Мир устроен так, что у всех есть шанс.
Владимир Матецкий, композитор.
Как известно, деловые документы личного характера – это документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью или относящиеся к ее осуществлению. Примерами таких документов являются: автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка и др.
Рассмотрим правила составления и оформления автобиографии и резюме - документов, составляемых при поступлении в учебное заведение или при трудоустройстве и описывающих отдельные события жизни, достижения, профессиональные навыки и умения автора. Случается, что соискатель, начиная писать автобиографию или резюме, неожиданно открывает в себе много нового и интересного
Автобиография: понятие, структура, образец оформления
Автобиография – документ, излагающий события жизни от первого лица в хронологическом порядке.[3] Автобиография необходима при поступлении в учебное заведение; при трудоустройстве, преимущественно, в государственные учреждения и др.
Пишется автобиография в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. Желательно, чтобы объем информации составлял не более одного листа.
Всю последовательность изложения можно представить в виде следующих основных блоков:
· Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения.
· Сведения о родителях, семье.
· Образование, начиная со школьных лет.
· Трудовая деятельность с указанием места работы, должности, причин увольнения.
· Адрес места жительства; дата написания, подпись автора.
Кроме того, мужчинам следует указывать период воинской службы и воинские звания. Женщины могут сообщить сведения о периодах нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.
Если автор менял фамилию, то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения. В автобиографии указывается также работа на выборных должностях, награды и другие поощрения.
Резюме: понятие, назначение, порядок оформления
Резюме – документ, составляемый при участии в конкурсном отборе на какую-либо должность.[3] Главная цель этого документа - презентация (самореклама) претендента на должность, где важно показать положительные качества, достоинства и оставить в тени слабые стороны.
Существует множество вариантов резюме в зависимости от адресата, способа представления, целей, особенностей конкурсного отбора, специфики вакантной должности и др.
По форме и особенностям составления и оформления любое резюме, включая наиболее современные его разновидности, является своеобразной анкетой. Возможные сочетания вопросов подробно представлены в шаблоне «Мастер - резюме» текстового редактора Word.
В настоящее время можно говорить о формируемых в России собственных традициях и правилах составления резюме.
Основные рекомендации по оформлению резюме:
· Распечатка с использованием качественной белой бумаги только на одной стороне листа формата А4.
· В одном резюме использовать не более двух разных шрифтов. В России – только Times New Roman 14, с выделением заголовков полужирным шрифтом и (или) заглавными буквами. Зарубежный «вариант»: Times New Roman и Courier New по отдельности или вместе: Courier New для заголовков, а Times New Roman - для текста и небольших заголовков; текст рекомендуется оформлять шрифтом 12 кеглей, заголовки – 14.[3]
Не рекомендуется использовать цветной шрифт. Исключение составляют активные ссылки на сайты компаний, в которых работал претендент и адрес электронной почты.
· Допускается выделение наиболее важных слов с помощью курсива, но не более 5-7 слов на страницу, иначе они перестают восприниматься как важные. Возможно использование маркированных или нумерованных списков.
· Текст резюме должен быть выдержан в деловом стиле с соблюдением правил грамматики.
· Оптимальный объем резюме – не более двух страниц, если нет особых требований к объему резюме у работодателя (агентства по подбору персонала).
· Маркировка страниц резюме – либо традиционно для деловых документов, либо в верхнем колонтитуле каждой страницы оформляются фамилия и имя, а сами страницы нумеруются, например так: «стр. 1 из 3», «стр. 2 из 3», «стр. 3 из 3».
Формат резюме, виды форматов, образцы оформления резюме
Формат резюме - это способ организации информации и расстановки необходимых акцентов. Различные форматы выгодно подчеркивают (или позволяют сместить акценты с нежелательной информации) те или иные стороны и факты профессиональной деятельности кандидата.[3]
Существуют следующие форматы резюме: обратный хронологический формат; функциональный формат; комбинированный формат, формат достижений; целевой формат; международное резюме CV; портфолио.
Обратный хронологический формат - описание всех фактов трудовой биографии (работы, учебы) в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы, учебы.
Наиболее традиционный вид резюме, точно и достоверно представляющий информацию о кандидате. Особое внимание уделяется датам - это позволяет продемонстрировать непрерывный стаж работы, высокий профессиональный уровень, подчеркивает работу в солидных компаниях и на ответственных должностях, но также показывает все временные разрывы, понижения в должности и др.
Такое резюме следует использовать при стабильном развитии профессиональной карьеры и в том случае, когда соискатель претендует на должность, близкую к занимаемой в настоящее время.
Функциональный формат - акцентирует внимание на уровне квалификации, умениях и навыках, способностях соискателя, а датам уделяется меньше внимания. Подчеркиваются не предыдущие достижения, а перспектива претендента на должность.
Такое резюме дает возможность затушевать недостаточный опыт работы, периоды безработицы и пр. Подходит для недавних выпускников, для тех, кто меняет профессию, для людей с опытом работы в различных областях деятельности и др.
Комбинированный формат (функционально-хронологическое резюме) – объединяет основные черты функционального резюме и резюме обратного хронологического формата. В нем подчеркиваются профессиональные навыки и достижения в разных сферах деятельности, а основные факты трудовой биографии излагаются в обратном хронологическом порядке.
Преимущество этого формата резюме заключается в том, что оно позволяет обратить внимание работодателя на профессионализм соискателя в разных направлениях деятельности и увидеть четкую последовательность трудовой деятельности.
Формат достижений (резюме руководителя) - привлекает внимание к сильным сторонам и квалификации соискателя, является разновидностью комбинированного формата резюме, акцентирует внимание на выдающихся успехах. Наиболее подходит для подбора руководителей высшего звена, особенно в динамично меняющихся сферах.[3]
Целевой формат – достаточно творческий формат, предполагает высокую индивидуальность составителя и (или) высокие требования креативности к соискателю. Как правило, подчеркивает те достоинства, которые должны заинтересовать работодателя. Подходит, практически, любому соискателю, так как дает возможность продемонстрировать работодателю свои сильные стороны и преимущества.[3]
Международное резюме CV (Curriculum Vitae, от латинского «послужной список») - подробное, детализированное резюме, которое составляется в обратном хронологическом порядке и занимает, как правило, 6-8 страниц.
Международное резюме CV – вариант, предпочитаемый международными рекрутинговыми компаниями, составляется теми, кто ищет работу за границей или в международных организациях.
Направлять данное резюме следует на английском языке или языке той страны, в которой ведется поиск работы. Рекомендуется прилагать сопроводительное письмо (желательно написанное от руки), в котором должна подчеркиваться готовность к адаптации в другой стране.
Портфолио – комплект творческих работ соискателя, сопровождаемый резюме.[3] Оформлять портфолио рекомендуют в отдельной папке с листком оглавления для облегчения поиска информации. В состав портфолио можно включить:
· описание целей карьеры;
· полную версию резюме в выбранном формате;
· образцы работ, подтверждающих квалификацию;
· награды, отзывы клиентов, поощрения, премии и т.д.;
· документы (копии документов), подтверждающие образование.
Первоначально портфолио использовалось в сферах, требующих творчества, креативности (реклама, PR, промышленный дизайн, архитектура, фотография, живопись, графика, культура и др.). Сегодня собственное портфолио имеет каждый школьник, актуальным стал его электронный вариант – веб-портфолио.