Планирование рабочего дня
Важнейшая задача секретаря - максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.
Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.
Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя.При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.
Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.
Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.
Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:
· приведение в порядок рабочего места руководителя;
· подготовка к работе своего рабочего места;
· обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;
· просмотр контрольной картотеки;
· доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.
Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год работы, повторяющиеся изо дня в день, рекомендуется планировать на одно и тоже время.
Свой день организовать необходимо таким образом, чтобы в течении всего рабочего дня помогать руководителю выполнению намечаных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее, например, за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это важно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.
Рабочее время – часть календарного времени, затрачиваемого напроизводство или выполнение определенного объема работ и услуг.Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или спрогнозировать.
Главными правилами рабочего дня являются:
· Постепенное вхождение в работу;
· Ритмичность труда;
· Обязательное чередование труда и отдыха;
· Планирование работы.
Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели времени суток. При планировании работы секретарь должен знать, что наиболее благоприятно время для выполнения творческих и трудовых заданий - с 10 до 12 часов дня, затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня подъем работоспособности приходится на период с 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.
Рабочая неделя также имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.
Наиболее продуктивными днями недели является вторник, среда и четверг. Пятница накапливается усталость, и у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (приговоры, встречи) назначают на середину недели.
Секретарем при планировании своего рабочего времени целесообразно согласовывать с руководителем время подписания документов, приемы сотрудников и т.д. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку мероприятий в другие дни.
Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:
· правила начала дня;
· правила середины дня;
· правила окончания дня.
Правила начала дня
1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет большое значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:
· Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
· Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
· Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?
Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».
2. Хорошо позавтракать и без спешки – на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу – такой старт может запросто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это – вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).
3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.
4. Перепроверять планы дня. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60 % вашего времени, а 40 % – это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.
5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например обеденное и послеобеденное.
6. В первую очередь – ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач «группыА», все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию: во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.
7. Согласовывать план дня с руководителем. Речь идет о создании оптимальных условий для его деятельности. Секретарь должен быть в курсе дел руководителя. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня.
Правила планирования середины дня
1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач «группыА» бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях
2. Устанавливайте сроки. Сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.
3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.
4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это – решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.
5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), еще раз подумайте, стоит ли это делать.
6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное, делайте их регулярно.
7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30-60 минут).
8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.
9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?».
10. Выкраивайте спокойный час. Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемойсконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.
11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80 % решений принимаются за 20 % времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.
Правила завершения рабочего дня
Завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».
· Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. Сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов – непременное условие нормальной работы.
· План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.
Рекомендации по планированию рабочего дня
ª Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;
ª Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;
ª Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;
ª Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.
Неправильно организованный рабочий день ведетк:
1. быстрой утомляемости;
2. хронической усталости;
3. появляется раздражительность;
4. неудовлетворенность;
5. уменьшается количество и качество выполняемой работы.