Выбор программного обеспечения информационной технологии фирмы определяется требованиями, предъявляемыми к современной технологии, перечнем решаемых задач и конфигурацией комплекса технических средств, используемых на предприятии. Такими требованиями являются: надежность, эффективность использования ресурсов вычислительной техники, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователям и т.д.
Поскольку все подразделения фирмы тесно взаимодействуют друг с другом на основе локальной вычислительной сети, поэтому и системное сетевое программное обеспечение должно обеспечивать единое централизованное управление каталогами всех серверов. Для организации в фирме системы электронной почты, подключения ЛВС к Интернет, создания системы электронного документооборота необходимо наличие серверов приложений, работающих под управлением сетевой операционной системы нового поколения.
Сетевая операционная система для высокой производительности работы должна включать в себя следующие инструментальные средства:
- инсталляцию сетевой ОС и конфигурирование клиента в модели «клиент-сервер»;
- службу каталогов;
- файловые функции;
- службы печати;
- средства управления правами пользователей;
- развитые средства защиты сети;
- интегрированные функции передачи сообщений;
- многопротокольную маршрутизацию;
- возможность работы в режиме «клиент-сервер».
Для организации взаимодействия рабочих станций в сети недостаточно просто физически соединить их проводами. Необходимо установить логическую связь или соединение между станциями. Это обеспечивает надежную передачу данных, а также гарантирует, что информация будет доставлена адресату и не будет потеряна при приеме или передаче. Такие задачи решают протоколы логического уровня, чаще их называют протоколами обмена данными (например, IPX/SPX, ТСР). Протоколы обмена данными определяют правила, по которым выполняется передача данных в сети. Они устанавливают порядок обработки ошибок, возникающих при передаче, порядок окончания сеанса связи и т.д. Большинство сетевых операционных систем могут поддерживать различные протоколы, как по отдельности, так и одновременно.
Для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, требующей комплексного подхода, используются прикладные программы, которые обеспечивают создание информационной структуры, поддерживающей все бизнес-процессы.
В настоящее время рынок программных продуктов предлагает большое количество разнообразных прикладных программ для автоматизации оперативного учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, например: «БЕСТ», «РС – БАЛАНС», «ПАРУС», «АСПЕКТ», «1С» и др.
Основные достоинства этих программ:
- ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребности предприятия;
- возможности ведения количественного и многовалютного учета;
- получение всей необходимой отчетности и необходимых документов по синтетическому и аналитическому учету;
- полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;
- возможность автоматической печати выходных и первичных документов и т.д.
За счет полной настраиваемости эти программные продукты успешно используются на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в совместных фирмах и т.д. Имеются возможности ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.
Для крупных фирм в качестве программного обеспечения комплексной информационной технологии управления организацией используются программные комплексы, реализованные в архитектуре «клиент-сервер» (например, пользовательские программные комплексы «ГАЛАКТИКА», R3 и др.).
Основными принципами, реализованными в таких программных комплексах, являются:
- Интеллектуальность – решение задачи управления предприятием в отличие от традиционного подхода, предусматривающего регистрацию и накопление информации.
- Интегрированность – «сквозное» прохождение документов через различные службы фирмы.
- Модульность – возможность поэтапного внедрения системы, гибкое маневрирование.
- Доступность – наличие полного комплекта документации, подсказок, удобство ввода данных.
- Открытость – возможность взаимодействия с другими программами, работающими в фирме.
- Адаптивность – наличие мощного механизма настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации программного комплекса.
Комплексная автоматизация на базе таких систем обеспечивает:
- защиту от простых и сложных схем «утечки» финансов и товаров путем протоколирования всех операций;
- специальные схемы планирования и минимизации налогообложения;
- оперативный контроль за исполнением персоналом любого уровня своих функциональных обязанностей и как следствие более эффективное использование персонала;
- возможность быстро принимать решения об изменениях ассортимента или ценовой политики, дозакупках или прекращении закупок;
- средства оперативного реагирования на изменения законодательства без привлечения разработчиков;
- возможность стандартизации технологии управления, по строение консолидированной отчетности;
- ведение электронных архивов без дополнительных затрат;
- высвобождение дополнительных внутренних ресурсов без обращения к внешним источникам.
Руководство фирмы благодаря таким программным комплексам получает возможность:
- разрабатывать вариантные сценарии стратегии развития;
- организовывать планирование и оперативное управление себестоимостью продукции, работ и услуг;
- вести непрерывный финансовый мониторинг, повышая вероятность получения стабильной прибыли;
- контролировать ход выполнения договорных отношений с внешними партнерами.
Решение всего комплекса задач, на который ориентирован автоматизированный программный комплекс, обеспечивается четырьмя контурами.
1. Контур административного управления.
2. Контур оперативного управления.
3. Контур управления производством.
4. Контур бухгалтерского учета.
Модульный принцип построения программного комплекса допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости. Структура автоматизированного программного комплекса приведена на рис. 27.
Рис. 27. Структурно-функциональная схема программного комплекса
При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации программного комплекса каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.
Администрация фирмы, используя для управления производственными процессами программный комплекс, получает возможность:
- оперативного получения достоверной информации о текущей деятельности фирмы;
- оперативного управления финансами;
- контроля за ходом выполнения договорных отношений.
При функционировании многофункционального программного комплекса, используемого для решения задач и построения информационной технологии управления фирмой, должны быть организованы реализация задач в среде Windows, возможность хранения данных в СУБД, таких, как MS SQL Server, Oracle, Sybase, Informix и других, а также обеспечено разграничение прав доступа пользователей к данным на уровне поля записи. К программному комплексу предъявляются требования, которые рассмотрим более подробно.
Масштабируемость решений при использовании программного комплекса (адаптивность)
Под масштабируемостью принято понимать возможность использования программного продукта в вычислительных сетях различного размера в масштабе отдельного структурного подразделения, фирмы, корпорации. Применительно к программному комплексу это значит, что возможность обслуживания значительно различающихся групп пользователей определяется в основном следующими факторами:
- производительностью используемого сервера (в режиме «клиент-сервер»);
- типом сетевой операционной системы;
- архитектурой построения локальной вычислительной сети;
- контролем взаимных обязательств;
- контролем и управлением материальными, трудовыми и техническими ресурсами;
- формированием и контролем бизнес-плана;
- планированием и учетом выполнения внутреннего бюджета и т.д.
Совместимость
Для доступа к базам данных в различных форматах из других программных продуктов предусматриваются две принципиальные возможности:
1) экспорт – импорт данных;
2) прямой доступ через драйверы ODBC.
Пользователям программного комплекса, желающим обрабатывать накапливаемую в базах данных информацию, необходимо иметь собственные программные средства для полного описания структуры базы данных и рекомендации по технологии организации обмена данными.
Настройка программного комплекса при организации информационной технологии управления фирмой
Настройка программного комплекса состоит из последовательности действий.
- Настройка прав доступа для конкретных пользователей к программным модулям должна выполняться системным администратором после инсталляции программы. В процессе настройки системный администратор может определить для каждого пользователя имя в системе, пароль и права доступа к модулям и таблицам базы данных. При входе пользователя в систему элементы меню модулей, закрытых для данного пользователя, не выводятся на экран. При ограничении прав доступа к таблицам базы данных пользователь может быть лишен возможности модификации или удаления каких-либо данных или даже возможности их просмотра.
- Настройка классификаторов, каталогов и справочников комплекса.
- Настройка параметров утилиты корпоративного межофисного обмена (настройка адресных данных каждого офиса, признака выборки почты, типа разрешения межсетевых конфликтов и т.д.).
- Настройка структуры корпорации с целью консолидации баз данных филиалов.
Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом ее практического применения. В процессе настройки наполняются информационные массивы, используемые далее всеми входящими в комплекс модулями, определяются параметры функционирования системы.
Схема модульной структуры программного комплекса представлена на рис. 28.
· Настройка входящих и исходящих банковских документов для организации электронного обмена с банком.
· Настройка системных данных и параметров пользователя.
Взаимодействие программных модулей позволяет оперативно управлять фирмой на базе современной информационной технологии. Информационный комплекс по управлению фирмой обеспечивает связь всех пользователей локальной вычислительной сети фирмы в едином информационном пространстве.