Краткий анализ комплексного анализа УКАЗАНИЯ
Классификационные признаки документа.
1.1. По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой документации анализируемое указание относится к управленческой документации, в частности, к организационно-распорядительной документации.
В соответствии с ОКУД документ относится к управленческой документации, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, имеет код формы документа 0251221.
1.2. По наименованию документ является указанием.
1.3. По способу фиксации информации данное указание является письменным документом.
1.4. По месту составления документ относится к внутренним документам.
1.5. По степени сложности указание можно отнести к сложным документам.
1.6. По степени гласности (секретности) данное указание является открытым (несекретным).
1.7. По срокам исполнения анализируемый документ классифицируется как срочный.
1.8. По стадиям создания с точки зрения общепринятых классификаций данный документ является копией. С точки зрения прохождений стадий процедуры издания указание относится к документам, вступившим в силу и находящимся на стадии исполнения.
1.9. По юридической силе анализируемое указание не является подлинным. Он не имеет юридической силы, является незаверенной копией.
1.10. По происхождению данный документ является служебным (деловым, официальным).
1.11. По срокам хранения анализируемое указание относится к документам постоянного хранения.
1.12. По степени обязательности данный документ классифицируется как директивный.
1.13. По степени унификации указание является полуформализованным.
1.14. По характеру содержания анализируемое указание является вторичным.
Формулярный анализ УКАЗАНИЯ.
Состав реквизитов формуляра-образца конкретного вида документа.
Указание должно быть оформлено на бланке указания или общем бланке организации.
Формуляр-образец указания должен включать следующие реквизиты:
08 – наименование организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления (издания) документа;
18 – заголовок к тесту документа;
15 – адресат;
20 – текст документа;
22 – подпись;
23 – гриф согласования;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Соответствие/несоответствие требованиям формуляра-образца.
Характеристика бланка.
Анализируемый документ оформлен на угловом бланке организации на стандартном формате А4 белого цвета, имеет верный размер полей.
Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом.
Данное указание рассылается по филиалам организации, поэтому отсутствие 15 реквизита– адресат не оправданно, этот реквизит необходимо оформить на документе.
Отсутствует реквизит 23 – гриф согласования, так как анализируемое указание не затрагивает интересы сторонних организаций.
Отсутствует реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Это свидетельствует о том, что документ не исполнен и еще действует.
Отсутствие реквизита 30 – идентификатора электронной копии документа – не влияет на выполнение основных функций, так как реквизит выполняет поисковую функцию.
В формуляр-образец не включает визу ознакомления, но так как документ имеет распорядительный характер, то ответственные за исполнение документа лица должны быть ознакомлены под роспись.
Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром-образцом, присутствуют излишних реквизитов нет.
Оформление каждого реквизита.
02 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – эмблема оформлена в одноцветном варианте. Реквизит превышает 20 мл в диаметре, что является ошибкой.
08 – наименование организации – реквизит оформлен некорректно, требует исправления.
Реквизит оформлен на русском языке, но законодательство предусматривает оформление на двух языках: русском и национальном (башкирском).
Отсюда следует, что в целом реквизит оформлен неверно.
Данным реквизит является обязательным для всех видов бланков, участвует в обеспечении документу юридической силы.
10 – наименование вида документа верно оформлено полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервалов между буквами. Также наименование неоправданно оформлено шрифтом 18 размера, что отражается на культуре оформления бланка.
Наименование вида документа – указание – соответствует видам документов, отраженным в ОКУД. Оно является обязательным для распорядительно документации, выполняет поисковую функцию, позволяет идентифицировать документ, в целом реквизит оформлен верно.
11 – дата документа – оформлена цифровым способом: день месяца и месяц оформлены двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. В конце даты стоит сокращение г., что является ошибкой. Для обозначения числа, месяца и года реквизит имеет линии для заполнения от руки.
12 – регистрационный номер документа включает обязательный элемент – порядковый номер – 144, который должен соответствовать записи в журнале регистрации.
Месторасположение реквизита в анализируемом указании верное, выровнен по левому краю рядом с датой документа, так как угловое расположение бланка. Регистрационный номер оформлен от руки, включает обязательный элемент – порядковый номер, следовательно, реквизит оформлен верно, обеспечивает документу его поисковую и юридическую силу при отсутствии электронного документооборота.
Реквизит 14 – место составления или издания документа можно было не писать, так как в наименовании организации уже указано «БашРЭС-БЕЛОРЕЦК», но это не является грубой ошибкой.
Реквизит 15 – адресат, оформлен не в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. В указании адресаты указаны в конце текста, что является ошибкой. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003адресат располагается в правом верхнем углу справа от реквизитов даты и регистрационный номер документа.
В адресате возможно указание адресов в краткой форме, так как сотрудники организации имеют представление о подразделениях, входящих в нее.
18 – заголовок к тексту соответствует лингвистическому требованию – грамматически верно сочетается с наименованием вида документа – со словом «УКАЗАНИЕ» (реквизит 10), отвечает на вопрос о ком? о чем?, начинается с предлога О. Заголовок частично соответствует содержательному и композиционному требованию. Не точно отражает содержание документа. Заголовок не включает однокоренные ключевые слова, имеющиеся в тексте указания; состоит из предлога О, отглагольного имени существительного вводе, образованного от ключевого глагола вводить, которое не встречается в тексте документа. При этомзаголовок не точно отражает смысл документа, так как инструкция была введена в действие ранее, а данное указание лишь дает дополнительные сведения о действиях, связанных с ее дальнейшим продвижением.
Заголовок в анализируемом указании верно оформлен с прописной буквы, без кавычек и точки в конце, не превышает трех строчек.
Из сказанного следует, что реквизит в целом имеет недочеты, следовательно, нуждается в корректировке.
20 – текст документа анализируемого указания оформлен на одном из государственных языков Республики Башкортостан – русском, что соответствует требованиям.
Текст верно оформлен в виде связного текста, состоит из двух частей. Констатирующая часть включает причины, основания, цели документа.
Распорядительная часть верно включает принятое руководителем решение от первого лица единственного числа и начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ». Распорядительная часть разделена на пункты.
В пунктах 1.1.,1.2. текст оформлен в правильно композиционной последовательности. В пункте 1.3. необходимо изменить последовательность. Во всех пунктах необходимо указать сроки исполнения указания.
Нет орфографических ошибок, знаки препинания в основном расставлены верно, кроме констатирующей части и пункта 1. Пункты верно оформлены арабскими цифрами, после которых стоит точка. Текст выровнен по ширине, распорядительная часть не имеет абзацных отступов.
Указание имеет языковые средства, обеспечивающие ему нейтральный тон изложения. Информативность, точность лаконичность текста сохраняются частично за счет клишированных фраз, соблюдения общей композиции текста, отсутствия слов в переносном значении.
Текст нуждается в некоторой корректировке. Управленческая сторона указания сохранена, благодаря соблюдению в тексте основных требований к его форме – композиции и языковым средствам.
Реквизит 22 – подпись. Реквизит оформлен в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003: сначала идет наименование должности, пописавшего документ, затем личная подпись его, после чего пишется расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Реквизит 27 – отметка об исполнителеоформлена неверно. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, что соответствует данному реквизиту. В этом реквизите присутствует слово «Исполнитель», что является ошибкой. Ошибкой является постановка точки после номера телефона, это свидетельствует о недостаточной культуре составителя анализированного указания. Номер должен быть оформлен под фамилией инициалами исполнителя без надписи: «тел».