Источники комплектования

Федеральные органы государственной власти; Гене­ральная прокуратура РФ; органы государственной власти и прокуратуры республик; отраслевые ака­демии; государственные объединения; учреждения, организации, предприятия федерального и рес­публиканского подчинения

Органы государственной власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автоном­ной области, автономных округов; прокуратура го­Родов и районов, государственных учреждений, ор­ганизаций, предприятий краевого, областного под­чинения, подчинения автономной области и ок­ружного подчинения

Органы местного самоуправления; учреждения, орга­низации, предприятия городского и районного под­чинения; предприятия сельского хозяйства

Совместные предприятия с участием государства; ор­ганизации и объединения смешанных форм собствен­ности, в уставном капитале которых имеется преоб­ладающая доля федеральной или государственной ^ственности

Передача документов из каждого учреждения — источника ком­плектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондооб-разователя). Естественно, что если у архива 200 источников комп­лектования, регулярное комплектование возможно только при со­ставлении графика приема документов из учреждений. Комплек­тование государственного архива документами данного фондооб-разователя осуществляется в несколько этапов:

сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государствен­ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес­кого состояния дел, оформления дел и т.д.;

наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями по-единично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен­ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де­лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передаю­щее документы, и архив, в который они поступают, причина пе­редачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвида­ция учреждения), а также реальное количество передаваемых ко­пий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверж­дения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах опи­си, переданных в государственный архив, делается отметка о пе­редаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосудар­ственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондооб-разователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делоп­роизводства. Собственники документов могут передавать свои до­кументы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на доку­менты оформляется соглашением (договором) с архивным уч­реждением.

В случае необходимости условия хранения и использования до-^ментов могут включать ограничения права доступа и использо­вания документов, содержащих тайну личной жизни, коммерчес­кою тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании докумен­тов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного про­исхождения передаются на основании личного заявления вла­дельца.

При приеме документов также составляется акт приема-пере­дачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особо важное значение имеет договор между архивом и вла­дельцем, поскольку на его основе документы передаются в госу­дарственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

В современных условиях архивисту зачастую необходимо ис­пользовать методы «активного комплектования»:

проведение бесед с фондообразователями о важности сохране­ния их документов;

выявление потенциальных источников комплектования в орга­нах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-по­литической жизни, запись устных воспоминаний;

сбор воспоминаний, составление хроники событий;

сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является вы­сокий профессионализм, компетентность, вежливость и актив­ная жизненная позиция архивиста.