Обращение к содержимому ячейки по её адресу называется ссылкой. Различают относительную, абсолютную и смешанную ссылки.
Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула. При относительной ссылке адрес записывается обычным образом А1, С2, В12 и так далее.
Абсолютная ссылка используется для указания на ячейку с фиксированным значением на листе. При этом в адресе такой ячейки используется символ $. Он ставится перед наименованием столбца и номером строки, например $A$1.
Электронная таблица - это двумерный или n-мерный массив данных, размещенный на машинных носителях информации.
В электронных таблицах можно работать как с одной ячейкой, так и с группой ячеек, образующих диапазон. Диапазон ячеек это прямоугольная группа смежных ячеек. Для ссылки на диапазон необходимо указать адреса верхней левой и нижней правой ячеек диапазона, разделив их двоеточием, например А1:G6.
Один или несколько рабочих листов составляют рабочую книгу или файл Microsoft Excel.
Рабочий лист - двухмерная электронная таблица, состоящая из столбцов А, В, С,… (всего256 столбцов) и сток 1,2,3,…, 65536.
Структура электронной таблицы включает в себя заголовок таблицы, название строк и столбцов, а также исходные данные и формулы. Для того чтобы сформировать структуру, необходимо знать возможные типы данных, приемы их ввода и редактирования.
В Excel различаются следующие типы данных:
1. Символьные - это любая последовательность символов, включая буквы, цифры и специальные символы. Данный тип используется для создания заголовков таблиц, столбцов и строк, а также для комментариев.
2. Числовые данные - это числовые константы. Они не могут содержать ничего, кроме цифр, знака числа и десятичной точки.
3. Формулы - это выражения, состоящие из числовых величин, адресов ячеек и функций, соединенных знаками арифметических операций.
4. Функция - разновидность формулы. По сути, это подпрограмма с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов.
Логические функции - функции в Excel, которые позволяют выбрать то или иное решение в зависимости от того, выполняется или нет одно или несколько условий.
Для ввода нужно поставить курсор в ячейку и набрать соответствующие данные. Закончить ввод можно, нажав клавишу ввода либо щелкнув мышью по другой ячейке.
Числовые данные удобнее вводить с вспомогательной цифровой клавиатуры.
Excel сам распознаёт числа и текст. При этом перед текстом в режиме редактирования появляется апостроф. Обычно текст выравнивается по левому краю, а числа - по правому.
35. Ввод и редактирование формул. Мастер построитель функций. Правила ввода формул. В Excel имеется большая библиотека стандартных функций. Стандартные функции используются только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются точкой с запятой. В качестве параметра можно использовать число, адрес ячейки или произвольное выражение.Выбор формулы можно осуществить с помощью Мастера формул, который можно запустить щелчком по его значку на панели инструментов. В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция, а в списке Функция – конкретная функция данной категории. После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список параметров. После этого между скобками нужно указать параметры выбранной функции.
Редактирование формул
В Excel имеется несколько возможностей для написания математического выражения:
Мастер функций
Редактор формул непосредственно в ячейке
Редактор формул в отдельной области главного окна
У каждого метода есть свои достоинства и недостатки. Разберем их в контексте создания сложных формул.
Мастер функций
Одна из первых возможностей для проведения расчетов, которую осваивают новички Excel, это использование Мастера функций. Этот интерфейс позволяет в режиме диалога выбрать функцию, указать ее параметры, вызвать контекстную справку:
Мастер функций, безусловно, может быть полезен начинающим пользователям, но, как ни странно, мы настоятельно не рекомендуем его использование, особенно если вы стремитесь освоить Excel на профессиональном уровне. Главный недостаток этого интерфейса – это неудобство работы со сложными формулами – формально имеется возможность построения многоуровневых выражений, но на практике это выглядит совсем не наглядно и не удобно. Изучайте список функций через справочную систему или файлы-примеры. Главное – запомнить названия часто используемых функций (достаточно даже запомнить несколько первых букв в названиях). Современные версии Excel отображают список параметров в виде всплывающих подсказок в редакторе формул.
36. Автоматизация ввода формул. Так как часто в таблицах содержатся повторяющиеся данные, Excel содержит средства автоматизации их ввода. К их числу относятся автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.
Автозавершение используется для автоматизации ввода текстовых данных. Во время ввода текстовых данных в очередную ячейку столбца, проверяется совпадение введенных символов со строками, введенными выше. Если такое совпадение обнаруживается, введенный текст автоматически дополняется. Подтверждение ввода выполняется нажатием клавиши Enter, в противном случае ввод можно продолжить, не обращая внимания на предлагаемый вариант. Автозавершение можно прервать, оставив в столбце пустую строку.
При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер автозаполнения. При наведении на него указателя мыши он приобретает вид черного крестика. Перетаскивание маркера автозаполнения приводит к копированию содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.
Автозаполнение формулами выполняется также как и автозаполнение числами.
37. Автоматизация ввода текстовой информации. Обработка текстовой информации в автоматизированных системах.Ввод, редактирование и форматирование текстов.
Большинство документов, предназначенных к печати на бумаге, а также
многие электронные документы являются текстовыми, т.е. представляют
собой блоки текста, состоящие из обычных слов, Набранных обычными
символами (буквами, цифрами, знаками препинания и др.). При работе с
текстовыми документами компьютер превращается в подобие очень мощной и
"интеллектуальной" пишущей машинки.При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций: ввода, редактирование и форматирование.
Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы
в электронный вид, то есть в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом
не обязательно понимается машинописный набор с помощью клавиатуры.
Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять ввод текста путем
сканирования бумажного оригинала, и программы распознавания образов для
перевода документа из формата графического изображения в текстовый
формат.Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий
электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов,
перестановки частей документа, слияния нескольких файлов в один или,
наоборот, разбиения единого документа на несколько более мелких. Ввод и
редактирование при работе над текстом часто выполняют параллельно.
При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа.
Оформление документа задают операциями форматирования. Команды
форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на
экране монитора или на бумаге после печати на принтере.