Цель занятия - овладеть методикой описания документов и дел.
Обратитесь к электронному архиву обучающей системы.
Выберите исторический период – Документы современного периода.
Выберите систему документации - государственные учреждения, фонд №1.
ВНИМАНИЕ! Начните работу над фондом с изучения исторической справки.
Далее можно приступать к описанию каждой единицы хранения дела №1. Внимательно прочитайте текст каждого документа, изучите его реквизиты. Вам необходимо заполнить черновик - карточку предварительного описания дела. Проставьте номер дела, под которым оно помещено в электронном архиве, в графе «Временный номер дела». Просмотрите дело, определите его фондовую принадлежность и внесите название или фамилию фондообразователя (как можно более полно) в графу «Фонд». В графе 4 «Примерные заголовки документов дела и даты документов» последовательно сформулируйте заголовок каждого документа дела и его дату.
Для этого Вам следует вспомнить правила передачи каждого элемента информации заголовка документа:
- вида документа;
- автора;
- корреспондента;
- предмета или вопроса;
- территории;
- времени;
- внешних особенностей.
При этом следует помнить, что: 1. все названные выше элементы заголовка одновременно почти никогда не применяются вместе, их набор зависит от вида документа; 2. сформулировав заголовок документа, приведите его дату. Для этого вспомните, как датируются входящие и исходящие документы, а также декреты, законы, планы, отчеты, книги и копии документов.
После даты приведите сведения о подлинности и копийности, способе воспроизведения документа, его внешних особенностях:
Например:
Л.1-3. Протокол заседания советско-американской комиссии по сотрудничеству в области жилищного и другого строительства при Министерстве промышленности строительных материалов СССР. Подлинник. Машинопись. 22 марта 1987 г.
По мере описания каждого документа, обращайте внимание на названия структурного подразделения фондообразователя, которые встречаются в тексте. Если в документе упоминаются названия структурных подразделений, внесите их в соответствующую графу карточки-черновика.
После того, как Вы сформулировали заголовки всех документов дела, Вам предстоит заполнить чистовик карточки описания дела. Вам следует указать:
- название учреждения фондообразователя;
- название его структурной части, в деятельности которой отложилось дело;
- делопроизводственный номер дела (для ведомственного архива - индекс дела по номенклатуре);
- заголовок дела;
- крайние даты дела;
- количество листов дела;
- временный номер;
- архивный шифр;
- свою фамилию.
Все эти данные Вам следует взять из черновика карточки данного дела.
Сначала укажите название учреждения-фондообразователя. Помните, что название дается полностью, с указанием ведомства, к которому учреждение относится.
Далее Вам предстоит сформулировать заголовок дела в целом. Элементы заголовка дела: вид документов или единицы хранения; автор; корреспондент; предметы или вопросы; территория; время; внешние особенности.
Так же, как и при составлении заголовка документа, набор элементов информации зависит от вида документа.
В зависимости от состава и разнообразия тематики документов дела Вам следует решить вопрос о том, какой тип заголовка в данном случае применить - простой, сложный или их сочетания.
После составления заголовка единицы хранения датируйте дело в целом. Если Вы аккуратно выписали даты всех документов в черновик, Вам не составит труда найти самую раннюю и самую позднюю дату, даже если документы расположены не по хронологии. Если в деле нет ни одной даты, попытайтесь ее установить по содержанию документов.
Проставьте количество листов в деле. Помните, что в архивном деле нумеруются именно листы, а не страницы, поэтому обороты в число листов не входят.
Наконец, следует проставить название структурного подразделения, в деятельности которого образовалось дело. Для этого следует еще раз обратиться к исторической справке, учитывая содержание дела и даты документов.
Шифр дела при описании не указывается, поэтому ограничьтесь обозначением временного номера дела.
Завершите описание дела, увековечив на карточке свое имя.
Примеры:
КАРТОЧКА ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ОПИСАНИЯ ДЕЛА
1.ВРЕМЕННЫЙ НОМЕР ДЕЛА | |
1. ФОНД | Государственный институт техники управления Наркомата рабоче-крестьянской инспекции СССР (ИТУ) |
2. Упоминания о СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕ-ЛЕНИИ | Отдел делопроизводства и учета |
3. Примерные ЗАГОЛОВКИ ДОКУМЕНТОВ И ДАТЫ. | Л.1-3- Письма Центрархива РСФСР ИТУ о необходимости разработки нормативных актов по реорганизации делопроизводства в центральных учреждениях РСФСР. Подлинник. Машинопись. 28 марта -3 апреля 1926 года. Л.4-8. Письмо Центрархива РСФСР ИТУ о замечаниях и дополнениях к проекту Правил постановки документальной части делопроизводства в учреждениях РСФСР. Подлинник. Машинопись. 30 мая 1926 года. Л. 9-42. Проект Правил постановки документальной части делопроизводства в учреждениях РСФСР. Копия. Машинопись. б/д [1926 г.] Л. 43-50. Письма ИТУ Центрархива РСФСР с замечаниями о предложениями о Правилах постановки документальной части делопроизводства в учреждениях РСФСР. Подлинник. Машинопись. 3 июля -16 августа 1926 года. Л. 51-85. Проект Правил постановки документальной части делопроизводства в учреждениях РСФСР. Копия. Машинопись с рукоп. правкой. б/д [1926 г.] Л. 86-89. Письмо Центрархива РСФСР ИТУ об обсуждении проекта Правил постановки документальной части делопроизводства в архивных учреждениях РСФСР. Подлинник. Машинопись. 25 сентября 1926 года. Л. 90. Графическая схема рационализации документооборота в учреждении, составленная ИТУ, Рукопись, Подлинник. б/д |
КАРТОЧКА ОПИСАНИЯ ЕДИНИЦЫХРАНЕНИЯ
Название фонда: | |||
Государственный институт техники управления Наркомата рабоче-крестьянской инспекции СССР (ИТУ) | |||
Название структурной части: | |||
Отдел делопроизводства и учета | |||
Делопроизводственный №: | |||
Заголовок единицы хранения: | |||
Проект Правил постановки архивной части делопроизводства в учреждениях СССР (копия), переписка с Центральным архивом РСФСР о разработке проекта Правил и о реорганизации делопроизводства в центральных учреждениях РСФСР. Машинопись. | |||
Аннотация: Л. 90. Графическая схема рационализации документооборота в учреждении, составленная ИТУ, Рукопись, Подлинник. б/д | |||
№ фонда: 4 | Начато: 28 марта 1926 г. | Окончено: 25 сентября 1926 г. | |
№ описи: | На листах: 90 л. | ||
№ единицы хранения: | Временный номер: | ||
Описал: Иванов | |||
Последний этап работы - описание отдельных документов дела. Для этого Вам также следует воспользоваться черновиком карточки.
Описание документов осуществляется при составлении аннотации, а также в том случае, если дело содержит фотографии, листовки, нормативные акты, особо ценные документы. В последнем случае на дело составляется внутренняя опись.
Вспомните, в каких случаях составляется аннотация, а также какие категории дел описываются подокументно. Затем просмотрите заголовки документов в черновике и заполните графу аннотация (достаточно трех аннотаций на фонд) или карточки описания всех документов данного дела.
Пример заполнения шаблона карточки описания документа:
КАРТОЧКА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА
Название фонда: | ||
Всероссийский комитет “Союза 17 октября” | ||
Название структурной части: | ||
Регистрационный №: 25-1 | ||
Заголовок документа: | ||
Листовка Санкт-Петербургского комитета партии “Союз 17 октября” “К рабочим” с призывом не поддаваться на призывы к политическим забастовкам. | ||
№ фонда: 4 | Дата документа: 1 мая 1907 г. | |
№ описи: | На листах: Л. 5. | |
№ единицы хранения: | Временный номер: | |
Описал: Иванов | ||
Количество карточек каждого вида должно соответствовать количеству дел в заданном фонде!
Практическая работа№2. Карточки описания документов
Укажите фамилию, инициалы _________________________________________________________
Укажите исторический период, с документами которого работаете:
_____________________________________________________________________________________
Укажите систему документации _________________________________________________________________
Укажите номер фонда __________________________
Дело № ___
КАРТОЧКА ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ОПИСАНИЯ ДЕЛА
1.Временный номер дела | |
2. Фонд № | |
3. Упоминания о структурном подразделении | |
4. Примерные заголовки документов и даты. |
КАРТОЧКА ОПИСАНИЯ ЕДИНИЦЫХРАНЕНИЯ
Название фонда: | |||
Название структурной части: | |||
Делопроизводственный №: | |||
Заголовок единицы хранения: | |||
№ фонда: | Начато: | Окончено: | |
№ описи: | На листах: | ||
№ единицы хранения: | Временный номер: | ||
Описал: | |||
КАРТОЧКА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА
Название фонда: | ||
Название структурной части: | ||
Регистрационный №: | ||
Заголовок документа: | ||
№ фонда: | Дата документа: | |
№ описи: | На листах: | |
№ единицы хранения: | Временный номер: | |
Описал: | ||