Тема: Документация и инвентаризация,электронный документооборот.
1В. Документация и документооборот.
2В. Понятие об инвентаризации и её виды.
3В. Выявление результатов инвентаризации и порядок отражения их в бухгалтерском учете.
В. Документация и документооборот.
Учетный процесс – это осуществление учетных работ в определенной последовательности, которая представляет собой единую систему сбора и обработки информации.
Учетный процесс можно разделить на определенные ступени и стадии учетного процесса, которые представляют собой совокупность операций, образующих относительно самостоятельный этап учетной работы.
1 этап. Первичный учет – регистрация хозяйственных операций в первичных документах. | |
2 этап. Текущий бухгалтерский учет- представляет собой две параллельные системы бухгалтерского учета: синтетический и аналитический учет. Текущий учет – на основании первичных документов хозяйственные операции отражаются на счетах синтетического и аналитического учета | |
Синтетический учет | Аналитический учет |
3 этап. Сводный учет – на этом этапе обобщают данные синтетического и аналитического учета, посредством составления оборотных ведомостей, на основании которых составляется бухгалтерский баланс и отчетность. |
Требования к документированию всех хозяйственных операций изложены в законе «О бухгалтерском учете».
Документация – это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета.
Первичные документы могут оформляться по унифицированным формам, разработанным Госкомстатом РФ. Если отсутствует унифицированная форма первичных документов, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить в приказе «Об учетной политике» форму документа. При этом эти документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:
1) Наименование первичного документа;
2) Дата составления;
3) Содержание хозяйственной операции;
4) Сумма;
5) Подписи лиц, составивших документ.
Первичные документы являются письменным распоряжением или подтверждением совершения хозяйственной операции.
В зависимости от стадии учетного процесса, учетная документация делится на две группы:
1. Бухгалтерские документы (первичные и сводные).
2. Учетные регистры – служат для обработки данных бухгалтерских документов и группировки в разрезе синтетических и аналитических счетов.
С помощью бухгалтерской документации обеспечивается контроль за сохранностью имущества организации. При помощи бухгалтерской документации контролируется деятельность материально-ответственных лиц.
Документооборотом называется движение документации с момента её составления до сдачи в архив организации. Первичные документы должны храниться в архиве организации не менее 5 лет! Годовая бухгалтерская отчетность не менее 10 лет.
На предприятии разрабатывается график документооборота. Первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке (проверка правильности оформления документа, проверка законности совершенной операции, проверка арифметических подсчетов).
Если в документе обнаружена ошибка, её необходимо исправить: зачеркивается неправильная сумма, сверху записывается правильная и ставится подпись лица, которое внесло исправление. Исправления в кассовых и банковских документах не допускаются.
В бухгалтерии первичные документы группируют в папке по признаку однородности их содержания (приходные отдельно от расходных и т.д.).
Классификация бухгалтерских документов
Классификация бухгалтерских документов - группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования.
Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.
1. По назначению:
· Распорядительные документы – содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Основное назначение такого документа - передача указаний непосредственным исполнителям.
· Оправдательные документы - удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции и являющиеся основанием для ее отражения в счетах бухгалтерского учета. Такими документами являются приходные и расходные ордера, накладные, различные акты, кассовые чеки и др.
· Комбинированные документы - сочетают в себе признаки двух-трех видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Примеры: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты.
Комбинированный документ одновременно подтверждает распоряжение о выполнении данной операции, оправдание (подтверждение) о ее выполнении и одновременно содержит указание о порядке отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение.
Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.
· Документы учетного оформления - составляются в бухгалтерии для подготовки и упрощения учетных записей. Такими документами являются распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки и ордера.
Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений и инструктивных указаний.
2. По порядку составления:
· Первичные документы - оправдательные документы, которыми оформляются все хозяйственные операции, проводимые учреждением, на их основании ведется бухгалтерский учет. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
· Сводные документы - вторичные бухгалтерские документы, составляемые на основе нескольких первичных документов и отражающие различные данные в укрупненном виде. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов и др.
3. В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций:
· Разовые документы - Документы о хозяйственных, финансовых операциях, составляемые однократно сразу же после завершения операции: приходный и расходный ордера, акты, требования, накладные.
· Накопительные документы сочетают в себе признаки двух-трех видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления.
4. По месту составления:
· Внутренние документы - документы, составленные на данном предприятии;
· Внешние документы - поступают от других предприятий.
5. По качественным признакам:
· Полноценные документы - составлены по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию;
· Неполноценные документы - не удовлетворяющие вышеперечисленным требованиям.
6. При применении сложной вычислительной техники бухгалтерские документы подразделяются по степени механизации учета на документы, составленные полностью или частично механизированным способом, а также заполняемые вручную.
Данные из первичных документов переносятся в учетные регистры.
Учетные регистры – это таблицы, предназначенные для ведения учетных записей, на основании первичных документов.