При внедрении систем в корпорациях учитывается количество пользователей системы и примерное количество проходящих через них документов. Основной целью внедрения является эффективное функционирование системы электронного документооборота. Однако величина затрат также имеет немаловажное значение. От того, насколько точно будут определены потребности организации в конкретных средствах хранения и передачи информации, зависит и сама техническая база и, соответственно, затраты на внедрение. Без учета потребности каждого структурного элемента корпорации не представляется возможным определить оптимальное соотношение технических средств передачи и хранения информации.
Задача выбора состоит в нахождении максимально эффективных по определенному критерию путей движения документов как внутри корпорации, так и при контакте с внешними объектами. Оценка вариантов организации системы электронного документооборота может производиться на основе следующих критериев:
1. Время работы системы – суммарное по системе время реакции на запросы. При этом время ответа на запрос включает время передачи запроса в узел, в котором хранится требуемый документ, время поиска документа в этом узле и формирования ответа, а также время обратной передачи ответа. При построении системы на основе этого критерия управляют такими параметрами, как тактовая частота процессора, объем оперативной памяти, объем и скорость доступа к запоминающим устройствам, скорость передачи информации по сети и т.д., то есть основываются на изменении технической базы.
2. Затраты на передачу документов между структурными элементами системы по каналам связи.
Следует заметить, что при оптимизации на основе данного критерия не учитывается стоимость хранения документов. В качестве примера можно привести ситуацию, когда документ на каждом участке системы дублируется и, соответственно, стоимость передачи документа при каждом новом запросе с одного участка системы на другой минимальна, но при этом резко возрастает стоимость хранения информации, что понижает общую эффективность такой системы.
Еще одним отрицательным фактором в данном варианте является то, что при его использовании резко возрастает стоимость обновления и корректировки документов, так как при изменении придется выискивать все места хранения данной информации и вносить в них изменения. Кроме того, в данном случае резко возрастает вероятность потери какого-либо хранилища информации (особенно если хранилища информации разнесены территориально), в результате чего пользователям будет предоставлена недостоверная информация и организация может понести значительные убытки
3. Затраты на корректировку и обновление документов. При высокой степени изменчивости информации минимизация данного критерия приводит к значительному уменьшению количества копий. Что ведет к резкому увеличению документопотоков информации, передаваемой между различными участками системы, вызывает увеличение времени исполнения операций и стоимости поиска информации из-за необходимости обращения именно к тем хранилищам, где находятся запрашиваемые документы. Однако, если хранилища информации территориально разделены, то увеличение времени и стоимости передачи может свести на нет экономию от уменьшения объемов хранимой информации. Кроме того, в рассматриваемом случае значительно снижаются показатели надежности системы электронного документооборота.
4. Стоимость хранения документов. Оптимизация по данному критерию ведет к снижению непериодических затрат на хранение документов, а также затрат на их обновление, поскольку минимизация дублирования документов приводит к снижению затрат на внесение изменений во все хранилища информации и значительному сокращению времени поиска документа в рамках одного узла. Однако уменьшение объемов информации за счет ликвидации ее дублирования имеет и свои отрицательные стороны, описанные во втором варианте
Проведенные критерии невозможно применить в «чистом виде», т.е. оптимальность системы электронного документооборота может быть достигнута только путем сочетания нескольких перечисленных вариантов.
Поэтому, при целесообразно использовать какой-либо обобщающий экономический критерий - сумма затрат на хранение, передачу и обновление документов.
Следует отметить, что наряду со стоимостью хранения и передачи информации существует другой важный критерий – время передачи информации (время работы системы). Внастоящий момент он выходит на первый план в некоторых типах корпоративных систем, например, в инвестиционных компаниях, где все решают минуты или секунды и для принятия правильного решения необходимо располагать всей полнотой информации в кратчайшие сроки. Для корпорации в широком смысле этого слова данный критерий не является главным и может выступать в качестве ограничения, а на первый план выступает экономический критерий.
Задача 6. Выберите один из вариантов организации электронного документооборота на предприятии.
Показатели | Вариант 1 | Вариант 2 | Вариант 3 | Вариант 4 |
1. Количество документов в системе | ||||
2. Количество копий документов | ||||
3. Скорость передачи документа, сек | ||||
4. Стоимость передачи документа, $ | 0,27 | 0,13 | 0,17 | 0,24 |
5. Необходимый объем памяти, Гбайты | 26,4 | 32,8 | 19,9 | 23,4 |
6. Средняя стоимость обновления одного документа в системе 1,4 $.
7. Стоимость 1 Гбайта 12 $.
Решение.
Показатели | Вариант 1 | Вариант 2 | Вариант 3 | Вариант 4 |
1. Время работы системы, час | ||||
2. Стоимость передачи, $ | ||||
3. Стоимость обновления и корректировки, $ | ||||
4. Стоимость хранения, $ | ||||
5. Сумма затрат, $ |
Показатели | Вариант 1 | Вариант 2 | Вариант 3 | Вариант 4 |
1. Время работы системы | ||||
5. Сумма затрат | ||||
Обобщающая оценка |
Методом расстояний определяем 1- х min i / x ij
Показатели | Вариант 1 | Вариант 2 | Вариант 3 | Вариант 4 |
1. Время работы системы | ||||
5. Сумма затрат | ||||
Обобщающая оценка |
Задача 7. Оцените эффективность внедрения системы электронного документооборота на предприятии. Если за счет внедрения будет достигнуто сокращение годового рабочего времени на 6 130 часов и снижение расходов на бумажный документооборот на 1 000 $. При этом среднемесячная зарплата работников составляет 700 $. А для управления системой документооборота требуется системный администратор с окладом 1 2000$. Единовременные (капитальные) затраты на организацию системы составляют 104 000$.