, которые играют роль носителей «раздражения», вызывающих действие определенных мотивов. В качестве стимулов могут выступать отдельные предметы, действия других людей, обещания, носители обязательств и возможностей, предоставляемые возможности и многое другое, что может быть предложено человеку в компенсацию за его действия или, что он желал бы получить в результате определенных действий. Использование различных стимулов для мотивирования людей называется процессом стимулирования.
Стимулирование принципиально отличается от мотивирования, а суть этого отличия состоит в том, что стимулирование—это одно из средств, с помощью которого может осуществляться мотивирование.
Мотивация оказывает воздействие на следующие характеристики человеческой деятельности:
· Усилие;
· Старание;
· Настойчивость;
· Добросовестность;
· Направленность.
Мотивация, рассматриваемая как процесс, теоретически может быть представлена в виде шести следующих стадий.
Первая стадия, возникновение потребностей. Потребность проявляется в виде того, что человек начинает ощущать, что ему что-то необходимо. Потребности могут быть самыми различными, но условно их можно разбить на три группы:
· Физиологические;
· Психологические;
· Социальные.
Вторая стадия, поиск путей устранения потребностей. Так как потребность возникла и создает проблемы для человека, то он начинает искать возможности устранения ее посредством удовлетворения, подавления или игнорирования, т.е. возникает естественная необходимость предпринять определенные действия.
Третья стадия, определение целей, направлений действий. Человек фиксирует, что и с помощью, каких средств он должен сделать, добиться, что получить для того, чтобы устранить потребность. На данной стадии происходит увязка четырех моментов:
ü Что я должен получить, чтобы устранить потребность;
ü Что я должен сделать, чтобы получить то, что желаю;
ü В какой мере я могу добиться того, чего желаю;
ü Насколько то, что я могу получить, может устранить потребность.
Четвертая стадия, осуществление действия. На этой стадии человек затрачивает усилия, чтобы осуществить действия которые, в конечном счете, должны предоставить ему возможность получения чего-то для устранения потребности. Процесс работы оказывает обратное влияние на мотивацию, поэтому на этой стадии может происходить корректировка целей.
Пятая стадия, получение вознаграждения за осуществленное действие. На данной стадии выясняется, насколько выполнение действий дало желаемый результат. В зависимости от этого происходит либо ослабление, либо сохранение, либо же усиление мотивации к действию.
Шестая стадия, устранение потребности. В зависимости от степени снятия напряжения, вызываемого потребностью, а также от того, вызывает устранение потребности ослабление или усиление мотивации к деятельности, человек либо прекращает деятельность до возникновения новой потребности, либо продолжает искать возможности и осуществлять действия по устранению потребности.
Характер мотивационного процесса зависит от того, какие потребности инициируют его.
Теории содержания мотивации анализируют факторы, влияющие на мотивацию. В значительной мере фокус этих теорий сконцентрирован на анализе потребностей и их влиянии на мотивацию. Эти теории описывают структуру потребностей, их содержание и то, как данные потребности связаны с мотивацией человека к деятельности. В данных теориях делается попытка дать ответ на вопрос, какие факторы побуждают человека к деятельности.
Наиболее известные теории мотивации:
1. теория иерархии потребностей, разработанная Маслоу;
2. теория ERG, разработанная Альдерфером;
3. теория приобретенных потребностей МакКлелланда;
4. теория двух факторов Герцберга.
Теория иерархии потребностей Маслоу включает в себя следующие идеи:
· люди постоянно ощущают какие-то потребности;
· люди испытывают определенный набор сильно выраженных потребностей, которые могут быть объединены в отдельные группы;
· группы потребностей находятся в иерархическом расположении по отношению друг к другу;
· потребности, если они не удовлетворены, побуждают человека к действиям, и наоборот, удовлетворенные потребности не мотивируют людей;
· если одна потребность удовлетворяется, на ее место выходит друга неудовлетворенная потребность;
· обычно человек ощущает одновременно несколько различных потребностей, находящихся между собой в комплексном взаимодействии;
· потребности, находящиеся ближе к основанию «пирамиды», требуют первостепенного удовлетворения;
· потребности более высокого уровня начинают активно действовать на человека после того, как в общем удовлетворены потребности более низкого уровня;
· потребности более высокого уровня могут быть удовлетворены большим числом способов, нежели потребности нижнего уровня.
В соответствии с теорией Маслоу существует пять групп потребностей:
· физиологические потребности (потребности в пище, воде, воздухе, т.е. потребности, которые человек должен удовлетворять, чтобы поддерживать организм в жизнедеятельном состоянии);
· потребности в безопасности (потребности этой группы связаны со стремлением и желанием людей находиться в стабильном и безопасном состоянии, защищающем от страха, боли, болезней и других страданий);
· потребности принадлежности и причастности (все стремления человека к участию в совместных действиях);
· потребности признания и самоутверждения (данная группа отражает желание людей быть компетентными, сильными, способными и уверенными в себе);
· потребности самовыражения (группа объединяет потребности, выражающиеся в стремлении человека к наиболее полному использованию своих знаний, способностей, умений и навыков).
Теория иерархического построения потребностей Маслоу не дает ответа на вопрос, какова природа потребностей. Основная задача этой теории— показать, как потребности могут воздействовать на мотивацию человека к деятельности и как, зная о динамике действия потребностей на мотивацию человека, воздействовать на человека, предоставляя ему возможности удовлетворять свои потребности.
Теория ERG (существование отношений роста) Альдерфера исходит из того, что потребности человека могут быть объединены в отдельные группы. Однако он считает, что таких групп потребностей существует три:
1. потребности существования, к которым относятся безопасность и физиологические требования;
2. потребности связи, включающие в себя потребность в общении, групповой принадлежности и социальной значимости;
3. потребности роста, т.е. потребность в самореализации.
Эта теория, являясь относительно новой, недостаточно эмпирически обоснована. Однако знание этой теории является необходимым для практики управления, т.к. она открывает для менеджеров перспективы поиска эффективных форм мотивации, соотносящихся с более низким уровнем потребностей, если нет возможности создать условия для удовлетворения потребностей более высокого уровня.
Теория приобретенных потребностей МакКлелланда связана с изучением и описанием влияния соучастия и потребности властвования. В соответствии с идеями МакКлелланда, эти потребности, если присутствуют у человека, заметно воздействуют на поведение человека, заставляя его прилагать усилия и осуществлять действия, которые должны привести к удовлетворению этих потребностей. При этом данные потребности рассматриваются как приобретенные под влиянием жизненных обстоятельств, опыта, обучения. Потребность достижения проявляется в стремлении человека достигать стоящие перед ним цели эффективнее, чем он это делал раньше.
МакКлелланд на основе проведенных исследований, пришел к выводу: данная потребность может быть отнесена не только к характеристике отдельных людей, но и к характеристике отдельных обществ. Так, общества с высокой потребностью достижения имеют хорошо развитую экономику. И наоборот, в обществах, характеризуемых низкой потребностью достижения, экономика развивается низкими темпами либо совсем не развивается.
Потребность соучастия проявляется в виде стремления к дружеским отношениям с окружающими.
Потребность властвовать— третья потребность, влияние на поведение человека которой изучено и описано МакКлелландом. Данная потребность, как и две предыдущие, является приобретенной, развивается на основе обучения, жизненного опыта и состоит в том, что человек стремится контролировать ресурсы и процессы, протекающие в его окружении. Основная ее направленность—стремление контролировать действия людей, оказывать влияние на их поведение, брать на себя ответственность за действия и поведение других людей.
Теория двух факторов Герцберга. Удовлетворенность человека своими действиями, состоянием, окружением и неудовлетворенность этим являются двумя полюсами, между которыми может находиться состояние и настроение человека. В зависимости от осуществляемого на человека воздействия, его настроение может переходить из одного состояния в другое, человек может становиться удовлетворенным и неудовлетворенным.
Удовлетворенность. Мотивирующие факторы рассматриваются как самостоятельная группа потребностей, которую можно назвать группой потребностей в росте. К этой группе относятся следующие потребности или факторы: достижение, признание, ответственность, продвижение, возможность роста. Если данные потребности удовлетворяются, человек испытывает удовлетворение, а так как они могут приводить к удовлетворению, следовательно, играют мотивирующую роль.
Неудовлетворенность определяется влиянием факторов, связанных с окружением, в котором осуществляется работа. В то же время, наличие факторов этой группы не обязательно вызывает состояние удовлетворенности, т.е. данные факторы не играют мотивирующей роли, они как бы связаны с устранением «боли», «страдания». В литературе их называют факторами «здоровья», подчеркивая этим то, что данные факторы создают нормальные, здоровые условия труда.
Факторы «здоровья»--это группа потребностей человека в устранении трудностей, желаний и проблем (заработная плата, безопасность на рабочем месте; условия на рабочем месте: шум, освещенность, комфорт, статус, правила, распорядок и режим работы, качество контроля со стороны руководства, отношения с коллегами и подчиненными и т.д.). Одним из самых парадоксальных выводов Герцберга является теория: при наличии у персонала чувства неудовлетворенности, менеджер должен обращать первостепенное внимание на те факторы, которые вызывают неудовлетворенность, и делать все, чтобы устранить эту неудовлетворенность.
Каждая из теорий получила широкое признание теоретиков и практиков и внесла существенный вклад в разработку теории мотивации. Характерная особенность всех четырех теорий в том, что они изучают потребности и дают классификацию потребностей, которая позволяет сделать выводы о механизме мотивации человека. Выделенные в различных теориях группы потребностей соответствуют друг другу.
Поведение человека зависит от того, какие потребности заставляют его действовать, к чему он стремится и какие у него для этого есть возможности. Существует ряд теорий, рассматривающих процесс построения мотивации и возможности ее реализации для достижения желаемых результатов. Теории данного типа составляют группу теорий процесса мотивации. В современной управленческой мысли и практике существуют теории, достаточно подробно и на операционном уровне описывающие процесс мотивации. Наиболее важные из них: теория ожидания, теория постановки целей, теория равенства и теория партисипативного управления.
Теория трудовой мотивации Аткинсона: поведение человека—результат взаимодействия индивидуальных качеств личности и ситуации ее воспитания. Трудовая мотивация состоит из следующей взаимосвязи элементов:
· стремления к успеху;
· избегания неудач;
· вероятности успеха;
· привлекательности успеха и благосостояния.
Согласно этой теории, люди в большей степени ориентированы на успех, если на уровне подсознания стремятся выполнять трудовые функции средней сложности. Сложные, нетрадиционные работы реализуют люди, сознательно стремящиеся к успеху, самореализации выходя за рамки организации. Теория трудовой мотивации Аткинсона дает положительный результат при выборе конкретного работника для выполнения определенной задачи с жестко регламентированным сроком исполнения, помогает прогнозировать результат от реализации.
Теория справедливости. Одно из постоянных стремлений людей—желание получать справедливую оценку своим действиям. Справедливость ассоциируется с равенством, в сравнении отношений к другим и оценке их действий. Если человек считает, что к нему подходят так же, как к другим, без дискриминации, оценивая его действия с тех же позиций, что и действия других, то ощутив справедливость отношения, чувствует себя удовлетворенным. Если же равенство нарушается, если отдельные члены организации получают незаслуженно высокую оценку и вознаграждение, то человек чувствует себя обиженным, и это приводит к неудовлетворенности. Неудовлетворенность может наступить, даже когда человек получает высокое по отношению к затратам его труда вознаграждение.
На влиянии данного фактора основана одна из теорий мотивационного процесса— теория равенства. Основателем теории является Стейси Адамс. Основное положение теории равенства состоит в том, что в процессе работы человек сравнивает то, как были оценены его действия, с тем, как были оценены действия других. И на основе этого сравнения в зависимости от того, удовлетворен ли он своей сравнительной оценкой или нет, человек модифицирует свое поведение. В соответствии с данной теорией менеджер должен быть не только справедливым, но и создавать атмосферу не только видимого, но и реального равенства. В дальнейшем данная теория была дополнена теорией усиления мотивации Б.Скиннера и У.Хамнера и теорией ожидания.
Теория ожидания разработана Куртом Левиным, В.Врумом, а также Л.Портером и Э.Лоулером. В соответствии с их концепцией процесс мотивации по теории ожидания складывается из взаимодействия трех блоков:
1. усилия;
2. исполнение;
3. результат.
Усилия рассматриваются как следствие и даже как результат мотивации; исполнение как следствие взаимодействия усилий; личных возможностей и состояния среды; результат, как функция, зависящая от исполнения и от степени желания получить результаты определенного типа.
Теория ожидания основана на предположении, что люди осуществляют свои действия в зависимости от последствий. Отсюда следует, что теория разработана, чтобы дать ответ на вопрос, почему человек делает тот или иной выбор, сталкиваясь с несколькими альтернативами, и насколько он стремится к достижению результата в соответствии со своим выбором.
Теория постановки целей основана на том, что поведение человека определяется целями, которые он ставит перед собой. Предполагается, что постановка целей выступает в роли сознательного процесса, а осознанные цели и намерения то, что определяет поведение человека. Основатели данной теории Э.Лок, Т.Райен, Г.Латэм. Теория постановки целей утверждает, что уровень исполнения работы непосредственно или опосредованно зависит от четырех характеристик целей:
1. сложность;
2. специфичность;
3. приемлемость;
4. приверженность.
Эти четыре характеристики цели влияют как собственно на цель, так и на те усилия, которые человек готов затрачивать, чтобы достичь поставленной перед ним цели.
Теория постановки целей не обладает унифицированной системой применения и не дает однозначного ответа на вопрос, кто и как должен ставить цели. Должны ли цели быть заданы руководством либо же они на основе широкого участия и обсуждения должны определяться теми, кто их будет достигать.
Концепция партисипативного управления основана на том, что если человек в организации заинтересованно принимает участие в внутриорганизационной деятельности, то он тем самым получая от этого удовлетворение, работает с большей отдачей. Партисипативное управление не только способствует более эффективному выполнению работы, но и более полной реализации потенциала человеческих ресурсов организации.[2]