Билет 1
1.Документооборот – это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств.
Этапы:
· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
· регистрация документов;
· предварительное рассмотрение и передача документов к исполнению;
· исполнение документа;
· сдача документов в дело.
Этапы работы с входящими документами:
1) первичную обработку
2) предварительное рассмотрение, разметку;
3) регистрацию;
4) рассмотрение документов руководством
5) направление на исполнение;
6) контроль исполнения
7) исполнение документов;
8) подшивку документов в дела.
2. Менеджмент — разработка и создание (организация), максимально эффективное использование (управление) и контроль социально-экономических систем.
Необходимость управления организацией обуславливается необходимостью:
1. Спланировать работу;
2. Расставить персонал и координировать его действия;
3. Принимать наилучшие решения;
4. Активизировать и стимулировать деятельность персонала;
5. Осуществлять контроль и учет выполненной работы;
6. Вести анализ результатов и применять его для совершенствования деятельности.
Объекты изучения менеджмента:
1. Формы организации и соответствующие отношения собственности;
2. Структур организации;
3. Внешняя и внутренняя среда организации;
4. Инфраструктура менеджмента;
5. Деловые коммуникации;
6. Функции менеджмента;
7. Методы менеджмента;
8. Моделирование управленческих процессов;
9. Система управления предприятием;
10. Оптимизация распределения ресурсов;
11. Конфликты и их разрешение;
12. Этика менеджмента;
13. Инновации в менеджменте.
Билет 2
1.Менеджмент — разработка и создание (организация), максимально эффективное использование (управление) и контроль социально-экономических систем.
Первый этап развития менеджмента начался в начале двадцатого столетия и связан с учением Ф.Тейлора после публикации его книги "Принципы научного управления", в которой он впервые рассмотрел научные подходы и принципы построения системы управления. Используя систему управления, разработанную Ф.Тейлором, американские фирмы и Америка в целом наглядно продемонстрировали ее практическую значимость и влияние на развитие
экономики. Однако системный анализ предложенной Ф.Тейлором модели управления показал, что эта система Тейлора пока нашла ограниченное применение вследствие непонимания ее сути рыночными структурами, фирмами и их руководителями.
Второй этап развития менеджмента связан с новыми подходами в развитии учения о менеджменте, на основе учения Ф.Тейлора, но с принципиально новыми подходами. Появится и апробируется на практике так называемая классическая (административная) школа управления, родоначальниками которой стали А.Файоль, П.Урвик, Д.Муни, П.Слоун. В частности, А.Файоль впервые предложили новую теорию менеджмента, раскрывающую его функции, принципы и необходимость теоретического изучения.
Третий этап развития менеджмента стал называться "неоклассическим", нарождается и начинает развиваться школа "человеческих отношений", развитие которой связано с именами ученых А.Файоля, Д.Муни, П.Слоуна, Э.Мейо. На этом этапе апробируется социологическая концепция групповых решений.
Четвертый этап развития менеджмента относится к периоду 1940 – 1960 гг. В эти годы происходит эволюция управленческой мысли, которая направлена на развитие теории организации менеджмента на основе достижений психологической и социологической наук, оказывающих решающее воздействие на человека в системе управления.
Пятый этап развития управленческой мысли отличается от всех предыдущих тем, что происходит становление современных количественных методов обоснования управленческих решений под воздействием широкого использования в практике экономико-математических методов и электронно-вычислительной техники. Этот процесс успешно развивается по настоящее время. Так, Д.Макгрегор впервые обосновал свою теорию и доказал, что отношение
менеджера к своим подчиненным существенно влияет на их поведение и на рабочий климат в организации. В теории "X" - утверждение приоритета контролирующего менеджера, в теории "У" - принцип распределения объективности.
Шестой этап развития менеджмента можно отнести к периоду 1970 – 1980 гг. Учеными – управленцами вырабатываются новые подходы в развитии теории управления, смысл которых сводится к тому, что организация – это открытая система, приспосабливающаяся к внутренней среде (организации) нужно искать во внешней среде. Исходя из такого посыла просходили установления взаимосвязей между типами сред и различными моделями управления.
Седьмой этап относится к 80-м гг., которые ознаменовались появлением новых подвидов в управлений, неожиданным для многих открытием "организационной структуры" как мощного механизма управления, особенно успешно использованного Японией и другими странами, с важнейшими по силе воздействия управленческими методами.
Восьмой этап развития менеджмента относится к 90-м гг. На этом этапе просматриваются три основные тенденции:
- возврат к прошлому - осознание значения материальной, технической базы современного производства;
- создание социальных поведенческих элементов - это усиление внимания не только к организационной культуре, но и к различным формам демократизации управления, участие рядовых работников в прибылях, в осуществлении управленческих функций в других сферах деятельности;
- усиление международного характера управления. Переход многих стран к открытой экономике, участие в конкурентной борьбе, организации современной деятельности.
2. Документооборот – это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств.
Этапы обработки исходящих документов:
• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
• регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Билет 3
1. Организация (от греч. ὄργανον — инструмент) — группа людей, деятельность которых сознательно
координируется для достижения общих целей.
Внутренняя среда организации - та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.
Внешнюю среду подразделяют на:
- микросреду - среду прямого влияния на предприятие, которую создают поставщики материально-технических ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, торговые и маркетинговые посредники, конкуренты, государственные органы, финансово-кредитные учреждения, страховые компании;
- макросреду, влияющую на предприятие и его микросреду. Она включает природную, демографическую, научно-техническую, экономическую экологическую, политическую и международную среду.
Факторам внешней среды же внимания уделялось гораздо меньше чем внутренним факторам. В наше время внешняя среда изучается не менее тщательно, чем внутренняя. Менеджер должен знать состояние внешней среды и уметь реагировать на ее изменения, будь то действия конкурентов, изменения технологии и др.
2.Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся внутри предприятия.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуются в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих. Порядок работы с внутренними документами можно представит следующим образом:
на этапе подготовки и оформления осуществляются:
· составление проекта документа;
· проверка правильности оформления;
· согласование с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой;
· подписание документа руководителем;
· регистрация;
на этапе исполнения происходит:
· передача документа исполнителю;
· контроль исполнения (срок исполнения внутренних документов исчисляется в календарных днях с даты подписания);
· исполнение;
· снятие с контроля, проставление отметки об исполнении;
· внесение в справочно-информационные картотеки;
· подшивка исполненного документа в дело.
Билет 4
1.Протокол — документ, фиксирующий какое-либо событие, факт или договорённость.
виды:
Краткий протокол - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
А также полный протокол – помимо краткого содержит две части.
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется одинаково в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи
Дополнительными реквизитами протокола являются:
наименование структурного подразделения; гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).
2. Выделяют следующие принципы менеджмента:
· сочетание научности и творчества: заключается в том, что деятельность руководителя основывается на профессиональных знаниях и навыках, но в некоторых случаях в связи с невозможностью их использовать принятие управленческого решения основывается на интуиции или импровизации;
· целенаправленность предполагает, что управленческая деятельность должна быть направлена на достижение определенной цели, разрешение создавшихся проблем;
· сочетание специализации и универсальности предусматривает необходимость индивидуального подхода к решению проблемы с одной стороны, а с другой - разрешение проблем является составляющей деятельности организации и строится на общих принципах ее функционирования;
· последовательность базируется на строго определенной последовательности выполняемых действий во времени и пространстве, нарушение которой может привести к неразберихе в работе и, как следствие, затягиванию выполнения задач (например, сначала следует определить необходимый штат сотрудников, а после этого заполнять вакансии, а не наоборот). Некоторые работы имеют циклический характер - повторяются периодически, (например, периодически или непрерывно должны проводиться маркетинговые исследования покупательского спроса или составляться планы работы предприятия на будущий год);
· непрерывность предполагает, что каждый вид деятельности является основой для следующего вида (например, инженерный проект, на который затрачиваются значительные средства, должен быть реализован на практике, т.к. иначе работа данного сотрудника будет ненужной, а затраты напрасными);
Методы управления:
1. Оpгaнизaциoннo-пpaвoвыe мeтoды
2. Админиcтpaтивныe мeтoды
3. Экoнoмичecкиe мeтoды
4. Сoциaльнo-экoнoмичecкиe мeтoды
5. Сoциaльнo-пcиxoлoгичecкиe мeтoды
Билет 5
Типы менеджмента:
по методологии взаимодействия с объектом управления:
1.традиционный
2.системный
3.ситуационный
4.социально-этический
5.морально-этический
6.стабилизированный
по времени наступления последствий для объекта управления и среды:
· стратегический
· перспективный
· оперативный
· текущий
По частоте принятия решений:
· одноразовый
· циклический
· непрерывный
Виды:
· организационный
· производственный
· инновационный
· маркетинговый
· персональный
· финансовый
· инвестиционный
· стратегический
2.Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".1
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Билет 6
1. Акт (от лат. actus — действие) — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.
Виды:
- Акты Правительства РФ
- Акты, не подлежащие государственной регистрации
- Локальные нормативные акты организации
Формуляр:
эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (АКТ);
переменные реквизиты «единого» бланка:
дата (09);
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)[7];
подписи членов комиссии (21);
гриф утверждения (15)[8].
Дата (09) и
место составления
(12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных
2. Методы управления:
1. Оpгaнизaциoннo-пpaвoвыe методы
2. Административные мeтoды
3. Экономические мeтoды
4. Социально-экономические методы
5. Сoциaльнo-пcиxoлoгичecкиe мeтoды
Билет 7
1. Планирование — оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей, деятельность (совокупность процессов), связанная с постановкой целей (задач) и действий в будущем.
Сущность планирования проявляется в том, что:
- оно имеет дело с выбором из множества возможных альтернатив развития предприятия в будущем;
- реализация выбранной альтернативы осуществляется на основе решений, принимаемых сегодня, следовательно, всегда существует вероятность ошибки;
- планирование есть непрерывный процесс принятия решений, в ходе которого устанавливаются и постоянно уточняются по времени цели и задачи развития предприятия;
- исходной посылкой планирования должен быть принцип, согласно которому функционирование предприятия должно быть рентабельно и обеспечивать достаточную прибыль;
- планирование подразделяется на долго- и краткосрочное в силу различий в сущности и характере проявления факторов производства и направлений деятельности предприятия.
Различают виды планирования: стратегическое, долгосрочное, краткосрочное, текущее планирование.
Стратегическое планирование – это видение предприятия в будущем, его места и роли в экономике, а также основных путей и средств достижения этого состояния. Производится на основе различных прогнозов. Период планирования – 10-15 лет. Является прерогативой высшего руководства предприятия.
Долгосрочное планирование на 3-5 лет осуществляется на базе стратегического планирования – уточнения, экономическое обоснование. Результат – планы развития предприятия по видам деятельности.
Краткосрочное планирование на 1-3 года производится на базе долгосрочного. Особенность планов в том, что показатели ближайшего года корректируются ежеквартально, а показатели второго и третьего – каждые полгода или ежегодно.
Текущее планирование до 1 года необходимо осуществлять в силу динамичности процессов хозяйственной и политической жизни страны. Основой являются краткосрочные планы и тенденции развития спроса и предложения. Показатели устанавливаются с разбивкой по кварталам. Планы являются скользящими, т. е. на первые 3 месяца устанавливаются жесткие показатели, а в последующие 9 месяцев подвергаются корректировке.
Календарное планирование осуществляется, как правило, на 10 дней. Это программа производства с указанием конкретных дат и служб, отвечающих за тот или иной вид деятельности.
2. Справка:
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справки бывают:
1)по основной деятельности
2)по личному составу
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. 2
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.
Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:
· фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;
· указание, в удостоверении каких сведений выдана;
· для каких целей или в какую организацию выдана;
· подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
· дату составления;
· оттиск печати.
Билет 8
1. Стратегическое планирование – это видение предприятия в будущем, его места и роли в экономике, а также основных путей и средств достижения этого состояния. Производится на основе различных прогнозов. Период планирования – 10-15 лет. Является прерогативой высшего руководства предприятия.
Долгосрочное планирование на 3-5 лет осуществляется на базе стратегического планирования – уточнения, экономическое обоснование. Результат – планы развития предприятия по видам деятельности.
Краткосрочное планирование на 1-3 года производится на базе долгосрочного. Особенность планов в том, что показатели ближайшего года корректируются ежеквартально, а показатели второго и третьего – каждые полгода или ежегодно.
Текущее планирование до 1 года необходимо осуществлять в силу динамичности процессов хозяйственной и политической жизни страны. Основой являются краткосрочные планы и тенденции развития спроса и предложения. Показатели устанавливаются с разбивкой по кварталам. Планы являются скользящими, т. е. на первые 3 месяца устанавливаются жесткие показатели, а в последующие 9 месяцев подвергаются корректировке.
Календарное планирование осуществляется, как правило, на 10 дней. Это программа производства с указанием конкретных дат и служб, отвечающих за тот или иной вид деятельности.
2. Реквизит 16 – гриф утверждения документа
Гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Реквизит 23 - гриф согласования документа
Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Билет 9
1.Организация (от греч. ὄργανον — инструмент) — группа людей, деятельность которых сознательно
координируется для достижения общих целей.
В организации делегирование полномочий – это один из важнейших аспектов системы управления персоналом. Именно на основании делегирования полномочий и ответственности обеспечивается эффективное разделение труда и функционирование всей иерархической структуры в рамках предприятия. И о том, как правильно должно обеспечиваться делегирование полномочий, следует знать как каждому рядовому сотруднику, так и руководителям и представителям отдела кадров.
Поэтому во избежание понижения вашего рейтинга в поисковых системах, ссылка на источник обязательна.
делегирование полномочий – это процесс, в рамках которого функции и имеющиеся у начальника полномочия или их часть в том или ином виде передаются подчиненному работнику. При этом на сотрудника также возлагается и определенная ответственность за выполнение поставленных перед ним задач, однако таковую же ответственность в полной мере разделяет и руководитель. Но прежде чем рассматривать определенные принципы передачи полномочий, необходимо ознакомиться непосредственно со значением данного термина.
Поэтому во избежание понижения вашего рейтинга в поисковых системах, ссылка на источник обязательна.
Делегирование полномочий высшего руководства или иных работников в рамках не только внутренней, но и внешней деятельности предприятия при необходимости также может подтверждаться оформлением соответствующей доверенности.
Поэтому во избежание понижения вашего рейтинга в поисковых системах, ссылка на источник обязательна.
Линейные. К данным полномочиям относятся те задачи и цели, которые напрямую передаются от вышестоящего руководства по иерархической лестнице последовательно к конечным исполнителям в рамках рабочего процесса. Линейные полномочия позволяют эффективно организовать рабочий процесс в целом, однако в случае больших размеров штата выполнение всех задач только в рамках означенного вида полномочий может быть сильно замедлено, что скажется на общей результативности экономической деятельности предприятия. Штабные. Под штабными полномочиями подразумеваются специфические права и обязанности, налагаемые на отдельные структурные подразделения вне рамок общей линейной иерархии. Соответственно, штабные полномочия позволяют оперативно решать важные вопросы в рамках каких-либо отдельных компетенций. Так, штабными полномочиями в решении кадровых вопросов занимается отдел кадров, что освобождает работодателя от необходимости иметь во всех структурных подразделениях отдельных кадровых специалистов и напрямую обеспечивать реализацию кадровых решений всеми другими подразделениями через всего лишь одну структуру.
Поэтому во избежание понижения вашего рейтинга в поисковых системах, ссылка на источник обязательна.
2. Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 1
Различают:
· контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
· контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 2
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу делопроизводства, в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
Билет 10
1. В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи
Дополнительными реквизитами протокола являются:
наименование структурного подразделения; гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).
2. Организационная структура (англ. Organizational structure) — документ, схематически отражающий состав и иерархию подразделений предприятия. Организационная структура устанавливается исходя из целей деятельности и необходимых для достижения этих целей подразделений, выполняющих функции, составляющие бизнес-процессы организации.
Типы:
- иерархическая;
- линейная;
- линейно-штабная;
- функциональная;
- упрощённая матричная;
- сбалансированная матричная;
- усиленная матричная;
- проектная;
- процессная;
- дивизиональная.
Метод аналогий. К методу аналогий относится выработка типовых организационных структур производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий применения этих структур.
Экспертно-аналитический метод. Данный метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением ее руководителей и других работников, чтобы выявить специфические особенности и проблемы в работе организации, а также выработать рациональные рекомендации по формированию или перестройке организационной структуры.
Метод функциональный. При использовании этого метода разрабатывается список функций, которые должны выполняться на предприятии. Для каждой функции рассчитывается трудоемкость (при этом каждая конкретная функция предстает как набор четырех общих функций, включающий планирование, координацию, активизацию и контроль).
Метод организационного моделирования. Метод представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений основных характеристик организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур.
Билет 11
1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:
· Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
· Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
· Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
· Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
· Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
· Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.
Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.
Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:
· регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
· формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
· решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
· оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
· укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
· иные задачи.
Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:
· наименование компании;
· номер приказа;
· дату;
· содержание;
· основание (при необходимости);
· подписи руководителя и работников.
Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели.
2. Мотивация — это процесс побуждения, стимулирования себя или других к целенаправленному поведению или выполнению определенных действий, направленных на достижение собственных целей или целей организации.
Менеджеры прошлого в своей массе неправильно оценивали, что движет людьми, но их приемы и методики в их ситуациях зачастую были весьма эффективны. И поскольку эти приемы применялись на протяжении нескольких веков в отличие от современных теорий, существующих пару десятилетий, первоначальные концепции мотивации пустили глубокие корни в нашей культуре, и многие менеджеры, особенно не прошедшие специальной подготовки, испытывают их сильное влияние. Вполне вероятно, что вы встретитесь с этими явлениями на работе.
Билет 12
1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:
· приказы по основной деятельности - издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
· приказы по административно-организационной деятельности - касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов
2. Мотивация — это процесс побуждения каждого сотрудника и всех членов коллектива к активной деятельности для удовлетворения своих потребностей и для достижения целей организации.
Теории:
1)А. Маслоу
2)Альдерфера
3)Макклеланд
4) Герцберг
Билет 13
2. Все документы предприятия имеют различное значение и свою ценность и в связи с этим различную степень их использования и хранения: одни хранятся длительное время, другие – быстро теряют свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается АРХИВ предприятия.
Для ведения архива выделяется штатная должность “АРХИВИСТ” (“АРХИВАРИУС”) или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, знающего делопроизводство и архивное дело.
Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.
Билет 14
1.Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. На основании документов производятся запись сумм хозяйственных операций на счетах бухучета. Каждый документ содержит соответствующие реквизиты.
Документы, форма которых не предусмотрена в данных альбомах должна содержать следующие обязательные реквизиты:
· Наименование документа.
· Дата составления документов.
· Наименование организации, от имени которой составлен документ.
· Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления, и разборчиво их фамилии и инициалы.
· Личные надписи указанных лиц.
Первичные и свободные учетные документы могут состояться на бумажных и машинных носителях информации.
2. Контроль – это одна из функций менеджмента, которая состоит в сравнении результатов работы с планами, нормами и стандартами, а также в устранении возникающих отклонений.
Контроль необходим менеджеру:
ü для снятия неопределенности информации о текущем состоянии дел в организации
ü для предупреждения возможности возникновения, связанных с этой неопределенностью, кризисных ситуаций
ü для постоянного поддержания условий успешной деятельности предприятия
В функцию контроля входят:
§ сбор информации
§ обработка информации
§ анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности
§ сравнение полученных результатов с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ этих отклонений
§ разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей
Виды контроля:
Внутренний контроль – это контроль, осуществляемый менеджерами организации за соблюдением технологии производства продукции или услуг, исполнительской дисциплины персонала, расходом фонда оплаты труда и т.д.
Внешний контроль – это контроль организации государственными органами за соблюдением ею действующего законодательства (банковский, валютный, налоговый, таможенный, экспортный, бюджетный, за сертификацией продукции, экологический)
Билет 15
1. Протоколы оформляют на бланках ОУ или на обычной бумаге с использованием следующих реквизитов:
ü наименование ОУ;
ü наименование вида документа (протокол);
ü дата заседания;
ü номер документа;
ü место заседания;
ü гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
ü заголовок;
ü текст;
ü подписи.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Эти выписки оформляются на соответствующем бланке. Выписка из протокола должна содержать «отметку о заверении копии». При направлении в другие организации на отметке проставляется печать.
2. Неотъемлемым элементом контроля, как и всех аспектов управления, являются люди, следовательно, при разработке механизмов контроля необходимо учитывать человеческий фактор.
Конечно, контроль оказывает сильное и непосредственное влияние на поведение людей. Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля как можно более заметным, чтобы уже этим влиять на поведение персонала и направлять его действия в нужное русло. Например, никто не делает секрета из регулярных проверок качества выпускаемой продукции на заводах, а работники, имеющие полномочия распоряжаться денежными средствами, прекрасно знают, что вся финансовая отчетность тщательно проверятся независимыми аудиторами.
Цель видимости механизмов контроля не в том, чтобы поймать людей на ошибках или нечестных действиях, а в их предотвращении. Менеджеры рассчитывают, что сотрудники, зная о том, что их контролируют, будут стараться избегать ошибок и негативных действий. Это повышает по