1. В течение месяца, начиная с 12 мая 2014 года, командир экспедиции в установленном порядке принимает, оцифровывает, обрабатывает, в том числе литературный текст (описание к изображению в формате Miсrosoft Word), заполняет информационную сводку (Приложение 2) и в электронном виде направляет в центральную библиотеку своего муниципального образования ежемесячно в срок до 12 числа.
2. Центральные библиотеки муниципальных образований формируют электронные папки обработанных документов, заполняют информационную сводку промежуточных результатов (Приложение 2) и в электронном виде направляют в ГБУК «Самарская областная универсальная научная библиотека» в срок до 20 числа каждого месяца (начиная с июня 2014 года) на электронный адрес pobednymai@yandex.ru.
3. Информационная сводка формируется на основании регистрационной карты участника (Приложение 4).
4. При принятии материалов командир экспедиции заполняет регистрационную карту участника экспедиции (Приложение 4) и присваивает ей регистрационный номер, который ставится в верхнем левом углу. Последние строки регистрационной карты заполняются в момент возврата всех материалов участнику экспедиции. Данная регистрационная карта остается у командира экспедиции.
5. Регистрационный номер включает в себя шифр муниципального образования (см. таблицу1), наименование населенного пункта, порядковый номер и ФИО участника.
Примеры:
для городских округов (в данном примере берем Жигулевск) – ГЖ1/1/Иванов И.И.; ГЖ1/2/Петров П.П.и т.д.
для муниципальных образований (для примера берем м.р. Алексеевский) – МА1/Гавриловка/1/Иванов А.А.; МА1/Гавриловка/2/Петров П.П. и т.д.
6. В случае если материалы не сканируются непосредственно при участнике, командир экспедиции карандашом проставляет регистрационный номер на обороте документов с разрешения участника экспедиции с целью сохранности документов.
7. После приема и возврата всех документов участнику экспедиции выдается благодарность.
Требования к сканированию документов:
1. Все материалы, принятые от участника экспедиции сканируются в папку, которая в обязательном порядке должна называться аналогично регистрационному номеру.
2. Все материалы необходимо сканировать в формате jpeg с разрешением не более 150 dpi. Оптимальное количество фотографий 2-3. В индивидуальных случаях можно рассматривать и большее количество фотографий
3. Фотографии могут носить любой содержательный характер, но в обязательном порядке относиться к периоду 1941 – 1945 годов.
4. Литературный текст с комментариями к материалам сохраняется в ту же электронную папку в формате Miсrosoft Word. Оптимальный объем сопроводительного текста не более 1 (одной) страницы печатного текста, размером шрифта 12.
5. Литературный текст должен сопровождать каждый отсканированный документ, с указанием к какой именно фотографии текст относится.
6. Литературный текст должен содержать в обязательном порядке ФИО, дату, год рождения человека (людей), изображенных на фотографии, с указанием в какой части фотографии находится объект (пример: на фото №1 Иванов Иван Иванович (справа), 25 мая 1925 г.р. и т.д.)
Таблица 1.
Название населенного пункта | Шифр | |
Городские округа | ||
г.о. Жигулевск | ГЖ1 | |
г.о. Кинель | ГК2 | |
г.о. Новокуйбышевск | ГН3 | |
г.о. Октябрьск | ГО4 | |
г.о. Отрадный | ГО5 | |
г.о. Похвистнево | ГП6 | |
г.о. Самара | ГС7 | |
ГС7_СОУНБ | ||
ГС7_СОЮБ | ||
ГС7_СОДБ | ||
ГС7_СОБС | ||
ГС7_СМИБС | ||
ГС7_ ЦСДБ | ||
ГС7_СПБ | ||
г.о. Сызрань | ГС8 | |
г.о. Тольятти | ГТ9 | |
ГТ9_ТБК | ||
ГТ9_ОДБ | ||
ГТ9_Автоград | ||
г.о. Чапаевск | ГЧ10 | |
Муниципальные районы | ||
Алексеевский м.р. | МА1 | |
Безенчукский м.р. | МБ2 | |
Богатовский м.р. | МБ3 | |
Название населенного пункта | шифр | |
Большеглушицкий м.р. | МБ4 | |
Большечерниговский м.р. | МБ5 | |
Борский м.р. | МБ6 | |
Волжский м.р. | МВ7 | |
Елховский м.р. | МЕ8 | |
Исаклинский м.р. | МИ9 | |
Камышлинский м.р. | МК10 | |
Кинельский м.р. | МК11 | |
Кинель-Черкасский м.р. | МК12 | |
Клявлинский м.р. | МК13 | |
Кошкинский м.р. | МК14 | |
Красноармейский м.р. | МК15 | |
Красноярский м.р. | МК16 | |
Нефтегорский м.р. | МН17 | |
Пестравский м.р. | МП18 | |
Похвистневский м.р. | МП19 | |
Приволжский м.р. | МП20 | |
Сергиевский м.р. | МС21 | |
Ставропольский м.р. | МС22 | |
Сызранский м.р. | МС23 | |
Хворостянский м.р. | МХ24 | |
Челновершинский м.р. | МЧ25 | |
Шенталинский м.р. | МШ26 | |
Шигонский м.р. | МШ27 | |
Приложение 4
Регистрационная карта
участника исторической Библио-Экспедиции "1941-1945»
«1941-1945»
Регистрационная карта
ФИО участника экспедиции
контактная информация участника экспедиции (адрес, телефон, e-mail) ____________________________________________
|
Принятые документы
1. _____________________ кол-во____шт.
2. _____________________кол-во ____шт.;
3. _____________________кол-во ____шт.;
4. _____________________кол-во ____шт.;
5. _____________________кол-во ____шт.;
6. _____________________кол-во ____шт.;
7. _____________________кол-во ____шт.;
Дата принятия документов _______________
Подпись командира экспедиции _______________Расшифровка ______________
Дата возврата материалов____________
Претензий к качеству и количеству материалов не имею
Подпись участника экспедиции
_______________ Расшифровка _______________