Прочие элементы управления формы

При создании формы вручную элементы управления размещают на ней так, как удобно проектировщику. Созданные элементы управления формы выравнивают с помощью команды Формат ► Выровнять.

Кроме рассмотренных выше элементов управления Надпись и Поле, существует еще несколько полезных элементов управления.

1. Переключатели (радиокнопки). С ними можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию.

2. Флажки. Действуют аналогично переключателям, но в отличие от них, допускают множественный выбор. Удобны для управ­ления режимами сортировки данных.

3. Список. Может содержать фиксированный набор значений или значения из заданного поля одной из таблиц. Позволяет не вводить данные, а выбирать их из списка.

4 Поле со списком. Применяется так же, как и список, но зани­мает меньше места в форме, поскольку список открывается только после щелчка на раскрывающей кнопке.

5. Командные кнопки. С каждой из них можно связать какую-либо полезную команду, например команду поиска записи, перехода между записями и другие.

6 Вкладки. Позволяют разместить много информации на ограни­ченной площади. На вкладках размещают другие элементы управления.

7 Поле объекта OLE. Служит для размещения внешнего объекта, соответствующего принятой в Windows концепции связывания и внедрения объектов. Объектом, как правило, является иллюст­рация, например фотография, но это может быть и видео­запись, и музыкальный фрагмент, и голосовое сообщение.

Существуют два типа полей для размещения объектов OLE: Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта. В первом случае, рамка не связана ни с каким полем таблиц базы данных. Объект, находящийся в ней, выполняет роль иллюст­рации и служит для оформления формы. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблицы. В ней отображается содержимое этого поля. Это содержимое может меняться при переходе от одной записи к другой.

Лекция 14
Отчеты

Напомним функции основных объектов базы данных:

• таблицы служат для хранения данных;

• запросы служат для выбора данных из таблиц, а также для авто­матизации операций по обновлению и изменению таблиц;

• формы служат для упрощения операций ввода данных в таб­лицы, но могут быть использованы и для просмотра результатов работы запросов на экране.

Из основных объектов нам осталось рассмотреть только отчеты. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на экране, а в виде распечатки на принтере. Таим образом, в резуль­тате работы отчета создается бумажный документ.

Автоотчеты

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Выбрав в диалоговом окне База данных вкладку Отчеты и щелкнув на кнопке Создать, мы получаем диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную. Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания. Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный. Операция настолько проста, что сводится к одному щелчку левой кнопки мыши.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна «знать» все необходимое об особенностях прин­тера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соот­ветственно, принтер в системе должен быть установлен. При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Доста­точно выполнить программную установку с помощью команды опе­рационной системы: Пуск ► Настройка Принтеры ► Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо взяв его с гибкого диска, либо выбрав один из драйверов, прилагающих­ся к самой операционной системе.

Структура отчета

Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содер­жать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления, наоборот, меньше. Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.

1. Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета. По сравнению с формами новыми являются разделы верхнего и нижнего колонтитулов.

2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

3 Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и зани­мает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры ( номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.

4 В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы Управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

5 Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей что и раздел верхнего колонтитула. В нашем случае в нем разме­щены два элемента управления.

6 В первом элементе управления выводится текущая дата. Для этого использована встроенная в Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.

7 Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции Page() и Pages(). Тот текст, который запи­сан в кавычках, воспроизводится «буквально», а оператор & служит для «склеивания» текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называ­ется оператором конкатенации.

8 Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации. В нашем примере он не использован.

Лекция 15
Закрепление пройденного

Системы управления базами данных (СУБД) — это специальные программные средства, предназначенные для работы с файла­ми баз данных (файлами специального формата, содержащими информацию, структурированную заданным образом).

Современные СУБД позволяют хранить в виде файлов данные любых типов: числовые, текстовые, графические, звуковые, видео и прочие.

Данные в базах хранятся в виде таблиц. Каждая таблица имеет структуру.

Структура таблицы определяется составом ее полей и их свой­ствами. Важнейшими свойствами полей являются: тип поля и размер поля. Для хранения разных типов данных используют поля соответствующих типов.

Данные, хранящиеся в таблице, можно изменять, удалять, сортировать, фильтровать, размножать и выполнять с ними другие операции.

Для автоматизации операций по работе с данными, в част­ности, для отбора нужных данных, применяют специальные объекты, которые называются запросами.

В СУБД Access запросы создают с помощью специального бланка запроса по образцу.

С помощью запросов на выборку производят выбор данных из базы, их обработку, выполнение итоговых вычислений и другие операции. По результатам работы запроса создается временная результирующая таблица.

На основе результирующей таблицы, можно создавать новые таблицы или изменять существующие. Для этого служат запро­сы на изменение.

Для ввода данных в таблицы или для просмотра данных в наглядной форме служат специальные объекты, называемые формами. Формы — экранные объекты.

Структура форм состоит из разделов и элементов управления. Проектирование формы состоит в размещении элементов управления на бланке формы и в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Создание форм можно выполнять автоматически (автоформы), полуавтоматически (с помощью Мастера) или вручную (в режиме Конструктора).

Размещение элементов управления на бланке формы авто­матизировано. В большинстве случаев при создании нового элемента запускается программа-Мастер, с помощью которой происходит настройка свойств элемента управления.

Для создания печатных документов, которые содержат инфор­мацию из базовых таблиц или из результирующих таблиц, полученных по результатам работы запросов, служат специ­альные объекты — отчеты.

Отчеты отличаются от форм тем, что предназначены не для ввода данных, а только для вывода, а также тем, что создают не экранные, а печатные документы.

Структура отчетов, как и форм, состоит из разделов и элемен­тов управления. Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Создание отчетов может выполняться автоматически (авто­отчеты), полуавтоматически (с помощью Мастера) или вручную (в режиме Конструктора).

Таблицы, запросы, формы и отчеты являются основными объектами базы данных. Их разрабатывает разработчик базы. Пользователь базы использует эти объекты без вмешательства в их структуру.

Разработчик базы данных имеет также два типа дополнитель­ных объектов: макросы и модули. Эти объекты создают в тех случаях, когда стандартных средств управления базой данных оказывается недостаточно для выполнения операций, необ­ходимых заказчику системы. С помощью макросов создают макрокоманды, упрощающие наиболее утомительные операции с базой, а с помощью модулей, написанных на языке про­граммирования Visual Basic, создают программные процедуры для выполнения нестандартных операций.