1. Каждый день составлять список всех задач. Перед началом работы записывать все, что нужно сделать. В конце рабочего дня – анализировать список и переносить на завтрашний день то, что не удалось выполнить сегодня и сформировать новый список. Никогда не работайте без списка. Если появляется новая задача – включайте ее в список. Умейте оперативно корректировать список задач, творчески подходить к перепланировке задач. Как правило, переносить задачи приходиться очень часто.
2. Применять правило «80/20». Оно гласит: 80% полезного эффекта достигается 20% действий. Необходимо задать себе вопрос: «Какие 20% моих действий дают 80% эффекта?».
3. Учитывать результаты и четко определять последствия всего, что вы делаете или не делаете. Для этого необходимо использовать метод «АБВГД», в основе которого лежит учет последствий.
Задачи «А» - то, что необходимо обязательно сделать и что имеет серьезные последствия.
Задачи «Б» - то, что надо сделать. Задачи такие имеют последствия средней серьезности. Такие задачи нужно выполнить, как только появится такая возможность.
Задачи «В» - то, что неплохо бы сделать, но последствий это не имеет. Статистика говорит, что около половины рабочего времени тратится на дела категории «В». Это приятные, желанные, удобные задачи, но ненужные и совершенно бесполезные.
Задачи «Г» - это то, что необходимо поручить подчиненным. Делегирование освобождает время на те задачи, которые можете выполнить только вы. Чтобы определить такие задачи можно использовать метод «работа с почасовой оплатой». Высчитайте вашу часовую ставку. Допустим, в час вы зарабатываете 150 рублей. Никогда не стоит делать то, что стоит меньше 150 рублей в час (заниматься ксерокопированием, варить кофе и т.д.). Не нужно делать то, что стоит 40 рублей, если вы хотите зарабатывать 150 рублей. Все эти задачи надо поручать сотрудникам с меньшей почасовой оплатой, чтоб вы могли заниматься теми задачами, которые можете выполнять только вы с вашим уровнем почасовой оплаты.
Задачи «Д» - это лишние задачи, бесполезные действия. Необходимо проанализировать те мелкие задачи, которые накапливаются, и которые вы делаете постоянно. Надо научиться выделить их и выбросить из своей жизни.
4. Осуществлять поиск слабых мест. Суть способа сводится к вопросу: «Делаю ли я сегодня такое, чего я бы никогда не начал еще раз, зная все, что я знаю теперь?».
5. Задавайте этот вопрос, анализирую прошлую и настоящую деятельность в трех аспектах: отношения, деловые операции, инвестиции.
6.. тся до 80% времени.ии дачу. понятиь что еще осталось.времени, необходимой для ее выполнения.адачами, которые можете выпоПолностью концентрироваться на одном деле. Известное правило гласит: «Если вы занимаетесь только одной задачей, то экономите 80% времени, необходимое для ее выполнения». Если вы начинаете выполнять задачу, потом оставляет ее, потом к ней возвращаетесь, необходимо просмотреть сделанное, понять, что еще осталось. Освежить память, снова организовать себя и опять начать решать эту задачу. Таким образом, теряется до 80% времени.
7. Объединять задачи. Однотипные задачи необходимо выполнять вместе: обзванивать клиентов, составлять отчеты по расходам, писать письма и предложения. По статистике, если делать подряд несколько одинаковых дел, каждое последующее отнимает чуть меньше времени, даже при условии одинаковости объемов. И, сделав 10 одинаковых дел подряд, последнее отнимет всего 20% времени по сравнению с первым.
8. Награждать себя за выполненные задачи. Выполненное действие будет тесно связано с наградой за него. Этот метод направлен на борьбу с затягиванием выполнения задач, он воплощает систему поощрений.
9. Обещать другим, что сделаете работу к определенному сроку. Обещание, данное начальнику, коллеге является сильным внутренним мотиватором к выполнению задачи, т.к. от этого зависит ваша репутация.
10. Планировать постоянно, систематически. Человек, который прибегает к составлению планов лишь от случая к случаю, получает довольно расплывчатое изображение своих целей и затраченного времени.
11. Приспосабливать каждодневные дела к своим долгосрочным планам и задачам типа «А».
12. Принимая во внимание время дня и степень актуальности, вы можете распределить дела из группы "А" по порядку - А-1, А-2, А-3, А-4 и т.д.
13. Не позволяйте повседневным, привычным, повторяющимся делам, которые вы совершаете почти автоматически, но которые занимают большую часть вашего дня завладеть вашей жизнью!
14. Потратьте на планирование десять минут в начале и конце дня и 1 раз в неделю для еженедельного планирования.
15. Выделяйте отрезки времени для задач группы "А" таким образом, чтобы они занимали одни и те же часы (например, утро вторника или четверга) каждый день с 9.30 до 10.30.
16. Анализируйте отдельные виды расходов времени, которые, как вам кажется, являются особенно расточительными.
17. Определите наиболее плодотворное время вашего дня. Плодотворное время для внутренней работы это та часть дня, когда вы работаете с наибольшей производительностью: утром, днем или вечером. По мнению большинства деловых людей их самое плодотворное время для внутренней работы - это первые часы рабочего дня.
18. Определите плодотворное время для внешней деятельности, деловых встреч.
19. Оставляйте хотя бы один час в запасе (за исключением обеденного) на непредвиденные происшествия, нежданные телефонные звонки, названные посетители, письма и пр.
20.Сохраняйте списки дел.