Содержание
Введение……………………………………………………………………………..3
Глава I. Основные принципы Электронного документооборота
1.1. Основные понятия ЭД………………………………………………………...4
1.2. Преимущества ЭД над бумажным оборотом……………………………….5
Глава II. Использование электронного документооборота в РХ
2.1. Система «Дело»………………………………………………………….…….7
2.2. Внедрение ЭЦП………………………………………………………………..9
2.3 Проблемы внедрения технологий и поиски решений……………..……11
Заключение………………………………………………………………….……..13
Список используемой литературы……………………………………….……..14
Введение
Электронный документооборот – это реальность, которая привычна молодому поколению, и ужасно страшна тем, кто родился в Советском Союзе.
И если, вопреки страхам, оставить бумажное делопроизводство, то ясно видна тенденция появления новых «Башмачкиных». Другими словами, нужно идти в ногу со временем, и переходить уже, в наш век компьютеров, на язык техники, чтобы сделать эффективнее и рациональнее всю систему документооборота, которая уже гниет и набухает из-за огромного количества бумаги.
В данном реферате, я рассмотрю электронный документооборот в Хакасии. Наша Хакасия с 2002 года начала внедрять систему электронного документооборота под руководством организации «Дело». И основным объектом моего рассмотрения будет то, что так или иначе связано с результатами внедрения «Дело»
Глава I. Основные принципы Электронного Документооборота
Основные понятия ЭД
Электронный обмен данными – это то, с чем сегодня сталкивается каждый второй. ЭД осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств.
В последнее десятилетие появились новые средства обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Преимущества ЭД над бумажным оборотом
Все ныне существующие люди, кроме Акакия Акакиевича признают достоинства ЭД, который имеет следующие преимущества:
· многокритериальный поиск документов;
· контроль исполнения документов;
· распределенная обработка документов в сети;
· распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;
· ведение нескольких картотек документов;
· распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;
· обмен документами по электронной почте;
· списание документов в дело;
· отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;
· ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;
· редактирование шаблонов выходных печатных форм.
Глава II. Использование электронного документооборота в РХ
В Правительстве Республики Хакасия с 2002 года функционирует система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», объединяющая все органы исполнительной власти республики и обеспечивающая автоматизацию всех делопроизводственных функций, включая электронный документооборот.
Развитая сеть передачи данных Правительства РХ, которая объединяет все подразделения Правительства РХ в единое информационное пространство, и высокие возможности системы позволили работать в единой базе данных системы «Дело» всем органам исполнительной власти Республики Хакасия. Кроме того, электронный документооборот организован между Правительством РХ и администрациями муниципальных образований республики, имеющих собственные базы данных системы «Дело».
Система «Дело»
Система «Дело» позволяет:
· регистрировать всю входящую корреспонденцию (включая письма и обращения граждан);
· регистрировать всю исходящую корреспонденцию и внутренние документы;
· списывать документы в дело в соответствии с принятой номенклатурой дел;
· вести учёт и осуществлять контроль движения и исполнения документов;
· автоматизировать процесс прикрепления электронных образов документов к регистрационным карточкам за счёт использования опции поточного сканирования;
· вести поиск документов по любому набору реквизитов РК, а также осуществлять полнотекстовый поиск;
· получить статистические и аналитические отчёты по документообороту;
· получить Web-доступ к информации о документах и самим документам;
· ввести разграничение прав доступа пользователей к задачам и функциям системы;
· выполнять отправку исходящей корреспонденции средствами встроенной в систему электронной почты.
· реализовать в системе процедур многоуровневый контроль исполнения документа;
· организовать взаимосвязь документов;
· вести протоколирование работы пользователей.
В системе «Дело» также реализована технология согласования в электронном виде проектов нормативных правовых актов, выносимых на заседания Правительства РХ. На сегодняшний день в Правительстве РХ полностью исключен бумажный вариант согласования проектов нормативных правовых актов на стадии их рассмотрения. Это позволило значительно повысить оперативность принятия управленческих решений. Юридическая значимость электронного согласования документов, равно как и их целостность, гарантирована применением ключей и сертификатов электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Управлению Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Хакасия и Территориальному фонду обязательного медицинского страхования также предоставлен доступ к единой базе данных в части согласования проектов нормативных правовых актов на стадии их рассмотрения.
Внедрение ЭЦП
В рамках расширения автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Правительства Республики Хакасия Гос. Комитетом по информатизации и новым технологиям РХ с начала 2010 года было проведено следующее мероприятие:
- Осуществлено внедрение электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота Правительства РХ.
Внедрение электронной цифровой подписи (ЭЦП) в Правительстве Республики Хакасия обусловлено переходом Правительства РХ на согласование актов нормативных правовых документов в системе электронного документооборота. При безбумажном документообороте использование ЭЦП позволяет подтверждать личность автора и гарантирует целостность информации содержащейся в документе. Изготовление ключей ЭЦП выполнено ООО «Группа Бестком», город Абакан, являющийся представителем удостоверяющего центра ООО «КРИПТО-ПРО». Изготовленные ключи ЭЦП являются универсальными, т.е. существует возможность их использования и в других электронных системах.
В результате внедрения ЭЦП в систему электронного документооборота Правительства РХ удалось:
- создать юридически значимую систему электронного документооборота;
- сократить время на согласование и утверждение документов;
- повысить эффективность оперативного контроля над ходом исполнения работ по документу;
- снизить количество печатных копий документов, тем самым снизить затраты на техническое обслуживание принтеров и расход бумаги.
Выполнен ввод в эксплуатацию дополнительных 250 рабочих мест системы «Дело» во всех подразделениях Правительства РХ.
В результате проведенных работ охват сотрудников, участвующих в электронном документообороте, составил 50% от общего числа государственных гражданских служащих. Благодаря высокой заинтересованности всех подразделений Правительства РХ и профессиональному подходу к поставленной задаче сотрудников Госкоминформатизации РХ данное мероприятие было проведено в кратчайшие сроки.
В настоящее время в единой базе данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота органов государственной власти РХ зарегистрировано 470 рабочих мест, включая 25 мест поточного сканирования документов, 108 мест ЭЦП и шифрования. В администрациях муниципальных образований РХ на сегодняшний день функционирует более 200 рабочих мест системы. В течение 2009 года канцелярией Аппарата Правительства РХ зарегистрировано более 10 000 документов, которые пройдя регистрацию в системе «Дело» попали в электронный архив, насчитывающий на сегодняшний день более 60 000 файлов.
Проблемы внедрения технологий и поиски решений
Работы по расширению системы и ее совершенствованию ведутся постоянно. Однако существуют причины, сдерживающие широкое применение информационных технологий в процессах деятельности органов государственной власти. Ими являются:
- отсутствие необходимой нормативно-правовой базы
- отсутствие межведомственной унификации форм документов
- отсутствие комплекса требований к решениям по автоматизации документооборота.
Для поиска решений указанных причин в апреле текущего года фракцией «СПРАВЕДЛИВАЯ РОССИЯ» в Государственной Думе Российской Федерации был организован «круглый стол», в работе которого принял участие специалист Госкоминформатизации Хакасии с докладом о состоянии, проблемах и перспективах развития электронного документооборота в Республике Хакасия.
В целях разработки единой политики в области электронного документооборота, участники круглого стола «Законодательное обеспечение и перспективы развития электронного документооборота в России» порекомендовали субъектам законодательной инициативы - депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, органам законодательной власти субъектов Российской Федерации следующее:
-поддержать деятельность, направленную на скорейшую разработку и принятие федеральных законов, регулирующих юридически значимый электронный документооборот, включая вопросы архивного хранения электронных документов и учитывая при этом положительный и отрицательный опыт применения закона об ЭЦП;
-содействовать разработке предложений по унификации документов с целью совершенствования межведомственного обмена документированной информацией и процедур предоставления государственных услуг через Интернет для населения и бизнеса;
-инициировать в рамках работ по созданию национального стандарта (технического регламента) электронного документооборота деятельность по изучения вопросов применимости и развития концепции обмена формами документов, как одной из основ обеспечения эффективного межведомственного и внутриведомственного документооборота.
Заключение
В настоящее время в единой базе данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота органов государственной власти РХ зарегистрировано 470 рабочих мест, 108 мест ЭЦП и шифрования. В администрациях муниципальных образований РХ на сегодняшний день функционирует более 200 рабочих мест системы. В течение 2009 года канцелярией Аппарата Правительства РХ зарегистрировано более 10 000 документов, которые пройдя регистрацию в системе «Дело» попали в электронный архив, насчитывающий на сегодняшний день более 60 000 файлов.
Конечно, полностью избавиться от бумажных остатков, пока еще не удалось, но в ближайшее время и это бремя будет избавлено. Как избавились в нашей стране от крестьянских общин, так и в нашей Республике, как и в стране, избавятся от бумажного оборота.
Список используемой литературы
1. https://www.r-19.ru/mainpage/authority/comitets/it/documents/about-work/6464.html
2. https://www.garant.ru/action/regional/424027/
3. https://fss.ru/ru/news/2012/79422.shtml
4. https://www.dvgu.ru/meteo/intra/ElectronDocument.htm
5. https://doc-system.ru/index.php
6. https://www.interface.ru/
7. https://www.klerk.ru/