1. Значение и содержание закупочной работы.
2. Организация закупки товаров.
3. Контроль исполнения договоров поставки товаров.
1. Значение и содержание закупочной работы.
Основой коммерческой деятельности в торговле является закупочная работа. Ее главная задача – выгодное приобретение товара с целью удовлетворения потребительского спроса.
Работа по оптовым закупкам товаров включает комплекс взаимосвязанных коммерческих операций, к числу которых относятся:
– изучение и прогнозирование покупательского спроса;
– определение потребности в товарах;
– выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров;
– установление хозяйственных связей с поставщиками;
– контроль исполнения договоров и хода поставки товаров.
Изучение и прогнозирование покупательского спроса необходимо для обоснования коммерческих решений по оптовым закупкам товаров.
Как известно, спрос – это форма рыночного проявления потребности. В свою очередь потребности принято определять как нужду или недостаток в чем-либо, необходимом для поддержания жизнедеятельности организма, функционирования личности, социальной группы населения или общества в целом. В процессе общественного развития потребности растут и изменяются.
Спрос населения на товары формируется под влиянием многочисленных экономических, социальных, демографических, природно-климатических и других факторов, которые постоянно изменяются в процессе развития общественного производства. Поэтому только с помощью методов маркетинга коммерческие работники могут получить необходимую информацию о товарах, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о емкости рынка в отдельных регионах и т.д.
Так, оптовые предприятия используют следующие методы изучения и прогнозирования спроса:
– оперативный учет продажи товаров и движения товарных запасов за определенный период;
– изучение и обобщение заявок розничных торговых предприятий на завоз товаров;
– учет и анализ неудовлетворенного спроса оптовых покупателей и т.д.
Руководствуясь результатами маркетинговых исследований, оптовые базы, коммерческие фирмы и другие оптовые покупатели строят свою политику закупок, заключая долгосрочные соглашения с поставщиками товаров, на которые ожидается повышение спроса. Информация маркетинговых служб позволяет оптовым покупателям заблаговременно подготовиться к смене поставщиков морально устаревших товаров на других, осваивающих выпуск более совершенных или принципиально новых товаров.
Для расчета потребности в товарах могут быть использованы различные методы (нормативный метод определения потребности в товарах, метод использования коэффициента эластичности, балансовый метод и др.). В каждом конкретном случае выбор методики диктуется условиями, в которых работает торговое предприятие, условиями прогноза, информационным обеспечением и другими факторами.
Одним из важных элементов закупочной работы является выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров.
Оптовые покупатели должны хорошо знать экономику своего региона, его производственные возможности, ассортимент производимых товаров. С этой целью коммерческие работники должны постоянно анализировать рекламные объявления в средствах массовой информации, следить за другой информацией о производстве и оптовой продаже товаров. Они должны посещать производственные предприятия, изготавливающие товары, знакомиться с их производственными возможностями, ассортиментом и качеством выпускаемых ими товаров. Также полезными окажется их участие в совещаниях с работниками промышленности и предпринимателями, в выставках-просмотрах новых образцов изделий, в выставках-ярмарках и т.д.
Тщательный анализ полученной информации позволит торговому предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров, к числу которых относят сельское хозяйство, различные отрасли промышленности (пищевая, легкая, электронная, деревообрабатывающая и т.д.). В значительных объемах в товарооборот вовлекаются товары, вырабатываемые на предприятиях кооперативной промышленности, а также продукция подсобных и фермерских хозяйств.
Под поставщиками товаров следует понимать конкретные предприятия различных источников поступления. Их можно разделить на две группы: поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников.
Такое подразделение поставщиков зависит от канала сбыта (продвижения), то есть пути, по которому товары движутся от производителей к потребителям. Он характеризуется числом составляющих его звеньев или уровней, на каждом из которых выполняются различные операции по приближению товара к конечному потребителю.
Выбор оптимального варианта распределения зависит от многих факторов и в первую очередь от назначения и характера продукции.
В последние годы все более широкое распространение получает вариант, при котором потребительские товары производители стремятся продавать непосредственно конечным потребителям. Это так называемый канал нулевого уровня или прямой канал товародвижения. При этом варианте может быть использовано три основных способа прямой продажи товаров:
– развозная (разносная) торговля;
– посылочная торговля;
– торговля через принадлежащие производителю магазины.
При одноуровневом канале посредником на рынке потребительских товаров становится оптовый и розничный торговец.
Если между промышленным предприятием и предприятием розничной торговли стоят два и более оптовых торговца, то речь идет о многоуровневом канале продвижения товаров.
Чем большее число посредников использует производственное предприятие, тем меньше непосредственных контактов с потребителями оно имеет, тем медленнее продвигается товар. В то же время, минимальное число посредников между производителем и потребителем требует больших расходов на хранение запасов товаров, их обработку и т.д.
В качестве поставщиков-посредников могут выступать:
– оптовые предприятия общенационального (федерального) и регионального уровня, специализирующиеся на оптовой торговой деятельности;
– посреднические оптовые структуры, не использующие в своей деятельности перехода к ним права собственности на товар (дистрибьюторы);
– организаторы оптового оборота – товарные биржи, оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки – также являются самостоятельными субъектами оптовой торговой деятельности.
Одним из важнейших этапов закупочной работы является установление хозяйственных связей с поставщиками.
Хозяйственные связи с поставщиками товаров включают экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров в процессе поставок товаров.
В условиях рыночной экономики большое значение придается самостоятельному урегулированию хозяйственных взаимоотношений между поставщиками и покупателями товаров на базе правовых норм гражданского законодательства. При этом существенно повышается роль договоров поставки товаров.
2. Организация закупки товаров
Коммерческие связи - это отношения, складывающиеся между поставщиками и покупателями в процессе поставок товаров. Сюда входят следующие отношения: экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и др.
Со стороны торговли в коммерческих связях участвуют торговые предприятия, оптовые и крупные розничные. От промышленности выступают производственные предприятия, объединения, комбинаты.
Система коммерческих связей включает:
· участие торговых организаций в разработке промышленными предприятиями планов производства товаров посредством предоставления заявок и заказов;
· коммерческие договоры;
· контроль соблюдения договорных обязательств;
· применение экономических санкций;
· участие в работе товарных бирж и оптовых ярмарок;
· проверку качества (экспертизу) поставляемых товаров;
· установление оптимальных финансовых взаимоотношений;
· применение административно-правовых норм и др.
В условиях развитой рыночной экономики централизованное регулирование коммерческих связей между поставщиками и покупателями уступает место самостоятельному установлению взаимоотношений между партнёрами. Коммерческие связи между поставщиками и покупателями товаров требуют определённого государственного регулирования. В настоящее время основным нормативно-правовым документом для регулирования коммерческих взаимоотношений по поставкам товаров является Гражданский кодекс Российской Федерации, в котором излагаются общие положения договорного права, включающие понятия и условия договора, порядок разрешения преддоговорных споров, порядок изменения и расторжения договора, порядок обеспечения исполнения договорных обязательств и другие нормы договорного права.
Помимо Гражданского кодекса РФ, приняты и введены в действие ряд законов, указов, постановлений в области ценообразования, требований к качеству товаров и услуг. Приняты меры по пресечению недобросовестной конкуренции и монополистической деятельности на рынке. Установлены налоговые льготы, тарифы, стимулирующие отечественного производителя товаров и защищающие внутренний рынок от нежелательной или недоброкачественной продукции иностранного производства.
Все коммерческие связи осуществляются по единой схеме, характеризующей этапность работ. Выделяется восемь основных этапов, каждый из которых обособляется в силу своей целевой направленности и подчиняется общей логике, обусловленной сущностью и содержанием коммерческих связей.
Поиск и выбор субъектов коммерческой связи - обеспечивает встречу спроса и предложения посредством специальных организационных форм взаимодействия получателей и поставщиков. Его основное содержание характеризуется сбором и анализом информации о потенциальных поставщиках и получателях, выбором из их числа непосредственного контрагента. На практике оно реализуется посредством использования любых существующих источников информации, например, различных банков данных.
Первый этап коммерческой связи можно считать ключевым, поскольку на нем осуществляется не только поиск и выбор субъектов как таковые, но и обоснование эффективного способа их взаимодействия по поводу обмена товарно-материальных и нематериальных ценностей, определение канала товародвижения, делается предварительная проработка других вопросов, относящихся к содержанию последующих этапов.
Соглашение субъектов об условиях обмена товарно-материальных и нематериальных ценностей, заключение договора. Это совершение сделки путем регламентации взаимоотношений, то есть установления прав и обязанностей поставщика и получателя. Осуществление этого этапа коммерческой связи происходит на основе использования системы нормативно-правовых актов, устанавливающих определенный порядок сделки.
Исполнение договора заключается в осуществлении контрагентами прав и обязанностей, возникших из каждого основанного на договоре обязательства. В силу договорного обязательства один контрагент или лицо, выступающее должником, обязано совершить в пользу другого лица, выступающего кредитором, определенные действия, либо воздержаться от определенных действий, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязательств. Характер действий, которые должник совершает в пользу кредитора, устанавливается содержанием конкретного договора.
Передача товарно-материальных ценностей или организация товародвижения от поставщика к получателю - этот этап в большей степени, чем любые другие этапы взаимодействия поставщика и потребителя, связан с выполнением логистических операций по отношению к товарному потоку. На этом этапе осуществляется физическое перемещение товарно-материальных ценностей, включая операции по их грузовой обработке и хранению. Целью третьего этапа коммерческой связи является обеспечение доставки товаров в назначенное место, в нужное время и с минимально необходимыми для этого затратами. Для успешного достижения этой цели требуется принятие решений по следующим основным вопросам:
Ø как следует работать с хозяйственным партнером;
Ø где следует хранить товарно-материальные запасы;
Ø какова должна быть величина запаса;
Ø каким образом следует отгружать и транспортировать товары.
Принципиальные аспекты этих решений определяются во многом содержанием коммерческих связей, исходя из их объектной и субъектной «привязки».
Ключевым моментом на этом этапе является организация товародвижения и, соответственно, выбор средства доставки, если он не осуществлен на втором этапе, в процессе заключения договора. Обоснованный выбор определяет размер транспортных издержек и, следовательно, цены товаров, своевременность доставки, состояние товаров в момент их прибытия к месту назначения, оказывает влияние на выполнение других условий договора.
Контроль за осуществлением передачи. Сущность этого этапа состоит в организации контроля за соблюдением соответствующих условий договора и выполнением договорных обязательств, обусловливающих перемещение потока товарно-материальных ценностей от поставщика к получателю. Его целевая направленность заключается в том, чтобы выявить и устранить ошибки, просчеты, допущенные при организации товародвижения, своевременно обнаружить и ликвидировать причины, способствующие нарушению обязательств, принять меры по возмещению понесенных убытков и предъявлению штрафных санкций.
Применение мер экономической ответственности за несоблюдение условий передачи. Этот этап способствует выполнению соответствующих договорных обязательств и, как следует из названия, наступает лишь в том случае, если условия осуществления передачи товара не соблюдены. Существуют различные меры экономической ответственности, обеспечивающие исполнение контрагентами коммерческих связей взятых на себя обязательств. К этим мерам, в первую очередь, относятся: возмещение убытков, взыскание неустойки, потеря задатка; обращение к обязательствам других юридических лиц - поручителей и гарантов и т.д. При этом основной формой ответственности хозяйствующих субъектов за неисполнение договорных обязательств является возмещение убытков.
Расчеты за переданные товарно-материальные ценности они осуществляются с целью реализации в процессе обмена принципа возмездности на основе использования одной из трех форм встречного предоставления (форм взаиморасчетов): денежной, натуральной и денежно-натуральной. Отличие форм определяется спецификой применяемого в расчетах эквивалента - соответственно денег, товарно-материальных и нематериальных ценностей, а также денег и указанных ценностей в совокупности. При этом натуральная и денежно-натуральная формы, как правило, имеют распространение только в условиях кризисной экономики, например, при снижении покупательной способности всеобщей эквивалентной единицы. Основной формой встречного предоставления рассматривается денежная, при которой передача товарно-материальных и нематериальных ценностей сопровождается передачей денег.
Контроль за выполнением расчетов. По аналогии с четвертым этапом предусматривает контроль за соблюдением соответствующих условий договора и выполнением договорных обязательств, обеспечивающих осуществление взаиморасчетов между хозяйствующими субъектами.
Применение мер экономической ответственности за несоблюдение условий расчетов. Так же, как и пятый этап, имеет место лишь в случае нарушения условий договора. Его назначение заключается в обеспечении выполнения контрагентами коммерческой связи договорных обязательств в области финансовых расчетов. Естественно, что в практической деятельности субъектов рынка приведенная стандартная схема этапов формирования коммерческой связи видоизменяется в зависимости от специфики проводимых коммерческих операций. Так, например, при осуществлении предварительной оплаты товаров, третий, четвертый и пятый этапы коммерческой связи меняются местами соответственно с шестым, седьмым и восьмым этапами. Ценность этой схемы заключается в том, что на стандартной основе возможно моделирование различных видов товарного обмена.
Рассмотрим классификацию коммерческих связей:
С позиции формирования коммерческих связей принципиально важным является деление и группировка их по масштабам обслуживания, степени участия в них посреднических структур, по формам товародвижения, продолжительности действия и другим признакам.
Применительно к отраслевой структуре все возникающие между производителями и потребителями коммерческие связи подразделяются на два типа: связи между предприятиями, относящимися к разным отраслям экономики, и связи между предприятиями, относящимися к одной и той же отрасли, - соответственно межотраслевые и внутриотраслевые.
Учет территориальной разобщенности предприятий проявляется в подразделении коммерческих связей на внутри региональные и межрегиональные. По аналогии с предыдущей группировкой к первому типу относятся связи, устанавливаемые между предприятиями, находящимися в одном экономическом районе, ко второму - связи между предприятиями, находящимися в разных районах. Вопреки формальному смыслу они являются следствием не территориального разделения труда (хотя такое понятие существует), а все той же специализации производства, рассматриваемой на уровне предприятий.
Вместе с тем вести речь о межотраслевых и внутриотраслевых связях, с одной стороны, а также о внутри региональных и межрегиональных связях, - с другой, лишь только как о кооперированных связях производственных предприятий представляется не вполне правомерным. Это становится более очевидным, если учитывать другой характерный признак - степень участия в коммерческих связях посреднических структур. В соответствии с ним все коммерческие связи подразделяются на прямые и опосредованные (в иной терминологии - косвенные).
Конкретным признаком отличия прямых и опосредованных коммерческих связей чаще всего признается неучастие или участие посреднических структур в договорных обязательствах производителя и потребителя, в том числе в организации поставок продукции. Последнее служит основанием для подразделения коммерческих связей на устанавливаемые по транзитным поставкам и по складским поставкам.
При транзитной форме поставок продвижение продукции происходит непосредственно от предприятия-производителя к потребителю; при складской форме продукция поступает от производителя на склад и отпускается потребителю со склада посреднической структуры.
С учетом продолжительности действия все коммерческие связи подразделяются на длительные и краткосрочные. Длительными коммерческими связями считаются такие, при которых взаимодействие поставщика и потребителя выходит за рамки годового периода и продолжается в течение двух-трех и большего числа лет. Коммерческие связи, устанавливаемые сроком до одного года, и тем более меняющиеся по полугодиям и кварталам, относятся к краткосрочным. Длительный характер коммерческих связей, их устойчивость имеют для экономики предприятий исключительно важное значение. Они позволяют поставщикам и получателям глубже изучать взаимные интересы, увязывать сроки производства, поставок и потребления продукции, детальнее согласовывать ее ассортимент, качество и комплектность, что способствует улучшению конечных результатов деятельности. Основным условием установления длительных связей является стабильность производства и потребления, отсюда следует, что при массовой производстве и потреблении продукции система рациональных коммерческих связей всегда предполагает их длительность, в то время как при мелкосерийном и единичном производстве с меняющейся программой выпуска продукции коммерческие связи предприятий чаще всего носят краткосрочный характер вплоть до разовых поставок.
3. Контроль исполнения договоров поставки товаров.
Эффективное ведение предпринимательской деятельности во многом зависит от надлежащего и своевременного исполнения сторонами-подписантами принятых на себя обязательств по договору. Именно поэтому организация текущего контроля за исполнением условий договора и за ходом поставки товара является важным элементом повседневной коммерческой работы. Это позволяет надежно обеспечить бесперебойное и своевременное поступление товаров к покупателю в согласованном в договорной документации ассортименте, в предусмотренном договором количестве и соответствующего качества.
Исполнение условий заключенного договора поставки товаров принято контролировать по общему объему сделки, развернутому ассортименту товаров, конкретным срокам поставки в смысле их соответствия комплектности и качеству поставляемых товаров, соблюдению условий транспортировки, а также расчетной дисциплины (своевременность и полнота оплаты). Также подлежат контролю вопросы оборота средств пакетирования и тары, выполнения обозначенных в договоре условий отгрузки, соответствия цен. Контролю подлежит и наличие (включая юридически верное оформление) товарно-транспортных накладных и прочих сопроводительных документов.
Неукоснительное исполнение условий договоров поставки всегда сопровождается грамотной подготовкой и надлежащим оформлением довольно большого количества необходимых документов. В частности, обеспечение продвижения товаров осуществляется различными звеньями: производственными, транспортными, посредническими предприятиями и непосредственно предприятиями торговли.
Серьезное значение в коммерческой деятельности принадлежит документам, которые содержат все необходимые сведения о количестве, ассортименте и стоимости поставляемых товаров, их базовых отличительных признаках (принятые размеры, согласованные сорта и проч.). Важнейшим из документов этого типа является счет-фактура. Она выписывается продавцом при отгрузке товаров на имя покупателя и является требованием оплатить обозначенную в счете-фактуре денежную сумму. В этом документе должны быть указаны:
- полное наименование продавца и полное наименование покупателя с их адресами;
- номер счета-фактуры и дата выписки;
- данные, которые полным образом характеризуют поставляемый товар (наименование товара и его количество в принятых единицах измерения, цена за единицу и общая стоимость, прочие данные, включая дополнительные отметки).
В спецификации, которая прилагается к договору поставки и является его неотъемлемой частью, необходимо в развернутом виде указывать ассортимент товаров, которые подлежат поставке, их общее количество, цену за единицу, общую итоговую сумму и согласованные сроки поставки товаров покупателю. Отгрузка товаров осуществляется в соответствии со спецификацией, имеющей полные данные.
Не менее важная роль принадлежит документам, которые удостоверяют надлежащее качество поставляемых товаров. Стороны при заключении договора поставки определяют вид и тип документа, которым в полной мере и в устраивающем обе стороны варианте удостоверяется качество поставляемого товара. Если поставке подлежат товары, которые в соответствии с действующим законодательством необходимо сертифицировать, обязательно должны быть в наличии в качестве сопроводительной документации сертификаты соответствия, которые являются определенной гарантией качества товаров, а также их безопасности для конечного потребителя (его жизни и здоровья) и для окружающей среды.
В левом верхнем углу любого сертификата соответствия должен быть нанесен знак соответствия на конкретную продукцию, прошедшую сертификацию и имеющую стабильное подтвержденное испытаниями качество. У сертификата соответствия должен быть свой регистрационный номер. Срок действия выданного сертификата указывается непосредственно под его номером. Далее указывается полное наименование органа сертификации с обязательным указанием его действующего (фактического) адреса и телефона, а также регистрационного номера органа сертификации по Государственному реестру. Далее в сертификате указываются наименование, вид, тип, марка, ГОСТ (ТУ или иной нормативно-технический документ, на основании которого этот товар выпускается), а также информация о выпуске (он может быть серийным, это может быть партия либо единичное изделие). В двух последних случаях указывается номер и размер произведенной партии изделий или просто присвоенный изделию номер.
В сертификате обязателен номер ТТН (товарно-транспортной накладной), договора или иного документа, определяющего качество продукции. Если партия товаров велика и в бланке сертификата физически невозможно уместить наименование и номенклатуру всех товаров, то к нему выдается приложение - это перечень той продукции, на которую распространяется действие данного сертификата. В сертификате в обязательном порядке должна быть указана информация о предприятии-производителе или продавце (его полное наименование, юридический и фактический адреса, телефоны и проч.), перечислены нормативные и регламентирующие документы, на соответствие требованиям которых были проведены испытания перед выдачей сертификата, документы иного рода, которые органом по сертификации были учтены перед выдачей сертификата (ими могут быть протоколы проведенных изготовителем или третьими лицами испытаний, гигиенические заключения, ветеринарные свидетельства и проч.).
Печать органа сертификации на подлиннике сертификата удостоверяет все подписи ответственных лиц. После чего декларируется, что данный сертификат имеет безусловную юридическую силу по всей территории РФ.
Следует заметить, что если товары были поставлены по внешнеэкономической деятельности, необходимо представить имеющиеся документы, по которым оформлялся пропуск грузов через государственную границу, а также таможенные документы.
Учет исполнения условий договоров поставки может вестись с помощью специальных журналов (включая их электронные дубликаты) или карточек. В них, на основании имеющихся сопроводительных документов, четко фиксируются данные о фактической отгрузке (или ее отсутствии), поступлении или непоступлении товаров к получателю, выявляются случаи всех нарушений поставщиками условий заключенных договоров. Собранная и систематизированная информация о выполнении условий договора поставки дает возможность получателю товаров предпринять своевременные и эффективные меры воздействия на недобросовестного поставщика, включая предъявление претензий.