Г. Деловой русский язык 11 класс
Тема: Справочно-информационные материалы. Протокол. Выписка из протокола.
Протокол. ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в обсуждаемые вопросы и разобраться в их сути зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные, краткие и стенографические.
Краткий протокол содержит:
1. указание фамилии докладчика;
2. темы доклада;
3. фамилии выступавших;
4. принятые решения.
Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также совещания, которые стенографируются.
Полный протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса.
Стенографический протокол содержит полную запись всего хода заседания.
Полный и стенографический протоколы должны:
· содержать записи всех выступлений;
· отражать работу собрания;
· показывать выработку решения в столкновении мнений, в дискуссиях.
В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола.
В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется.
Протокол содержит следующие реквизиты:
· наименование организации-автора;
· наименование вида документа (протокол);
· дата (заседания);
· регистрационный номер;
· место (заседания);
· гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);
· заголовок к тексту;
· текст;
· подписи.
Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Датой протокола является дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола.
В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окончания, например: 12-14.03.2001.
Регистрационный номер протокола — это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года.
В реквизите «место заседания»- указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола отличается от заголовков других служебных документов.
· он отвечает на вопрос «чего?»;
· содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания);
· содержит название коллегиального органа в родительном падеже.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня.
В основной части фиксируется ход заседания.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности.
«Председатель» печатается от левого поля, затем ставится тире и указывают фамилию председателя, инициалы.
Далее — «Секретарь». Этот раздел оформляется аналогично.
Затем перечисляются присутствующие в алфавитном порядке без должностей.
После слова - «Приглашенные», записываются фамилии приглашенных должностных лиц с указанием их должности и названия организации, которую они представляют.
На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, (список прилагается).
В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря и приглашенных можно не указывать.
Далее следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, и докладчики по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами, записывается с новой строки, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об»).
Располагаются вопросы в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения. Оформляются с красной строки.
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.
Разделы нумеруются и строятся по схеме:
· «СЛУШАЛИ»;
· «ВЫСТУПИЛИ»;
· «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».
Эти слова пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие.
Таким образом зрительно разбивают текст.
Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и пишется на одной строке вслед за цифрами.
Фамилия и инициалы докладчика и выступавших указываются с новой строки с абзаца в родительном падеже (кого?), ставится тире и кратко или подробно записывается содержание доклада с предлогом «о».
Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».
Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатается от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.
Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки. После тире записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления в разделе «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются с красной строки. Указывается фамилия задавшего вопрос, затем излагается суть вопроса, после этого пишется фамилия докладчика (выступающего) и ответ на вопрос.
Слово «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.
С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости.
Постановляющая часть протокола, должна быть максимально конкретной и содержать следующие составные части:
· что сделать;
· кому;
· к какому числу.
В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления.
Протокол подписываетсяпредседателем и секретарем заседания. Личные подписи председателя исекретаря оформляются на первом экземпляре протокола.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности руководителя, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня.
При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и фамилию председателя и секретаря (без подписи).
В конце составляется заверительная надпись. Выписка заверяется печатью.
Протокол и выписка могут быть утверждены при соответствующем оформлении грифом утверждения.
Домашнее задание: Написать конспект по теме. Составить протокол.