Письмо подобного содержания стоит отправлять руководству тех организаций и служб, которые причинили ущерб или совершили какие-то нарушения или в контролирующие государственные организации. В письме необходимо указать кому или в какую структуру направляется письмо. Далее необходимо последовательно, кратко и ясно изложить суть нарушений или объём и характер ущерба и суть своих претензий (т.е. что мы хотим в итоге получить денежную компенсацию, обменять товар или получить услугу, наказать служащих организации, получить извинения и т.д.). В конце письма-претензии необходимо чётко указать Фамилию, имя и отчество и контакты для связи. Анонимным такое письмо быть не может. Контакты тоже необходимы.
Визитные карточки
Важным для налаживания общения и переписки является обмен визитными картами или визитками. Визитка – это, как правило, небольшой прямоугольник белого или цветного картона хорошего качества, на котором типографским способом нанесены сведения о человеке и его координаты.
- стандартный размер визитки колеблется 90х50 или 80х40
- текст визитки должен быть легко читаем для собеседника, особенно крупно, также как и на бейдже выделяется имя, фамилия владельца.
- цветовая гамма визитки не должна быть слишком пёстрой и сложной для восприятия.
- лучше выбирать для визиток матовую или сатинированную бумагу, так как на глянцевой бумаге информация бликует и отсвечивает.
- оборотная часть визитки лучше оставить свободной, поскольку она предназначается для мелких записей получающего визитку.
- на визитке вполне уместно поместить логотип, эмблему предприятия. Использовать госу3дарственную символику разрешено только государственным служащим. Но в таком случае здесь не может быть никаких вольностей.
- визитка обязательно должна содержать подробный почтовый и электронный адрес владельца, поскольку смысл обмена визитками в начале знакомства и заключается в выстраивании контактов.
- для лиц, имеющих почётные звания, учёные степени уместно указать их в визитке сразу после фамилии.
- визитку можно использовать в несколько другом направлении. Считается приличным вложить визитку в букет или другой подарок, чтобы человек понял от кого он. При этом тыльную сторону визитки можно использовать как мини-открытку.
- если телефон или другие данные изменились, допускается аккуратно зачеркнув их на визитке надписать новые.
- деловой человек, особенно отправляясь на переговоры, встречи, другие мероприятия должен иметь достаточный запас визиток, но не стоит предлагать свои визитки всем и каждому, раздавая их как сладости детям, поскольку это может свидетельствовать о том, что у нас нет нужных контактов и мы всеми силами стремимся их наладить.
- супруги или компаньоны могут заказывать совместные визитные карточки, где указываются имена нескольких человек и общие координаты.
- прилично не застав нужного нам человека дома, на встрече, в фирме оставить свою визитку или передать через третье лицо. Такой жест приравнивается к визиту. Получивший таким образом визитку должен в течении суток отослать свою.
- при партнёрстве с другими странами должно продублировать информацию на родном для этой страны языке.
Открытки
Краткая форма «открытка происходит от словосочетания «открытое письмо», т.е. письмо не содержащее конфиденциальной информации, не запечатанное в почтовый конверт. Появились такие письма в конце 19 века. Общение через открытки происходит обычно между родственниками и хорошо знакомыми людьми. Мало знакомому человеку можно направить поздравительную открытку, по случаю какого-либо торжества или праздника. Уместно приложить открытку к подарку. Знаком внимания к своим деловым партнёрам станет открытка к общенародным, государственным и профессиональным праздникам. Обычно в таких открытках не только поздравляют с праздником, но и выражают удовлетворения от сотрудничества и выражают надежду на его продолжение. В случаях юбилейного торжества предприятия или его руководителя прилично дарить либо большие представительные открытки, а лучше специальные папки-адреса с поздравительным текстом.
Сейчас появилось очень много поздравительных открыток к различным праздникам с уже готовыми текстами. Вполне возможно воспользоваться ими, но нужно учитывать несколько обстоятельств. Необходимо сделать хотя бы небольшую приписку от руки, обозначив отправителя и свои пожелания или повод для поздравления. Важно проследить за соответствием открытки поводу для поздравления и статусу и количеству поздравляющих. А самое важно проследить, чтобы была уничтожена всяческая информация о цене открытки.
Телеграммы
Практически вымирающий сейчас вид переписки. Основные требования к телеграмме краткость и понятность текста.