Тема 3. Окружение проекта
Понятие среды проекта
Окружение проекта (Project Environment) – это среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта.
Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на окружающую среду, и это, в частности, наблюдается в инфраструктуре проекта. Еще более важно то, что факторы окружения проекта сами изменяются во время осуществления проекта, особенно, если он длится несколько лет и осуществляется поэтапно. Это ведет к увеличению неопределенности и риска и бросает вызов менеджеру проекта и его команде. В окружении проекта можно выделить несколько кругов. Это внутренняя среда самого проекта. Будем называть этот круг – внутреннее окружение. Во внешней среде проекта будем выделять ближнее и дальнее окружение.
Менеджерам проекта необходимо следить за средой проекта, чтобы вовремя выявлять её благоприятные возможности и избегать угроз, которые появляются в окружении проекта. Анализ угроз и возможностей проводится совместно с анализом слабых и сильных сторон самого проекта. Такой комплексный анализ носит название SWOT-анализ.
Часто на практике анализ окружение проекта не выделяется в отдельный самостоятельный процесс, имеющий свою утверждённую технологию и требования к составу участников. Такой анализ проводит высший руководитель проекта на протяжении всей реализации проекта, иногда консультируясь и обмениваясь мнениями со своими заместителями. Таким образом, процесс проходит как бы фоном в основной работе и сильно зависит от индивидуального субъективного восприятия высшего руководителя.
Высший менеджер проекта – это, как правило, личность, которая занимала или продолжает занимать в организации определённую должность. Этот человек выполняет определённый функционал и образ окружения проекта в его сознании будет определяться его прошлым опытом. Он будет склонен уделять внимание одним факторам окружения проекта внимания больше, чем требуется, в ущерб внимания к другим факторам. Например, если руководителем значимого проекта для организации будет поставлен заместитель по экономике и финансам данной организации, то он будет обращать внимание, прежде всего, на изменение учётной ставки, ситуацию с дебиторской задолженностью и тому подобные показатели. Будет видеть именно в них угрозы или дополнительные возможности для проекта. При этом будет недостаточно внимания уделять изменениям требований потребителей или инновациям в производственных технологиях.
Преодолевать индивидуальный субъективизм в восприятии окружения проекта следует за счёт принятия и утверждения определённой технологии анализа среды проекта. Эта технология должна предполагать открытость этого процесса, привлечение менеджеров разных функциональных сфер, ориентироваться на групповые обсуждения в принятии решений. Возможно, также предусмотреть привлечение к этому процессу внешнего для проекта консультанта.
Внутреннее окружение проекта
Внутреннее окружение проекта – это те субъекты, факторы и силы, которые находятся внутри самого проекта и которые возникают как результат создания и реализации проекта.
К наиболее существенным факторам внутреннего окружения проекта можно отнести следующее:
Стиль руководства проектом. Этот фактор определяет психологический климат в команде проекта, влияет на её творческую активность и работоспособность.
Организационная структура проекта (схема распределения полномочий, ответственности и подчинённости). Организационная структура может обеспечить быстроту принятия решений, гибкость реагирования на изменяющуюся обстановку, но при этом будет минимальная надёжность принятых решений. Возможен обратный вариант, когда при высокой надёжности принятых решений очень низкая скорость их принятия. Хуже всего, когда огромное количество согласований и обоснований не повышает надёжность решений, а только снижает скорость их принятия.
Участники проекта реализуют свои интересы в процессе осуществления проекта., формируют свои требования в соответствии со своей мотивацией и вовлеченностью в проект.
Команда проекта. Влияние этого фактора в том, что результаты проекта напрямую зависят от укомплектованности проекта исполнителями, от их мотивации и квалификации. Слаженная работа команды позволяет быстрее раскрыться исполнителям и быть эффективными. Непонимание друг друга и конфликты наоборот не позволяют качественно делать исполнителю даже то, что он умеет.
Методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между лицами, принимающими решение и исполнителями. Этот фактор влияет через качество и достаточность технических средств связи, через эффективное программное обеспечение, позволяющее оперативно собирать и передавать информацию, а также через рациональную схему и график проведения планёрок, совещаний и отчётов.
Экономические условия внутри проекта. Этот фактор может влиять изменением сметы проекта, изменением выделенного на него бюджета.
Социальные условия проекта влияют на проект следующими переменными: условия оплаты членов команды, условия труда и быта членов команды.