КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине «Документационное обеспечение управления »
для группы ЗС-45 по специальности 080501 «Менеджмент (по отраслям)»
Контрольная работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления » состоит из двух частей: теоретической и практической. В теоретической части раскрываются основные вопросы ведения делопроизводства в организации, на предприятии. При ответе на вопросы необходимо выделить основные понятия, нормативные документы, этапы организации делопроизводства по тому или иному вопросу; привести примеры конкретных документов, описать их назначение, состав реквизитов, требования к составлению и оформлению и т.д. В практической части необходимо составить и оформить конкретные виды документов, существующие в деятельности организации или предприятия.
Контрольная работа оформляется на бумаге формата А 4, составляется на компьютере и распечатывается. При этом устанавливаются следующие параметры: поля (стандартные согласно ГОСТ Р 6.30-2003), шрифт – Times New Roman, размер – 12 пт, междустрочный интервал – одинарный.
Работа должна содержать титульный лист (оформляется согласно установленному образцу), список использованной литературы. Готовая контрольная работа подшивается в папку-скоросшиватель.
1 вариант
История развития документационного обеспечения управления.
Основные понятия: документ, документационное обеспечение управления (ДОУ). Назначение Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации».
Практическое задание:
Составить и оформить образцы информационно-справочных документов: протокола, выписки из протокола, объяснительной записки на формате А4.
2 вариант
Функции документов: информационная, коммуникативная, социальная, культурная, управленческая, правовая, историческая и другие, их характеристика.
Документирование: основные способы. Материальные носители информации. Классификация документов по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию и другим признакам. Виды документов: текстовые, графические, машиночитаемые, фотодокументы. Влияние научно-технического прогресса на документ и документирование.
Общероссийские классификаторы (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ, ОКУН), их краткая характеристика.
Практическое задание:
Составить и оформить образцы информационно-справочных документов: письма, заявление, акта.
3 вариант
Унификация и стандартизация документации, понятие. Системы документации: понятие, признаки. Межотраслевые системы документации.
Унифицированная система документации: понятие. Состав унифицированных систем документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, первичная, учетная, финансовая и др. Государственные стандарты на унифицированные системы документации.
Практическое задание:
Составить и оформить образцы специальных документов: договор (контракт), официальная доверенность.
4 вариант
Реквизит, формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, табель форм документов, альбом унифицированных форм документов: понятие, характеристика.
Правила оформления реквизитов бланка и их расположения на стандартном листе бумаги, размеры полей. Формуляр-образец группы документов, принадлежащих к одной системе (например, система организационно-распорядительных документов).
Практическое задание:
Составить и оформить образцы специальных документов: коммерческое письмо, оферта (предложение), ответ на оферту (акцепт), письмо о перевозке, доставке или страховании грузов.
5 вариант
Проектирование бланков документов организации. Состав, оформление, изготовление, хранение бланков организации.
Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков (общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма)). Состав, оформление реквизитов бланка.
Практическое задание:
Составить и оформить образцы специальных документов: претензии, исковые заявления.
6 вариант
Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды (организационные, распорядительные, информационно-справочные).
Организационные документы: устав, положение, штатное расписание, правила, должностная инструкция. Их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению, порядок утверждения.
Практическое задание:
Выполнить регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов в журнале и на регистрационно-контрольной карточке.
7 вариант
Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды (организационные, распорядительные, информационно-справочные).
Распорядительные документы: постановление, приказ, распоряжение, совместный распорядительный документ, их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению.
Типы документов: подлинник, копия, дубликат, выписка, их назначение. Порядок оформления и выдачи копий и дубликатов документов, выписок из них.
Практическое задание:
Составить и оформитьноменклатуру дел конкретнойорганизации.
8 вариант
Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды (организационные, распорядительные, информационно-справочные).
Информационно-справочные документы: служебные письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, заявления. Их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению.
Практическое задание:
Составить и оформитьвнутреннюю опись и заверительный лист дела.
9 вариант
Договорно-правовая документация. Понятие договора (контракта), типовая форма, разделы. Примерный договор купли-продажи и поставки. Приложения к договорам. Протоколы разногласий к договорам. Коммерческие акты. Доверенности, образцы доверенностей.
Практическое задание:
Составить и оформить образцы распорядительных документов: приказа на общем бланке с угловым или продольным расположением реквизитов, выписки из приказа.
10 вариант
Документы по внешнеэкономической деятельности. Коммерческие письма, контракты. Классификация коммерческих писем. Оферта (предложение), ответ на оферту (акцепт). Типовые формы коммерческих писем. Письма о перевозке, доставке и страховании грузов.
Практическое задание:
Составить и оформить образцы различных видов бланков организации с угловым и продольным расположением реквизитов на формате А4 и А5.
11 вариант
Претензионно-исковая документация. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий. Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений.
Практическое задание:
Выполнить регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов в журнале и на регистрационно-контрольной карточке.
12 вариант
Служба ДОУ в организациях: назначение, задачи, функции, типовые структуры, должностной состав. Регламентация работы службы ДОУ.
Документооборот: понятие, общие принципы организации документооборота, его структура, необходимость учета объема документооборота. Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота.
Практическое задание:
Составить и оформитьвнутреннюю опись и заверительный лист дела.
13 вариант
Регистрация документов, определение, цели, задачи, места регистрации различных категорий документов. Системы и формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы. Особенности заполнения входящих, исходящих и внутренних документов.
Практическое задание:
Составить и оформитьноменклатуру дел конкретнойорганизации.
14 вариант
Состав выполняемых работ при отправке исходящих документов: проверка правильности оформления, наличия приложений, адресата, сортировка по адресатам и видам отправлений, составление описи рассылки. Традиционный способ отправки документов (почтой). Отправка документов с помощью телефона, факса.
Организация работы с входящими документами: регистрация, постановка на контроль, контроль исполнения документа, подшивка документов в дело.
Практическое задание:
Составить и оформить образцы специальных документов: претензии, исковые заявления.
15 вариант
Контроль исполнения документов: понятие, назначение, виды. Принципы организации контроля. Сроки исполнения: типовой, индивидуальный. Технология ведения контроля. Анализ исполнения документов в учреждении.
Взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы. Организация работы с помощью справочных карточек.
Должностные лица, осуществляющие регистрацию и контроль исполнения, их функции и права.
Практическое задание:
Составить и оформить образцы специальных документов: коммерческое письмо, оферта (предложение), ответ на оферту (акцепт), письмо о перевозке, доставке или страховании грузов.
16 вариант
Номенклатура дел: понятие. Значение номенклатуры дел для классификации документов, оперативного хранения и их предархивной подготовки. Виды номенклатур дел. Порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры дел. Порядок формирования дел.
Организация хранения исполненных документов. Основные требования нормативных документов, регламентирующих данный этап документооборота. Ответственность за сохранность документов.
Практическое задание:
Составить и оформить образцы специальных документов: договор (контракт), официальные доверенности.
17 вариант
Основные этапы передачи документов в архив или на уничтожение: подготовительный (обоснование выбора способа сохранения или уничтожения путем проведения экспертизы ценности документов), основной (подготовка дел для передачи в архив), завершающий (передача в архив или на уничтожение).
Экспертиза ценности документов: понятие, назначение. Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Экспертные комиссии, их функции, права. Этапы проведения экспертизы. Оформление результатов экспертизы.
Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение.
Практическое задание:
Составить и оформить образцы информационно-справочных документов: письма, акта, заявления.
18 вариант
Требования к оформлению дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу. Правила оформления и составления описи дел. Порядок передачи дел в архив или на уничтожение.
Архив: понятие, назначение. Виды архивов: государственные, ведомственные, объединенные ведомственные, объединенные межведомственные по личному составу. Архивные фонды: документальный, государственный.
Практическое задание:
Составить и оформить образцы информационно-справочных документов: протокола, выписки из протокола, объяснительной записки на формате А4.
19 вариант
Компьютеризация документационного обеспечения управления на предприятии, значение, перспективы развития. Использование персональных компьютеров в организации работы с документами. Составные части компьютерного делопроизводства: автоматизированный сбор, обработка, хранение документации, представление разнообразной информации.
Практическое задание:
Составить и оформить образцы распорядительных документов: приказа на общем бланке с угловым или продольным расположением реквизитов, выписки из приказа.
20 вариант
Использование информационно-коммуникационных технологий для организации делопроизводства.
Электронная почта. Типы систем электронной почты (глобальные, корпоративные). Хранение документов в электронной почте. Информационно-справочная работа в условиях применения компьютерных технологий. ФЗ «Об электронной подписи».
Практическое задание:
Составить и оформить образцы различных видов бланков организации с угловым и продольным расположением реквизитов на формате А4 и А5.
ЛИТЕРАТУРА
Нормативные документы
1. Гражданский кодекс РФ.
2. Трудовой кодекс РФ.
3. ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», № 24-ФЗ от 20.02.95, с изменениями и дополнениями от 01.01.2003 ФЗ № 15.
4. ФЗ «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004.
5. ФЗ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002.
6. Основные правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, 2003.
7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000.
8. Типовая инструкция оп делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти / Утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.
9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам си службам документационного обеспечения. – М., 2003.
10. ГОСТ Р 51141-98. делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
11. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов. – М.,2003.
Основная литература
1. Андреева, В. И. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.
2. Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003). - М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2006.
3. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. - М.: Инфа, 2002.
4. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М: ИНФРА – М: Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002.
5. Охотников, А. В. Документоведение и делопроизводство. - М.: ИКЦ «Март», Ростов н/Д: Издательский центр «Март», 2005.
6. Пшенко, А. В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса. - М.: Издательский центр «Академия», 2003.
7. Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: «Издательство ПРИОР», 2001.
Дополнительная литература
1. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахова, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.
2. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – СПб: Питер, 2008.
3. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие. - изд. 2-е, перераб. и доп. – М.: ИКЦ «МарТ», 2005.
4. Павлюк Л.В. и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – изд. 9-е, переработанное и дополненное. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2004.
5. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. - М.: «ПРИОР», 2001.
6. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: «Приор», 2001.
7. Формирование документов и дел. Сборник нормативных документов (по состоянию на 1 сентября 2006 года) / Сост. и коммент. М. Н. Микушиной. - Новосибирск: Сиб. УНПВ изд-во, 2006.