Подсистема предназначена для выполнения следующих функций:
- работы с данными о сотрудниках предприятия;
- оформления, хранения и печати приказов по предприятию, печати выписок из приказов по любому сотруднику;
- ведения штатных расписаний и карточек штатных единиц;
- ведения организационной структуры предприятия;
- подбора сотрудников на должности;
- анализа соответствия сотрудников занимаемым должностям;
- ведения журналов по кадровым перемещениям и изменениям штатного расписания;
- формирования и хранения запросов для отбора сотрудников;
- формирования отчетов, списков и статистики.
Подсистема позволяет вести справочную работу, подготавливать различные статистические данные, формировать документооборот. Конфигурация базы данных реализуется как открытая система, которая позволяет пользователю добавить любое количество таблиц и справочников, необходимых для накопления данных о сотрудниках предприятия.
Ведение данных по сотруднику осуществляется в форме кадровой карточки, которая содержит сведения о сотруднике: фамилию, имя, отчество, биографические данные, сведения о выполняемой в настоящее время работе и трудовом контракте, паспортные данные, страховой номер ПФР, семейное положение, данные воинского учета и т.п.
В журналах, создаваемых пользователями по мере необходимости, отражаются история изменений фамилии, имени, отчества, табельного номера сотрудника, его служебных перемещений и сведения о ранее предоставленных ему отпусках.
Присоединенные таблицы также создаются пользователем и связываются с кадровой карточкой, в них может вноситься информация о полученном образовании, знании иностранных языков, результатах аттестации, членах семьи сотрудника, телефонах, прежних местах работы, результатах медицинского освидетельствования и множество других данных, требуемых для учета на предприятии. Содержание присоединенной таблицы определяется пользователем по его усмотрению и может быть включено в базу данных. Например, для предоставления отчетности в государственные органы могут быть созданы таблицы с кодами ОКПДТР (Классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов)
В базе данных подсистемы регистрируются приказы о приеме сотрудника, его увольнении, перемещении, отпуске, начислении оплаты труда и др. Как правило, предусматривается возможность выбрать и просмотреть существующие приказы по периодам или типу приказа, а также выбрать все приказы, относящиеся к конкретному сотруднику. Реестр приказов распечатывается в форме списка.
Обычно печать приказа в целом или отдельной из него выписки происходит согласно настраиваемому для каждого типа приказа шаблону. Шаблон может быть произвольно откорректирован или изменен пользователем.
Формирование приказа проходит несколько последовательных стадий:
- создание проекта приказа и его регистрацию (присвоение номера);
- проверку корректности составления приказа;
- проведение (регистрацию) приказа после его подписания.
Регистрация приказа сопровождается автоматическими изменениями в кадровой карточке сотрудника, журнале кадровых перемещений и штатном расписании. При приеме на работу осуществляется проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы.
По данным приказов и персональных карточек формируются выводимые на печать документы, например приказы, личные листки, списки, статистические отчеты. Печатная форма приказов формируется по настраиваемому шаблону через механизм генератора отчетов.
В подсистеме выполняется ведение закрепленного штатного расписания. Ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должностные инструкции по каждой штатной единице. При приеме на работу в рамках штатного расписания автоматически производятся контроль вакантности штатной единицы, а также подбор и проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы. Ведется планирование и учет отпусков сотрудников согласно трудовым контрактам.
В рамках подсистемы проводится анализ соответствия сотрудника функциям, закрепленным за данной штатной должностью. Формируется резерв на замещение штатной единицы. Планируется закрепление сотрудников за штатными единицами в плановых штатных расписаниях. Планируется карьерный рост сотрудников. Определяются потребности в обучении сотрудников, формируются персональные планы обучения.
По данным кадровых карточек, спискам приказов и штатному расписанию формируются разнообразные настраиваемые отчеты.
1. Отчеты – персональные документы создаются в форме документа либо текстового файла на основе свободно редактируемого шаблона.
2. Списки сотрудников, содержащие различные данные кадровой карточки. Пользователь по своему усмотрению производит отбор данных (колонок) для отчета и указывает критерий отбора данных: по структурным подразделениям, по приказам, по интервалу дат (периоду) или по произвольно устанавливаемому шаблону.
3. Статистика распределения сотрудников по подразделениям, категориям, стажу, образованию и прочая необходимая статистика в форме сводных таблиц с произвольным выбором критерия группировки.
4. Отчеты по штатному расписанию с использованием специализированного генератора отчетов: должностные инструкции, данные по вакансиям и сводной численности, собственно штатное расписание.
5. Графики ежегодных отпусков, содержащие в графическом и текстовом виде сведения об использованном и планируемом отпуске.