Тема 2 Психологическая характеристика процесса управления
1. Понятие процесса управления
2. Организация управления
3. Основные принципы управленческой деятельности
4. Методы управления и их характеристика
5. Психологические закономерности управленческой деятельности
Основные понятия и термины: управление, управляющая подсистема, управляемая подсистема, прямое информационное воздействие, обратная информационная связь, внутренние шумы, внутренние возмущения, внешние возмущения, организация управления, принципы управления, методы управления административно-правовые методы, экономические методы, социально-психологические методы.
Понятие процесса управления
Управление является неотъемлемым компонентом любой совместной деятельности в любой исторический период развития общества. С развитием общества усложнялась и управленческая деятельность. Но осознание того, что управление является особым видом человеческой деятельности, произошло только в ХIХ – начале ХХ столетия. Фундаментальное понятие «управление» рассматривается в науке управления в широком и в узком смысле слова [Вайнштейн].
Управление в широком смысле слова – это целенаправленное воздействие на определенный объект или процесс [Урбанович]. Данное определение применимо как к социальным, так и к биологическим, техническим и другим объектам. Оно включает в себя не только само воздействие, но и подготовку к нему, контроль за деятельностью объекта управления и анализ полученных результатов [Вайнштейн].
Понятие управления в узком смысле слова, которое может быть применено к социальным объектам, предложено М.А. Кременем.
Управление – это целенаправленное информационное взаимодействие между субъектом и объектом управления с целью перевода последнего из одного состояния в другое (из более низкого в более высокое) или компенсацию действующих на объект возмущений (F возм), как внутренних, так и внешних Наглядно процесс управления можно представить в виде схемы (рис. 2.1) [Кремень, с. 245].
Начальные условия F возм
|
|
Управляющая подсистема Управляющая подсистема
Проблема Цель Канал прямой свзи
Канал обратной связи
Рис. 2.1 Схема процесса управления
ВШ – внутренние шумы, F возм - внешние и внутренние возмущения
Управление – это профессиональная человеческая деятельность, в которой есть две подсистемы – управляющая (субъект управления, руководитель) и управляемая (организация или конкретный подчиненный). Субъект управления осуществляет управленческое воздействие на объект управления по каналу прямого информационного воздействия с помощью приказов и распоряжений. Это воздействие является целенаправленным, т.е. направленным на достижение целей, стоящих перед организацией, и систематическим, характеризующим непрерывную деятельность.
Для оптимизации процесса управления огромное значение имеет обратная информационная связь. Она информирует об эффекте воздействия директивной информации (приказов, распоряжений и др.) и обеспечивает взаимодействие между субъектом и объектом управления. В результате руководитель может принимать дополнительные меры для совершенствования объекта управления, а также меры по самосовершенствованию. Обратная связь помогает руководителю понять не только эффект решения определенной проблемы, но и те изменения, которые могут наступить в социальных и психологических взаимоотношениях членов коллектива. Поэтому без полноценной обратной информационной связи эффективного управления быть не может.
Организация процесса управления может затрудняться внутренними шумами в управленческой деятельности и организационными возмущениями.
Внутренние шумы – это факторы, сдерживающие потенциал и результаты работы человека при выполнении определенной управленческой деятельности: ограничения личных знаний, навыков, умений и способностей руководителя, препятствующих эффективному управлению. К ним относятся недостаточное понимание особенностей управленческого труда, слабые навыки руководства, неумение человека управлять собой, остановленное саморазвитие и др.
Внутренние возмущения – это ограничения, существующие внутри самой организации или предприятия, например, конфликтные ситуации в коллективе. К внешним возмущениям в организации относятся ограничения, вызываемые извне, например, экономический кризис, несвоевременная выплата зарплаты.
Таким образом, управление выполняет важную социально-экономическую функцию, обеспечивая взаимосвязь и взаимодействие субъекта и объекта управления, и во многом предопределяя результативность их совместных действий.
2. Организация управления [Кремень]
Организация управления – совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, позволяющая реализовать цели управления [Кремень, с. 19].
Организация управления рассматривается в виде специфического алгоритма, который может использоваться для практической работы по изучению систем управления и служить удобным способом, определяющим последовательность работ при совершенствовании процесса руководства.
Рассматриваемый ниже алгоритм включает семь блоков, обозначающих составные части организации системы управления и взаимосвязи между ними (рис.2.2) [Кремень, с. 19].
 |
Рис 2.2 Организация системы управления
Блок 1. Изучение целей организационной системы и определение процессов, необходимых для достижения этих целей. Организационная система обычно многоцелевая. Ее элементы с самого начала построены и согласованы так, чтобы обеспечить достижение всего комплекса целей.
Эти цели с позиции организации управления означают, что для каждой из них должны быть определены процессы, реализация которых обеспечит их достижение; эти процессы должны быть управляемыми. Следовательно, появляются люди, органы, структуры, которые будут выполнять работу по достижению этих целей, и т.д.
Блок 2. Определение состава системы управления. Знание целей позволяет определить необходимые производственные процессы (функции), т.е. отдельные виды работ, которые необходимо выполнить, чтобы достичь поставленных целей. На этой основе определяются состав и структура организационной системы в целом. Причем характер организации всякого учреждения определяется содержанием деятельности этого учреждения.
Блок 3. Определение структуры системы управления. Определяются необходимые подсистемы управления, число и уровни управленческих органов, выявляются связи и коммуникации, обосновывается целесообразный тип структуры применительно к конкретным условиям.
Параллельно устанавливаются сферы компетенции, формулируются и распределяются задачи, права и обязанности органов управления, разрабатывается их внутренняя структура, определяется необходимая численность работников, составляется штатное расписание и т.д.
Блок 4. Разработка технологии управления. Технология управления – это способы, приемы, порядок выполнения управленческих функций на всех уровнях, во всех подсистемах системы управления. Она должна анализироваться параллельно со структурой управления.
Блок 5. Определение связей, путей и объемов прохождения информации, разработка форм документов и порядка документооборота, организации делопроизводства. Эти задачи можно решать, когда очевидны принятые решения в области структуры системы управления и технологии управления.
Блок 6. Подготовка и использование технических средств. Это трудоемкая работа, решаемая в процессе создания автоматизированных систем управления. Комплекс средств организационной техники позволяет решать вопросы механизации обработки информации и на этой основе совершенствовать технологию и методику управления, повышать эффективность управленческого труда.
Блок 7. Подбор, расстановка и обучение управленческого персонала для работы в создаваемой системе управления. Подбор и расстановка людей могут быть проведены тогда, когда ясны все предыдущие блоки, иначе все будет сделано наугад.
При анализе организации управления важен учет связей и взаимозависимости отдельных блоков. Их учет существенно влияет на качество решения задач организации управления, позволяет обеспечить системное решение проблемы.
Связь (1) обусловливает приоритетное определение целей и задач организационной системы в целом, для того чтобы практические действия по организации систем управления исходили из заданных (известных) и осознанных целей.
Связь (2) отражает принцип необходимого и достаточного разнообразия, утверждающего, что для оптимального функционирования организационной системы необходимо создание такой системы управления, которая позволила бы управлять всеми ее элементами.
Связи (3,4). Между структурой системы управления и технологией управления должны быть взаимное соответствие и взаимосвязи. В структуре системы управления закладывается распределение задач, прав и обязанностей органов управления. Эти права и обязанности определяются и методически оснащаются в процессе разработки технологии управления. И наоборот, разрабатывая технологию управления, необходимо учитывать предполагаемую структуру органов управления, устанавливаемую степень централизации управления и т.д.
Связь (5) свидетельствует о влиянии на технологию управления структуры, состава и особенностей управляемой системы. Например, определяющую роль играет тип производственного процесса и т.д.
Связи (6,7) показывают влияние структуры и технологии управления на формы, порядок документооборота, поток (объем) информации.
Связи (8, 9) подчеркивают, что выбор технических средств зависит от объема информации и технологии управления, и наоборот, технические средства влияют на технологию управления, на формы и порядок документооборота.
Связь (10) свидетельствует о влиянии техники на структуру системы управления (например, централизация решений в области управления).
Связь (11) показывает совокупность (объем) знаний, необходимых руководителям и управленческому персоналу.
Анализ связи (12) может привести, например, к выводу, что в отдельных случаях приходится приспосабливать структуру под имеющиеся кадры. Это крайне нежелательно, хотя и происходит часто, поэтому задача подготовки (переподготовки) кадров становится более актуальной.
Таковы взаимосвязи проблем в процессе анализа организации управления. Правильный их учет позволит уверенно изучать систему управления с развитой структурой, сложной сетью коммуникаций и информационных потоков, документооборотом, необходимыми техническими средствами и т.д.
Основные принципы управленческой деятельности
Принцип – это основное, исходное положение некоей теории, учения, руководящая идея, главное правило деятельности.
Принципы управления – это фундаментальные истины, на которых строится система управления в целом или отдельные ее части [Вайнштейн].
Если функции управления ориентированы на организационную структуру и показывают, что должен делать руководитель в организации, то принципы управления направлены на поведение людей и определяют, как он должен это делать. Принципы управления, в отличие от функций, не связаны жестко между собой, воплощают субъективный опыт руководителя и поэтому могут обогащаться, существенно трансформироваться в зависимости от конкретной ситуации, от нового управленческого опыта руководителя.
Управление современной организацией строится на следующих основных принципах [Мещерякова]:
1) принцип соответствия персонала структуре: нельзя подстраивать организацию к способностям работающих людей, надо строить ее как инструмент для достижения четко обозначенной цели и подбирать сотрудников, способных обеспечить достижение этой цели. Первоначально создается продуманная структура, в которой нет лишних подразделений или уровней управления, а затем подбираются соответствующие кадры;
2) принцип единоначалия, или административной ответственности одного лица:каждый работник должен отчитываться о своей деятельности перед одним руководителем и получать приказы только от этого руководителя. Если один исполнитель получает непротиворечивые приказы сразу от двух руководителей, то это неэффективно, так как налицо ненужное дублирование. Но если приказы разные или противоречивые, то неэффективным становится само исполнение. Кроме того, распыляется ответственность административных лиц, неясно, кто должен отвечать за неправильный приказ;
3) принцип департаментализации – создания новых подразделений (департаментов): организация строится снизу вверх, на каждом этапе анализируется необходимость создания новых подразделений. Следует точно установить функции и роль подразделения, его место в общей структуре организации;
4) принцип специализации управления: все регулярно повторяющиеся действия нужно распределять между работниками управленческого аппарата, не дублируя их;
5) принцип диапазона управления: на одного руководителя не должно приходиться в среднем более 6-12 подчиненных. При исполнении физической работы в подчинении у руководителя может находиться до 30 человек, но чем выше уровень управления, тем меньше диапазон контроля, который может осуществлять руководитель. На вершине управленческой пирамиды в непосредственном подчинении руководителя находится 3-5 человек;
6) принцип вертикального ограничения иерархии: чем меньше иерархических степеней, тем легче управлять организацией, т.к. управление становится более мобильным;
7) принцип делегирования полномочий: руководитель не должен делать то, что может сделать его подчиненный, при этом управленческая ответственность остается за руководителем;
8) принцип соотношения: на всех уровнях управления власть и ответственность должны совпадать. В рамках своих полномочий руководитель несет всю полноту личной ответственности за действия подчиненных ему людей;
9) принцип подчинения индивидуальных интересов общей цели: функционирование организации в целом, и каждого ее подразделения в отдельности, должно быть подчинено стратегической цели развития организации;
10) принцип вознаграждения: каждый работник должен получать вознаграждение за свой труд, и оно должно оцениваться им как справедливое.