Телеграмма – обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.
Реквизиты телеграммы:
ü название вида документа;
ü отметка о категории (срочная, молния, правительственная, м/у);
ü телеграфный адрес;
ü текст;
ü ФИО должностного лица.
Текст телеграммы пишется в предельной сжатой форме, отсутствуют предлоги, союзы, местоимения, частицы кроме «не». Знаки препинания сокращаются: зпт, двт, квч, тчк.
Текст пишется крупным шрифтом ч/з 2 интервала, от границы поля без абзацев, на одной стороне листа, переносы слов, исправления не допускаются.
Название вида документа от адресата до текста-4, до адресата-4, затем делится отчеркивающая линия от левого до правого поля и под ней пишется информация, не подлежащая передаче (название предприятия, адрес организации отправителя, должность ИОФ, подпись от лица, подписывающего документ, дата, печать). Телеграмма составляется в 2-х экземплярах: 1-на телеграф, 2-в дело.
Телефонограмма -это документ, передаваемый по телефону или факсу. Передаются приглашения на совещания, заседания.
Реквизиты телефонограммы:
1. название учреждения автора документа;
2. должность ФИО сотрудника, передавшего документ, № тел.
3. наименование организации – получателя, должность ФИО сотрудника, принявшего документ, № тел.
4. время передачи;
5. название вида документа;
6. дата \ индекс;
7. текст;
8. подпись.
Дата телефонограммы – дата передачи.
Требования к тексту:
ü не передавать длинных, сложных предложений (не более 50 слов);
ü не используются трудно используемые, редко употребительные слова
ü составляется в 1 экземпляре;
ü срок хранения – 1 год.
Факсограмма – документ, получаемый на бумажном носителе, копия документа по каналам факсимильной связи
Выписки из документов, оформление их по ГОСТу 6.30-2003 и правила заверения.
Распорядительные документы, их виды, правила оформления и подписания. Виды бланков.
Приказ по основной деятельности, его реквизиты. Сроки хранения приказа, оперограмма подготовки приказа.
Распоряжения и указания, их реквизиты и правила оформления.
Приказы по личному составу, сроки их хранения, особенности их оформления.
Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия. Приказ по личному составу — обязательный документ трудовых правоотношений. При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора.
При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ). На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Приказы оформляются на типовых бланков; также могут быть составлены на стандартном листе формата А4. Приказ должен иметь:
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дату;
• номер;
• заголовок;
• текст;
• основание;
• подпись;
• отметку об ознакомлении.
Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия. Датой приказа является дата его подписания руководителем. В тексте указываются:
• фамилия, имя, отчество работника (полностью);
• наименование структурного подразделения;
• профессия (должность);
• условия приема на работу (характер работы).
Особенности:
1)индекс цифренно-буквенный
2)констатирующей части может не быть
3)распорядительная функция оформляется в следующей последовательности: прием, перевод, установление разряда, командировки, отпуск, увольнение
4)при приеме указывают на какую должность, в какое подразделение, с какого числа на какую оплату
при переводе – причину, с какого числа и оклад
5)при поощрении и взыскании издаются отдельные приказы с указанием на соответствующие документы
6)при предоставлении отпуска указывается количество календарных дней, дата ухода и дата возвращения
7)при увольнении указывается ссылка на статью ТК РФ и причина увольнения
8)приказы вступают в силу с момента подписания или оговоренной в тексте даты, они нумеруются в течение календарного года, согласуются с юристами, визируются отделом кадров и доводятся до сведения работника под подпись
9)хранятся 75 лет