ТЕМА 4
Вопросы:
1. Бухгалтерские документы, их назначение и классификация
2. Инвентаризация и ее значение
1.
Факт совершения хозяйственных операций, проводимых организацией, подтверждается первичными учетными документами. Первичный учетный документ - документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Они имеют юридическую силу и составляются ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.
Первичный учетный документ в обязательном порядке должен заполняться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее совершения. Он должен заполняться в соответствии с предъявленными требованиями и подтверждаться уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.
Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Оформляются они обычно в нескольких экземплярах, свободные строки в них прочеркиваются.
К первичным учетным документам предъявляются определенные требования. Документ должен содержать обязательные реквизиты:
• наименование, номер, дату и место его составления;
• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.
В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.
Документы должны заполняться четко, разборчиво, в них не допускаются неоговоренные исправления и стирание записей. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и написания правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Бухгалтерские документы классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу охвата операций, по месту составления, содержанию хозяйственных операций, по порядку заполнения (рис. 6.1).
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительными называются документы, которые содержат распоряжение, указание на совершение хозяйственной операции. Например, платежное поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации. Оправдательными (исполнительными) называются документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете (инвентаризационная опись, акт на оприходование пастбищных кормов, учтенных зоотехническим методом, акт на оприходование приплода животных). Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии организации в основном для подготовки распорядительных и оправдательных документов и отражения их в бухгалтерском учете (ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, коммерческих расходов, начисления и распределения амортизационных расходов). Комбинированными называются документы, которые сочетают функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, который в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, что подтверждается подписями получателя и кассира, авансовый отчет, который содержит перечень произведенных расходов со ссылкой на подтверждающие их документы, а также указание, на какие счета необходимо их отнести).
По порядку формирования документы бывают первичными и сводными. Первичные составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, а если это невозможно, то непосредственно после ее совершения. Сводные документы оформляются на основании первичных учетных документов. К таким документам относят: отчет о движении скота и птицы на ферме, отчет о процессах инкубации, отчет о переработке птицы и выходе продукции.
По способу составления и использования первичные документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые применяются для отражения одной или нескольких одновременно совершаемых операций. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, платежные платежные поручения. Накопительные документы используют для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения за определенное время (недели, декады месяца). В конце каждого периода в них подводятся итоги по соответствующим показателям. Например, путевой лист трактора, учетный лист тракториста-машиниста, наряд на сдельную работу.
По статусу в системе информационного обеспечения различают простые документы и документы (бланки) строгой отчетности. Простые документы - первичные учетные документы, на которые распространяется общепринятый порядок составления, заполнения и документооборота.
Документы (бланки) строгой отчетности формируют особый перечень форм документов.
К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям. К таким документам относят, в частности, бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции и др. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером юридического лица (индивидуального предпринимателя). Списание уничтоженных бланков строгой отчетности производится на основании акта.
По оформлению однородных операций различают унифицированные и специализированные документы. Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке постановлением Министерства финансов Республики Беларусь, ведомственные — постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия и другими и представленные ими в виде альбомов унифицированных форм первичных документов. Унифицированные документы предназначены для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, кассовые книги, платежные поручения и т.п. Данные формы документов обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими свою деятельность на территории Республики Беларусь. Унификация документов осуществляется одновременно с их стандартизацией, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это способствует сокращению расхода бумаги на их изготовление, упрощает отработку и хранение.
К специализированным документам относят документы накопительного характера: накопительная ведомость учета работы грузового автотранспорта, ведомость распределения общепроизводственных (общехозяйственных) расходов.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние составляются в организации для отражения внутренних операций. К ним относятся: расчетно-платежная ведомость, требование-накладная, приходные и расходные кассовые ордера. Внешние документы составляются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Это выписки банка, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные.
По экономическому содержанию документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы предназначены для отражения операций по наличию и движению средств и предметов (акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада, на списание основных средств, карточка складского учета). Денежные документы используют для учета движения денежных средств. С их помощью учитывают кассовые и банковские операции (чеки, выписки банка, облигации, сберегательные сертификаты). Расчетные документы предназначены для отражения расчетных взаимоотношений с юридическими и физическими лицами (платежное поручение, авансовый отчет).
По количеству учетных позиций документы подразделяют на одно-позиционные и многопозиционные. Документы, в которых регистрируются операции одной позиции (приход или расход одного вида продукции), называются однопозиционными.
Документы, в которых отражаются операции нескольких видов объектов, называются многопозиционными (многострочными).
По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную и при помощи электронных средств вычислительной техники.
Первичные документы поступают в бухгалтерию, где проверяются. Проверка документов состоит из формальной, арифметической и по существу. При формальной проверке выясняют, выписан ли документ на бланках установленной формы, все ли реквизиты указаны и заполнены, есть ли подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документа, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.
Арифметическая проверка документов состоит в проверке правильности арифметических расчетов, результатов таксировки, а также правильности отражения количественных показателей.
Проверка документов по существу заключается в установлении законности и экономической целесообразности зафиксированной в документе хозяйственной операции и соответствия их действующему законодательству.
После проверки документы подвергаются приемке и бухгалтерской обработке. Правильность отражения хозяйственных операций в документах, их проверку и прием подтверждает подписью бухгалтер в копии реестра на сдачу документов или в копии отчета.
Проверенные и принятые документы подвергаются бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и контировке). Группировка — это подборка документов в однородные по содержанию группы (кассовые, документы по учету производственных запасов, животных на выращивании и откорме. Таксировка — перевод натуральных показателей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной хозяйственной операции. После записи и отражения в бухгалтерских регистрах производится их гашение. Денежные документы гасят штампом «получено» или «оплачено», другие документы — путем их перечеркивания.
После бухгалтерской обработки документы передают на хранение в архив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве.
Первичные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством Республики Беларусь только органами, которым предоставлены такие полномочия (дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, органами налоговыми и финансовых расследований) на основании их постановлений.
Главный бухгалтер имеет право в присутствии представителя органа, проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с них копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия. Изъятие документов оформляются актом с указанием даты изъятия.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Документооборотом называется движение документов от момента их составления или получения от других организаций до передачи в архив. В каждой организации он разрабатывается главным бухгалтером и утверждается ее руководителем. В нем указывают наименования всех первичных документов, количество их экземпляров, сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию, лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, а также контролирует, как он используется в бухгалтерии. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота (табл. 6.1).
С помощью графика документооборота главный бухгалтер осуществляет контроль за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между структурными подразделениями и поступления их в бухгалтерию.
Обеспечение сохранности документов отчетности, а также документооборота возложено на руководство организации.
2.
Для обеспечения действительности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально оформляются наличие, состояние и оценка активов и обязательств.
Инвентаризация — способ определения фактического наличия имущества (активов) и обязательств (пассивов) путем сверки с данными бухгалтерского учета на определенную дату.
Основными принципами инвентаризационной работы являются:
полнота, точность и своевременность отражения фактического наличия и состояния ценностей;
правильность и своевременность выявления результатов проверки ценностей и их отражение в учете.
В зависимости от признаков и причин, по которым проводится инвентаризация, различают следующие ее виды: плановую и внеплановую, сплошную и выборочную, полную и частичную, текущие и перманентные, комплексные и тематические и др.
Порядок проведения плановых инвентаризаций (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и. т.д.) определяется руководителем организации, а также если их проведение является обязательным согласно законодательству (например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации и т.д.)
Внеплановые инвентаризации (их проведение не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др. Они проводятся внезапно, сроки их поведения не должны быть известны материально-ответственным лицам.
Сплошной считается инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру, пересчету и т.д. в натуре все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергаются денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, денежных документов, отдельных материально-производственных ценностей.
Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру, пересчету, взвешиванию части объектов данного вида. Выборочные инвентаризации используют при осмотре объектов фактически выполненных работ для выявления их реальности, установления сохранности отдельных товарно-материальных ценностей. Выборочные инвентаризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют сократить время проведения этих работ. Однако они не гарантируют безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба выборочные инвентаризации не позволяют определить полностью размер ущерба. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию.
Полная инвентаризация - это проверка в натуре всех активов как принадлежащих организации, так и принятых на ответственное хранение, в переработку, а также всех прав и обязательств. Она проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического объекта. Ее называют годовой (обязательной) инвентаризацией.
Частичной инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов, например инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе и др.
Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в соответствии с внутренним планом работы в течение календарного года по отдельным видам имущества на разные даты.
По перечню решаемых вопросов различают комплексные и тематические инвентаризации.
В процессе проведения инвентаризации решаются следующие задачи:
• выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей и денежных средств путем составления инвентаризационных описей, актов сверки расчетов;
• проверка обоснованности подбора материально-ответственных лиц и правильности заключения с ними договора о материальной ответственности;
• контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета, т.е. контроль за работой материально-ответственных лиц, что помогает не только вскрывать, но и предупреждать возможные недостачи и растраты;
• выявление товарно-материальных ценностей, частично утративших свое первоначальное качество, а также не соответствующих своим потребительским качествам согласно ГОСТам и ТУ;
• проверка соблюдения лимитов и выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;
• изучение запасов товарно-материальных ценностей по ассортименту;
• проверка соблюдения правил хранения товарно-материальных ценностей и денежных средств;
• установление состояния складского хозяйства и весового измерительного оборудования.
В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно:
• при передаче активов государственной унитарной организации в аренду, их купле-продаже;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене руководителя организации и(или) материально-ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения и(или) порчи активов;
• в случае возникновения непреодолимых сил, т.е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
Для проведения инвентаризации в сельскохозяйственных организациях создается специальный рабочий орган. Формируется он ежегодно и утверждается руководителем организации. В его состав входят:
• руководитель организации или его заместитель (председатель рабочего органа по проведению инвентаризации);
• главные специалисты по отраслям и производствам;
• руководители структурных подразделений;
• главный бухгалтер и специалисты, занимающиеся учетным процессом;
• представители внутреннего аудита, независимые аудиторские организации.
Все члены рабочего органа по проведению инвентаризации распределяются по группам, за которыми распределяются объекты инвентаризации. Перед инвентаризацией руководитель совместно с главным бухгалтером обязаны:
• за месяц до начала оповестить под расписку всех членов рабочих комиссий о том, что они в соответствии с приказом входят в состав комиссии и им поручается в указанный срок провести инвентаризацию соответствующих объектов;
• проинструктировать о порядке ее проведения, оформления результатов и обеспечить соответствующей документацией.
Материально-ответственные лица к началу инвентаризации сдают в бухгалтерию отчеты о движении продуктов и материалов, скота и птицы на ферме, денежных средств, ценных бумаг с приложением всех первичных документов. Председатель инвентаризационного органа визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим отчетам с указанием «до инвентаризации на (дату)». После этого работники бухгалтерской службы определяют остатки ценностей к началу инвентаризации по учетным данным, а материально-ответственные лица дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию и неоприходованных или списанных в расход ценностей нет.
Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по местам хранения и по каждому материально-ответственному лицу, на хранении у которого это имущество находится. Определяют фактическое наличие материальных ценностей путем их взвешивания, измерения, пересчета, обмера. Затем результаты проверки записывают в инвентаризационные описи, где указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму.
Описи заполняют вручную, с помощью пишущих машинок или их получают с ЭВМ. Используются шариковые ручки или чернила, писать следует четко и ясно, не допускаются незаполненные строки. Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы цифрами и прописью выводится общий итог всех ценностей в натуральных показателях, записанных на страницах, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах и т. д.) эти ценности отражены. Подчистки, помарки и ошибки при заполнении описей не допускаются. Исправления в инвентаризационные описи можно вносить только корректурным способом. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально-ответственным лицом, к ним прилагаются акты обмеров и соответствующие расчеты. В описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При инвентаризации в случае смены материально-ответственных лиц в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее — в их сдаче.
По данным инвентаризационных описей по выявленным расхождениям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости. К ним прилагаются объяснения материально-ответственных лиц. На основании этих объяснений комиссией принимается решение о порядке регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
• излишки активов в соответствии с решением руководителя организации приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма относится на увеличение доходов (источников финансирования);
• недостача активов и его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается на увеличение расходов;
• недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации, покрывается за счет виновных лиц. Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи активов и его порчи в соответствии с решением руководителя организации относятся на увеличение расходов.
Нормы естественной убыли, утвержденные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются на увеличение расходов, а суммы кредиторской задолженности относятся на увеличение доходов.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения.