Аналитический отчет
О прохождении практики
Алпатовой А.В.
Семиной Н. В.
Студентами ГОУ СПО «Омский библиотечный техникум» гр. № 23
Специальность: ДОУ и архивоведение
В период с «14» июня 2012г. по «26» июня 2012г.
В первый день практики прошло знакомство студентов с учреждением. Руководитель от базы практики начальник отдела кадрового обеспечения подполковник внутренней службы М.А. Арефьев провел вводный инструктаж, познакомил с правилами внутреннего трудового распорядка, распределил нас по рабочим местам. Также, был оговорен режим труда и отдыха работников-практикантов, количество часов практики. М.А. Арефьев ознакомился с рабочей программой практики и распределил задания.
Приступая к работе с документами, нами были изучены правила оформления номенклатуры дел, ее структура, состоящая из:
Ø Обложки
Ø Внутренней описи
Ø Входящих, исходящих документов
Ø Листа-заверителя
Обложка каждого дела должна состоять из:
· Наименования организации
· Индекса дела
· Заголовка дела
· Крайних дат
· Указания количества листов в деле
· Срока хранения и номера статьи по приказу МВД РФ № 340
Проведен анализ утвержденной типовой номенклатуры дел и ее использования в оперативном хранении. Исследуемая номенклатура включает в себя 9 дел.
Установленные сроки хранения дел в номенклатуре и их количество:
1. «постоянно» - 3
2. «до минования надобности» - 0
3. «85 лет» - 1
4. «5 лет» - 7
5. «3 года» - 1
6. «2 года» - 3
7. «до замены новыми» - 7
8. «10 лет» - 0
Следующим важным заданием было составление документов: протокола заседания комиссии по теме обеспечения информационной безопасности районных служб ФМС, составление информационного и благодарственного письма, оформление приказа по основной деятельности. Были разработаны: инструкция по организации безопасного труда с офисным электрооборудованием, были изучены основные нормативы по охране труда и защите прав работников.
Наряду с этим, мы занимались изучением службы ДОУ на базе практики. Была составлена должностная схема с уточнением рангов, обязанностей и полномочий, проанализирована нормативно-правовая база службы ДОУ, составлена схема поступления, регистрации входящих документов. На базе практики можно было проследить только типовой поток документов из отдела делопроизводства, который отправляется на подпись лицу, исполняющему документ. Также, работниками - документоведами нам был предложены к изучению приказы и инструкции к делопроизводству в органах ФМС.
Нам было доверено составление дел аттестованных сотрудников, заполнение их личных карточек, составление описи документов в деле.
Согласно заданию, были заполнены самостоятельно следующие журналы:
· Входящей документации
· Исходящей документации
· Обращений, заявлений, жалоб граждан
· Учета посетителей
В отделе канцелярии нам предоставили к изучению управленческую документацию, которую нам предстояло классифицировать.
Работа в отделе кадров, показала нам наглядный пример оформления приказов о командировках работников и другой сопроводительной документации. Попутно, мы смогли проанализировать и оценить компьютеризированные рабочие места секретарей на наличие необходимого ПО, оснащение организационной техникой, соответствие гигиеническим нормам, санитарным предписаниям и рекомендациям. Оценили уровень комфорта сотрудников и влияние всех перечисленных факторов на трудоспособность.
К сожалению, УФМС России по Омской области не обладает собственным архивом, поэтому, мы не смогли оценить его по достоинству. Однако документы, частично хранящиеся в кабинетах структурных подразделений, хранятся по всем правилам с соблюдением необходимого контроля над их сохранностью. Также, нам не удалось составить смету транспортных расходов и смету расходов на проведение конференции.
База практики - Управление Федеральной миграционной службы России по Омской области – обладает современными устройствами ИКТ, связи, обработки и защиты информации, что позволило нам применить свои знания на деле. Также, была изучена новая для нас программа учета электронных баз «Settlers», которая использовалась нами формирования дел вынужденных переселенцев в электронном виде. Это было одним из основных заданий, предложенных организацией. В ходе выполнения данной работы мы могли наблюдать порядок ведения дел переселенцем на бумажном носителе, пронаблюдать правила оформления и описи документов, входящих в дело. Мы сошлись во мнении, что сформированные дела были сделаны с недочетами, даты были не точны, документы производились с помарками. Ведение подобных дел в электронном виде станет отличной альтернативой способу, существовавшему в 1996-97гг.
Нами был составлен пресс-релиз о запуске нового информационного портала, помогающего гражданам, обращающимся в ФМС, найти ответы на волнующие их вопросы и сориентироваться в подготовке документов. Помимо пресс-релиза, в задание входило составление рекламного текста о новой услуге ФМС – помощь в подготовке документов и срочное изготовление загранпаспорта. С заданием мы справились.
В последний день практики мы подготовили все документы на подпись, оформили портфолио, дневник, отчет, характеристику студентов-практикантов.
Все подготовленные материалы были проверены руководителем от базы практики и оценены на «отлично».