Методы классификации документов, их историческое развитие
Классификации документов. Виды и методы.
Классификация документов — одна из задач информационного поиска, заключающаяся в отнесении документа к одной из нескольких категорий на основании содержания документа.
Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.
Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.
Классифицировать документы — значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.
В целях выработки определенных правил составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится классификация документов по следующим признакам.
Документы классифицируют:
по видам:
- организационно-распорядительные (приказы, указания, постановления);
- справочно-информационные (письма, докладные записки, справки, протоколы);
- по личному составу (приказы по личному составу, заявления, автобиография, личный листок по учету кадров);
по форме:
- индивидуальные – разрабатываются конкретными организациями для
внутреннего пользования;
- типовые – разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями; носят обязательный характер;
- табличные;
- текстовые;
- анкетные;
- трафаретные – последние четыре вида документов; содержат текст с
постоянной и переменной информацией, причем постоянная информация занесена типографским способом, а для переменной информации, зависящей от конкретной ситуации, оставлены пробелы: такие документы значительно экономят время на их составление и оформление;
по происхождению:
- официальные – отражают работу учреждения по основной деятельности;
- личные (именные) – удостоверяют личность;
по месту происхождения:
- внешние – делятся на присылаемые из других учреждений или от частных лиц и направляемые в адрес других учреждений или частных лиц;
- внутренние – документы, которые издаются в учреждении и не выходят
за его пределы;
по срокам хранения:
- постоянного срока хранения;
- временного (свыше 10 лет);
- временного (до 10 лет включительно);
по гласности:
- секретные (дсп, секретно, конфиденциально);
- несекретные;
по средствам фиксации:
- рукописные – при их создании знаки письма наносят от руки;
- машинописные – при их создании знаки письма наносят техническими
средствами;
- графические – изобразительные документы, в которых изображение
объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
- звуковые – содержат звуковую информацию, зафиксированную системой звукозаписи;
- фотокинодокументы – изобразительные документы, содержание которых передается с помощью соответствующей аппаратуры;
по стадиям создания:
- оригиналы (подлинники) – первые или единичные экземпляры официальных документов;
- черновики – предварительные редакции документа;
- копии – полностью воспроизводят информацию подлинного документа
и все его внешние признаки или часть их: не имеют юридической силы;
- выписки – копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу (выписка из приказа, выписка из протокола);
- отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
- дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий
юридическую силу;
по срочности:
- срочные – телеграммы, документы с пометкой «срочно»;
- несрочные – документы, которые имеют типовой срок исполнения, устанавливаемый соответствующими правовыми актами, или индивидуальный,
который может быть указан в резолюции;
по наименованию:
- приказы, письма, справки, акты и др.
Их историческое развитие
Классификация документов — одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, т. е. с функционированием первых библиотек и архивов, в частности древнеегипетских и ассирийских.
Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности — классы, подклассы и более дробные части — являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX в., стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира.
Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852—1855 годы), немецкая (1906 г.) и др. Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.
Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена П. Отле в его «Трактате о документации» (1934 г.), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, т. е. материального носителя.
Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х — начале 1970-х годов в рамках информатики, книго и архивоведения, а в конце 1980-х — библиотеке и библиографоведами. Большинство подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецовой-Водки, С.Г. Кулешова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа. •