Фильтрование данных списка в Excel





Сортировка данных

Основные понятия баз данных в Excel


Область таблицы можно рассматривать как базу данных (список). Столбцы этой таблицы называются полями, а строки называются записями.

Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:

— первая строка базы данных (таблицы Excel) должен содержать неповторяющиеся имена полей;

— остальные ряды базы данных содержат записи, которые не должны быть пустыми рядами;

— информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только цифры или только текст.

 

Формирование данных списка в Excel

 

Это можно сделать, вводя данные непосредственно в электронную таблицу или используя форму.

Наиболее простой метод ввода информации в базу данных — это впечатывание данных в ячейки электронной таблицы. Ввод и удаление записей и полей осуществляется аналогично таким же действием над рядами и столбцами обычной электронной таблицы.

Чтобы сделать ввод данных более простым и эффективным, можно использовать экранные формы, с помощью которых можно добавлять, редактировать, удалять записи, осуществлять поиск в базе данных значительно быстрее.

Формы — это окно диалога, упрощающее управление базой данных. Вот некоторые аспекты работы с формой:

— в окне расположена только одна запись, доступная для редактирования или добавления;

— в форме можно увидеть значительно больше полей записи, чем в табличном поле и списке. Фактически, в зависимости от размера экрана, можно видеть не менее 18 полей в одной форме;

— когда удаляете или добавляете записи с помощью формы, Excel автоматически перестраивает интервал списка;

— работа с помощью формы в высшей степени безопасна для данных. Excel предотвращает путаницу данных при добавлении записей и требует подтверждения при удаления записей. Полезной особенностью форм является то, что Excel создаст форму автоматически, основываясь на структуре базы данных. Чтобы посмотреть форму, выделите ячейки базы данных и затем выберите функцию Форма в меню Данные. Форма списка абитуриентов приведена на рис. 8.1.

 

Сортировка данных в ячейках в Excel

 

Данные в ячейках можно сортировать по возрастанию и по убыванию, используя одновременно до трёх ключей. Excel может использовать заголовки полей для «названий» полей (рис. 8.2).

Порядок сортировки:

1. Выделите (включая заголовки) те ячейки, строки и столбцы, которые вы собираетесь сортировать.

2. Выберите Данные, Сортировка.

3. Укажите первый ключ для сортировки. Если столбцы подписаны, их названия будут в списке.

4. Задайте тип сортировки – по возрастанию или по убыванию. Если нужна дополнительная сортировка, перейдите ко второму критерию и выберите нужный пункт.

5. Когда все параметры сортировки будут установлены, щелкните на OK и проверьте результаты.

 

Фильтрование данных списка в Excel


Одной из проблем, присущих большим спискам, является сложность поиска и выделения из них нужной информации. Некоторую помощь оказывает сортировка, хотя все равно работать приходится с целым списком. Если необходимо определить данные, которые нужны для работы, а затем с помощью Excel вывести на экран только эти записи используют процедуру фильтрования данных.

 

_ Выделите все ячейки с данными, включая заголовки столбцов.

 

_ В меню Данные выберите Фильтр, Автофильтр. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки, можно задавать критерии фильтрации.

 

Автофильтр не позволяет вводить условия для разных столбцов, объединенных логическим ИЛИ, а также более сложные логические условия. В этом случае следует команду Расширенный фильтр из меню Данные.

 





Читайте также:
Что такое филология и зачем ею занимаются?: Слово «филология» состоит из двух греческих корней...
Понятие о дефектах. Виды дефектов и их характеристика: В процессе эксплуатации автомобилей происходит...
Своеобразие родной литературы: Толстой Л.Н. «Два товарища». Приёмы создания характеров и ситуаций...
Общие формулы органических соединений основных классов: Алгоритм составления формул изомеров алканов...

Рекомендуемые страницы:



Вам нужно быстро и легко написать вашу работу? Тогда вам сюда...

Поиск по сайту

©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-16 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.01 с.