Письма и деловая переписка
Важным направлением современного обмена информацией остаётся переписка. В былые времена, когда не было телеграфа, телефонной связи, интернета переписка была единственной возможностью общаться на расстоянии. И эпистолярный жанр процветал. Многие люди тогда любили и умели писать письма. Более того, этому учили. В дореволюционном издании «Правила вежливости и светского этикета» в главе, посвященной корреспонденции говорилось: В искусстве составлять письма весьма важно … дать нужный тон своему письму, такой тон, который вполне верно согласовался бы с чувствами и отношениями, в которых мы действительно находимся с тем, кому мы пишем».
Безусловно, жизнь с тех пор изменилась и некоторые требования к переписке устарели. Например, «молодая особа никогда не должна ни получать, не писать писем без ведома своих родителей или наставников».
Но особенно хотелось бы отметить те принципиальные замечания к ведению переписки, которые на наш взгляд не устарели:
- Кто бы ни был тот, к кому мы пишем, никогда не надо выражать чувств, которых мы к нему не питаем в нашем сердце.
- Следует быть осторожным и никогда не о ком не писать ничего дурного, поскольку, что написано пером, не вырубишь топором.
- Если случится писать под влиянием чувства гнева, то лучше отправление письма отложить до завтрашнего дня.
- Мужчина должен писать женщине в самой почтительной форме, даже в том случае, если он стоит выше по социальному статусу.
- Письмо должно было учитывать уровень взаимоотношений (дружеский, уважительный, официальный) и личные обстоятельства и душевное состояние лиц, которым было адресовано письмо.
- Пространные письма хороши только для близких людей.
- Отвечать на письма должно в возможно короткие сроки и только оскорбительное ругательное письмо можно оставить без ответа.
Часто к специальным изданиям, посвященным этикетным нормам прилагались письма-шаблоны к разным лицам по самым различным вопросам.
Полагались и некоторые ограничения, касающиеся технической стороны вопроса. Если кто-то брал на себя обязательство передать письмо, то он должен был передать письмо запечатанным. Вскрывать и читать чужые письма считалось предрассудительным. И допускалось лишь в чрезвычайных обстоятельствах.
Лицо, получившее письмо через другого человека должно было распечатать его и прочесть на глазах принёсшего. Причем совершенно необязательно было рассказывать о содержании письма.
Письмо обязательно должно быть подписано и как можно разборчивее, чтобы у адресата не оставалось сомнения кто его написал. Также в конце или в начале письма полагалось ставить дату его написания.
Письмо должно было писать на чистой ровно подрезанной, аккуратной бумаге. Несмотря на наличие уже тогда цветной бумаги и бумаги с рисунками, запахом духов и другими излишествами использовать её можно было только для романтической или приятельской переписки.
Размещая письмо в конверт не рекомендуется сгибать его более чем в два раза. На конверте нужно толково и разборчиво указать адрес. Нарушение этих требований разрешается только для коротких записок, которые можно написать буквально на клочке бумаги.
Сегодня письма, особенно личные стали редкостью и всё больше вытесняются другими способами передачи информации. Вместе с тем хорошее душевное письмо всегда для человека большая радость. Если же наоборот Вам нужно высказать человеку свои претензии, разорвать с ним отношения, нет более надежного способа, чем письмо. Это защищает нас от личной встречи с неприятным нам человеком и позволяет чётко и без лишних эмоций изложить свои взгляды.
Жизнь идёт вперёд и многое меняется, но по-прежнему официально-деловой стиль переписки остается одним из важнейших пластов национальной языковой культуры, владение которым обеспечивает не только личный, но и профессиональный успех. Выделим несколько непреложных правил переписки вообще и деловой переписки в частности.
Порядок ведения корреспонденции
1. Любое письмо, адресованное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об этом нужно сразу же. Если ответ предполагает предварительный сбор информации и затянется на какое-то время, то долгом вежливости будет извещение отправителя об этом.
2. На поздравления и приглашения отвечают коротко, благодаря за поздравления, или, сообщая о согласии или несогласии прийти.
3. Хорошим правилом является, оставляйте копии отправленных писем. Во многих организациях есть специальные папки для входящей и исходящей корреспонденция, но для личной переписки это правило почти утрачено.
4. В случае передачи писем для ответа в какие-либо другие службы или другому человеку (что нежелательно) мы извещаем отправившего письмо об этом, перекладывая ответственность за продолжение переписки на другое лицо, сообщая подробные координаты.
Содержание письма
1. Дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что письмо, особенно деловое, должно быть кратким, точным и по существу. Только если человек Вам близок можно передать приветы, поинтересоваться здоровьем близких и подробно рассказать о своих делах и чувствах.
2. Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Наилучший вариант — когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым. Если все же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально и лучше пронумеровать или отделить друг от друга заголовками или специальными фразами.
3. Важнейшими характерными особенностями делового стиля являются точность, не допускающая иных толкований, стандартизованность, отсутствие эмоциональности.
4. При подготовке текста документа необходимо соблюдать следующие принципы: объективность содержания и краткость изложения. В официальных письмах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, наименований лиц, должностей, учреждений, цифровых данных и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов В.В., то и в дальнейшем она должна писаться так же. Нельзя в одном случае писать ООО завод “Тантал”, в другом — з-д “Тантал” (хотя сокращение “з-д” правомерно и в иных случаях вполне уместно).
5. Современную деловую переписку трудно представить себе без употребления специальных слов и разного рода названий, которые нередко записываются сокращенно. Например, сокращенно записываются: заведующий — зав.; область — обл.; железнодорожный — ж.-д.; страница — с. и т.д. Но рекомендуется сокращать только слова, употребляющиеся часто и согласно общепринятым нормам сокращений.
6. При использовании сокращений и аббревиатур, необходимо также учитывать границы распространения оформляемого документа, поскольку используемое сокращенное слово может быть неадекватно воспринято даже внутри города, области и тем более за их пределами. Например, аббревиатура КГУ может обозначать и Кировский, и Кубанский, и Красноярский университеты.
7. Традицией делового стиля является ориентация на однозначное употребление слов, здесь не желательны образные выражение, метафоры, аллегории, преувеличения. Разумеется, и в деловых текстах можно встретить метафорические обороты типа “потоки информации”, “заморозить фонды” но, они, как правило, представляют собой речевые штампы, их образность стерта. Число таких оборотов не должно быть велико. Включение в деловые документы слов, употребленных в переносных, образных значениях, приводит нередко к подмене одного понятия другим.
8. Деловому стилю присуще использование стандартных, клишированных выражений, например “В связи с указанием...”, “В соответствии с...”, “Не имея возможности…», «Исходя из …» и др. Их использование позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой переписки повышает информативность документов, облегчает их восприятие, способствуя большей оперативности документооборота. В отличие от других видов речи трафаретность делового документа — не недостаток, а достоинство.
9. Деловой документ не то место, где нужно оригинальным и цветисто выражаться. Наличие витиеватых выражений, неоправданных смысловых повторов в тексте здесь рассматриваются, как неумение выразить мысль точно и логично. Например: “Польза от использования модели”, “Следует учитывать следующие факты” и т.д.
10. В документах, не желательно использование неологизмов — новых, недавно появившихся в языке слов, или иностранных слов, если они имеют аналоги в родном языке. Не стоит злоупотреблять и узкоспециальными, специфическими терминами, а в случае необходимости употребить их – расшифровывать.
11. Структура делового письма обычно трафаретна. Она состоит из так называемой «шапки» т.е. стандартным образом оформленного текста, где содержится необходимая краткая информация об отправителе и адресате и сути письма.
Внешний вид письма
1. Современная деловая переписка ведётся на современной оргтехнике, т.е. деловое письмо должно быть напечатано на компьютере.
2. Писать от руки можно только корреспонденции личного характера, такие как поздравления, соболезнования, благодарность, сочувствие. Если такой возможности нет, лучше послать телеграмму. Чтобы напечатанный текст не сделал письмо сухим и официальным. Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.
3. Почтовые открытки не используют в деловой переписке, а служат лишь для переписки с близкими людьми или поздравления своих постоянных партнеров с праздниками. Вид почтовой открытки, запечатанной в конверт, может иметь и приглашение на мероприятие или торжество.
4. Если Ваша переписка обширна, рекомендуется разработать определенную схему построения текста для конкретного вида документа, например, образец гарантийного письма, письма-отношения, письма с прайс-листом. При наличии государственного стандарта на этот вид документа его текст строится в соответствии с действующим стандартом.
4. Имеются и общие правила оформления корреспонденции, формирующие структуру делового письма.
- в верхней части документа по центру, как правило, расположены данные об организации-отправителе. Лист бумаги с таким текстом часто называют бланком.
- далее слева идёт дополнительная информация о составителе письма, а ниже под ней данные о получателе письма (должность, место работы, адрес и т.д. Как отправители и получатели могут быть указаны и несколько людей.
- на том же уровне, но слева указывается дата написания письма и номер регистрации его в книге исходящих бумаг учреждения отправителя.
- далее по середине указывается самая общая тема письма, например заявление, служебная записка, объяснительная записка и т.д.
- далее по центру располагается вежливое обращение к адресату. Начинается оно с одной из вежливых форм обращения «Уважаемый…», «Уважаемые коллеги … и т.д. Далее следует фамилия и инициалы, либо имя отчество, либо ФИО полностью. Если фамилия указывается без инициалов, то лучше добавить социальный статус, профессор, господин и т.д. Для руководителей организаций допустимо указание только должности. В случае рассылки рекламной корреспонденции и других писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо.
- после этого указывается тема письма или причина его написания, просьба и т.д. И переходят к основному тексту письма. Если таких тем несколько, то следует зрительно отделить их друг от друга добавив абзацы, заголовки, нумерацию и т.д.
- основная часть письма завершается выводами или окончательной формулировкой просьбы, требования, предложения и т.д.
- далее следует заключительная формула вежливости. Если переписка с каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно вежливым оборотом: “Искренне Ваш”, С уважением… и т.д. Во всяком случае, Вы должны указать автора письма. Безымянно писать не рекомендуется. В случае переписки между организациями, нужно указать человека составившего письмо или сотрудника службы, которая занимается перепиской и к которому должно направить ответ. Причем это нужно сделать даже, если ответ не предполагается, ведь у партнёра по переписке могут возникнуть вопросы. При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: “Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности”.
- Далее идёт личная подпись и указание на личность автора письма или организацию от имени которой составлено письмо. Постскриптум (P.S.) значок, означающий «после пишу» выносят вниз, после подписи. Он употребляется если, к уже подписанному письму необходимо что-то добавить. Ниже постскриптума вновь ставят свою подпись или инициалы.
- в самом конце письма следуют указания на приложения, указания на рассылку копий и другие примечания, если таковые имеются.
В личные письмах можно не придерживаться такой жесткой структуры. Однако основные требования остаются в силе. Обращение-шапка, цель письма, собственно текст письма, выводы или заключение.
5. Общее правило для любой корреспонденции — письмо должно свободно помещаться в конверт, и быть написанным без исправлений, помарок, на чистой добротной бумаге, иметь опрятный вид. Перед отправкой письма проверьте орфографию, не прибавляет авторитета фирме или человеку, письмо, написанное с грамматическими ошибками.
6. Если Ваша организация или фирма ведёт постоянную переписку желательна разработка специального представительского бланка с указанием названия организации, адреса, координат, эмблемы, банковских реквизитов и т.д. При возможности желательно использовать свой фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, указанные на бланке и присутствует фирменная символика предприятия..
Бланки, письма, конверты часто входят в набор создающий корпоративный имидж фирмы. Кроме официальных бланков, печати, конверта, рекламных проспектов в него могут входить значки, ручки, папки (или другие полезные предметы), спецодежда сотрудников, оформление офиса и т.д. Как правило, всё это выполнено в едином фирменном стиле. В бланке должна быть информация о фирме (полное название, адрес, телефоны, факсы, эл. почта, если нужно реквизиты). На фирменные бланки не принято скупиться они должны быть выдержаны в строгом официальном стиле, напечатаны чётко и достаточно крупно на хорошей бумаге.
Рекомендательное письмо
Некогда очень популярный, но сейчас мало применяемый вид письма. Направляется знакомому нам лицу с целью одобрения и поддержки кого-либо и подразумевает просьбу обратить на этого человека внимание или помочь ему. Классическое рекомендательное письмо состоит из 4-х основных разделов:
- вводного, в котором в общих чертах обозначается суть вопроса
- далее идёт характеристика рекомендуемого человека
- далее следует просьба, с которой обращаются к адресату (принять на работу, познакомить с кем-то, проконсультировать и т.д.)
- в заключительной части выражается признательность за оказанную услугу, могут содержаться личные пожелания и информация.
Не стоит никогда давать рекомендательных писем людям малознакомым людям и лицам не заслуживающим доверия, даже если они очень просят.
Информационное письмо
Предназначение этого вида письма информировать о неком мероприятии, например, конференции, презентации, семинаре и т.д. Часто такое письмо размещается на бланке той организации, которая организует мероприятие. В начале письма могут быть указаны и несколько организаций, если мероприятие провидится совместно. Далее указывается адресат или аудитория, к которой обращено письмо. Это может быть конкретное лицо. Кстати на такое письмо стоит обязательно ответить и в том случае, если мы намерены посетить мероприятие и в том случае, если нет. Аудитория может быть обозначена и клишированными фразами «уважаемые коллеги», «уважаемые сотрудники кафедры или вуза…» и т.д.
Далее идёт название мероприятия, сроки, место проведения, тематика (этот раздел должен быть освещён подробно). Указываются и критерии для приглашенных лиц (возраст, социальный, образовательный статус и т.д.). Может быть дана дополнительная информация и сроках присылки тезисов, оплате оргвзноса, объем текстов, язык мероприятия и т.д.
Обязательно должны быть даны координаты лиц, отвечающих за организацию мероприятия и желательно, чтобы они были разнообразны и доступны. Это важно, поскольку и приглашенных могут возникнуть дополнительные вопросы.
Благодарственное письмо
Предназначено для выражения благодарности за некую полезную, позитивную деятельность организации или конкретному человеку. Обычно такое письмо помещают на особом праздничном бланке, или специальном бланке. В таком письме указывается кому персонально обязательно с именем отчеством, должностью) или какой организации, сообществу, семье или группе лиц выражается благодарность и обязательно указывается за что объявляется благодарность. И здесь не стоит скупиться на описание подробностей. В конце обычно следуют хорошие пожелания и выражается надежда на дальнейшее сотрудничество.