Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании ВТ - на машинном языке.
В действующем ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации (ОРД):
1 Государственный герб Российской Федерации;
2 герб субъекта Российской Федерации;
3 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 код организации;
5 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6 идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7 код формы документа;
8 наименование организации;
9 справочные данные об организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
13 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 место составления или издания документа;
15 адресат;
16 гриф утверждения документа;
17 резолюция;
18 заголовок к тексту;
19 отметка о контроле;
20 текст документа;
21 отметка о наличии приложения;
22 подпись;
23 гриф согласования документа;
24 визы согласования документа;
25 оттиск печати;
26 отметка о заверении копии;
27 отметка об исполнителе;
28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 отметка о поступлении документа в организацию;
30 идентификатор электронной копии документа.
Помимо установленных стандартом реквизитов при оформлении документов используются и другие устойчивые отметки, официально реквизитами не являющиеся, но близкие по значению: «Подлежит возврату», «Экземпляр №», «Секретно», «Конфиденциально» и др.
Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы, другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.
Для конкретного вида документа существует определенный набор реквизитов, т.е. весь перечень реквизитов при подготовке одного вида документа не применяется. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе, поскольку они обеспечивают юридическую силу документу:
08 наименование организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
16 гриф утверждения документа (если документ подлежит утверждению);
20 текст документа;
22 подпись;
25 оттиск печати.
Применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.
Следует отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 не разграничивает реквизиты традиционных бумажных документов и электронных документов. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники должны включать: код и наименование организации создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дата подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).
Формуляр-образец организационно-распорядительных документов (ОРД) представляет собой графическую модель или схему построения документа, устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов, как показано на рис. 15, 16, 17. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации.
Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста (1-19). Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины.
Основная часть содержит информацию по сути документа (20).
Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста (21-30).
Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.
Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста документа.
Рис. 15. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4углового бланка
Рис. 16. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Рис. 17. Формуляр-образец документа
Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок расположения реквизитов на документе, но и заранее нанести повторяющиеся части на листы бумаги, предназначенные для создания документов. Большая часть документов оформляется на бланках организации.
Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.
Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Основные требования к бланкам определены ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает виды бланков, состав информации и порядок ее расположения. В зависимости от расположения реквизитов различают два варианта бланков: продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля (рис. 18, 19).
Угловой бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа (см. рис. 18) и применяется для исходящих документов, имеющих в правом верхнем углу реквизиты «адресат» или «гриф утверждения»: письма, инструкции, правила. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа.
На бланках многострочные реквизиты могут располагаться:
- центрованным способом, когда начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов (см. рис. 18, 19, 20).
- Флаговым способом, когда каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
Для предприятия ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать три вида бланков:
- общий бланк;
- бланк конкретного вида документа, кроме письма;
- бланк письма.
Общий бланк используют для составления любых видов документов, кроме писем. Такой бланк (рис. 18) в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 12, 14.
          
|
Рис. 18. Общий бланк таможни
Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля бланка. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.
В таможенных органах бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.
Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету, который ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале. На бланках типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя таможенного органа. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, которое оформляется актом и доводится до сведения руководителя таможенного органа.
Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения) в зависимости от учредительных документов предприятия (рис. 19) включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 11, 12, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 18, 19.
        
|
Рис. 19. Бланк приказа
Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20 (см. рис. 20).
|
Рис. 20. Бланк письма таможни
Реквизит 04 «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО включает 8 знаков. В документах, подготовленных на общем бланке или на бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в бланках писем - под реквизитом «Справочные данные об организации» (см. рис. 20), в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне. Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.
Реквизиты 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и 06 «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми органами, осуществляющими государственную регистрацию юридических лиц.
Реквизит 07 «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В документах, оформленных на общем бланке или на бланке конкретного вида документа, код формы документа проставляется под наименованием вида документа справа, в письмах - в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне. Код формы документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
Реквизит 08 «Наименование организации» (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают его ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Требования к бланкам конкретизируются в распорядительных документах предприятия, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Применение бланков документов обязательно при направлении документов в сторонние организации.
Бланки предприятия хранятся в памяти компьютера и выводятся на печать при создании конкретного документа. При повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки целесообразно заказывать в типографии, так как в этом случае используются специальные технологии изготовления бланков.
Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги: А4 и А5 (допускается также использование бумаги формата А3).
На стандартном листе бумаги формата А4 оформляются внутренние документы предприятия (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т.п.) и документы, создаваемые от имени двух и более организаций.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (в мм) не менее:
20 - верхнее поле; 20 - нижнее поле;
20 - левое поле; 10 - правое поле.
При создании документов на компьютере рекомендуется:
- использовать шрифт Times New Roman размер 13, 14 пт для текста, 16 пт полужирный для наименования вида документа, а для оформления табличных материалов 10 - 12 пт;
- максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков;
- многострочные реквизиты («Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования») печатать через 1 междустрочный интервал;
- отделять реквизиты документа друг от друга 2-3 междустрочными интервалами;
- наименование вида документа, а так же слова: СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ печатать прописными буквами;
- слова: Примечание, Приложение, Основание печатать строчными буквами, кроме начальной буквы;
- текст документа печатать через 1 - 2 междустрочных интервала;
- в тексте документа устанавливать отступ первой строки - 1,25 см;
- текст документа выравнивать по ширине с автоматической расстановкой переносов;
- при изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеровать. Номер страницы проставлять арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без слова «страница» или сокращения «стр.».
Для документов временного срока хранения (менее 5 лет) допускается использование оборотной стороны листа.
| Наименование | Адресат |
| структурного | |
| подразделения | |
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА | |
| «__»_______20__№ 00-00/000 | |
| Заголовок к тексту | |
| Текст записки | |
| Наименование должности | |
| <специальное звание> | И.О. Фамилия |
| Визы согласования | |
| И.О.Фамилия исполнителя | |
| контактный телефон |
Рис. 21. Структура докладной записки (угловое расположение реквизитов)
Рис. 22. Структура акта на общем бланке с угловым расположением реквизитов заголовочной части
| Центральное таможенное управление | «УТВЕРЖДАЮ» Первый заместитель начальника Управления 09 октября 2013 года |
ПРОТОКОЛ № 12
Совещанияу первого заместителя начальника Управления, состоявшегося 08.10.2013 в режиме видеосвязи с первыми заместителями начальников таможен.
Присутствовали:
| Слушали | Выступали | Решение | Срок исполнения | Ответственные исполнители |
Начальник службы организации
таможенного контроля Управления
Исполнитель
Те
|
ОГРН 4685129
На №____от______
Уважаемый Геннадий Петрович! Приглашаем вас принять участие в работе семинара «Современное предприятие», проводимого предприятием «Электроагрегат» который состоится 08.05.2013 в Доме Советов (Красная пл. 8:30 ауд. 37). Начало семинара в 11:00, предполагаемая продолжительность – 2 часа. В программе семинара: рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронных архивов предприятий и организаций. Просим вас подтвердить участие в семинаре до 07.02.2009. Заявку необходимо выслать по факсу: 34-17-16.
Отправлен факс 06.05.2013 №59
|
Контроль
ОАО «Электроагрегат»Генеральному директору
ул.2-я Агрегатная, 5Анаучно-технического центра
Курск, Россия 305022»Инфокомплекс»
тел.(4712)26-05-50
Г.П. Данилову
Факс(4712)34-17-16
Е-Мail: agregat@kursknet.ruЕ.А.Кириловой
ОКПО 05758246Отправить факс о семинаре
ОКУД 4875129до 07.05.2013
Данилов 05.05.2013
04.05.2013 № 1-3 /115
О семинаре «Современное предприятие»
Приложение: 1. Программа семинара «Современное предприятие» на 1л. в 1 экз.
2. Программа выставки «Технические средства автоматизации делопроизводства» на 5 л. в 1 экз.
Председатель оргкомитета БудниковС.СБудников
О.В. Пальцева
26 -05 -50
В дело № 1-5
Кирилова07.05.2013 
Рис. 25. Расположение основных реквизитов на официальном письме
ДОГОВОР
«___»____20___г. №00
Курск
купли-продажи товаров собственного производства
ООО «Заря», именуемая в дальнейшем Продавец, в лице директора Лущенкова Евгения Викторовича действующего на основании Устава, с одной стороны, и фирма _______________, именуемая в дальнейшем Покупатель, в лице __________________________, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА (ХАРАКТЕР СДЕЛКИ)
1.1. ……
1.2. ……
2. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТОВ
2.1. …….
3.ЦЕНА
4. КАЧЕСТВО ТОВАРА
5. УПАКОВКА
6. СДАЧА-ПРИЕМ ТОВАРА
7. САНКЦИИ
8. ФОРС-МАЖОР
9. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ
10. СРОК ДЕЙСТВИЯ
11. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ
Юридические адреса и подписи сторон:
ПРОДАВЕЦ ПОКУПАТЕЛЬ
____________________________ _____________________________
Директор ЛущенковЕ.В.Лущенков Должность ___________ И.О.Фамилия
(Подпись)
М.П. М.П.
Рис. 11. Структура положения о подразделении
Рис. 10. Структура устава организации