Регистры, техника и формы бухгалтерского учета
Цели
По данной теме необходимо изучить и знать:
- сущность и значение учетных регистров;
- их виды и классификацию;
- порядок записи в учетные регистры;
- выявление и исправление ошибок в учетных регистрах;
- формы бухгалтерского учета, особенности каждой из них.
Вопросы
1 Учетные регистры и их виды.
2 Техника учетной регистрации. Способы исправления ошибок в учетных записях.
3 Формы бухгалтерского учета.
Учетные регистры и их виды
Нами было выяснено, что информационной базой для организации бухгалтерского учета является документация.
Однако в документах регистрируются только отдельные хозяйственные операции. В целях получения необходимых показателей о хозяйственной деятельности, сведения об операциях, содержащихся в отдельных документах необходимо сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать, т.е. записать в определенной последовательности.
Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров, обеспечивающих, кроме того, контроль за сохранностью документов и должную обозримость в них данных.
В практике бухгалтерского учета все счета, на которых осуществляется экономическая группировка и текущий учет, непосредственно ведутся в учетных регистрах. Следовательно, учетные регистры являются средством используемым для отражения в них записей на счетах. Т.е. данные бухгалтерских счетов находят отражение в учетных регистрах синтетического и аналитического учета. (Главная книга и журналы ордера). Отсюда, учетные регистры должны отвечать требованиям принципа строения и системы счетов и двойной записи в них.
Учетные регистры имеют строго определенные построение, реквизиты, совокупность которых определяют форму каждого из них. В практике бухгалтерского учета применяется большое количество разнообразных регистров. Множественность учетных регистров предопределяет их различное строение и назначение.
Все учетные регистры целесообразно разделить на четыре группы по следующим признакам:
-по внешнему виду;
-по степени обобщения (по объему содержания);
-по назначению и характеру записей;
-по форме.
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:
-бухгалтерские книги;
-карточки;
-свободные листы.
Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы бумаги со специальным графлением. Все страницы в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы и заключены в переплет. На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера (или другого уполномоченного лица) делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано …страниц (листов)».
Например, в настоящее время регистры в виде книг применяются для учета кассовых операций (кассовая книга /таблица 7.11)
Таблица 7.1.1.
Журнал регистрации приходных и расходных ордеров.
Приходный ордер | Сумма (тенге) | Корр. счет | Примечание | Расходный документ | Сумма (тенге) | Корр. счет | Примечание | ||
Дата | № | Кредит | Дебет | № | Дебет | ||||
3.03. | Из банка | 8.03.99 | В подотчет Сексенову | ||||||
11.03 | Выручка от реализации | 10.03.99 | В подотчет Касымову | ||||||
и т.д. |
При большем объеме книги и значительном количестве учитываемых в ней различных объектов составляется оглавление, а в необходимых случаях и перечень объектов в алфавитном порядке. Книги открываются в начале каждого года сроком на год.
Карточки – это отдельные таблицы на плотной бумаге. Чаще всего карточки применяются в качестве регистров аналитического учета и хранятся в картотеке. При открытии карточек их регистрируют в специальном регистре.
Свободные листы представляют собой определенным образом разграфленные таблицы, предназначенные для записи хозяйственных операций. Таблицы в виде свободных листов широко используют для ведения ведомостей журналов- ордеров, машинограмм и магнитных носителей. Графление регистров (книг, карточек, свободных листов) зависит от их назначения, от формы бухгалтерского учета.
По объему содержания учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета. Они различаются: степенью подробности содержащихся в них сведений, а также группировкой показателей.
Структура синтетических регистров прежде всего зависит от формы бухгалтерского учета, а большинство аналитических регистров от характера отражаемых и получаемых в них показателей.
Каждый аналитический учетный регистр должен отражать все характерные особенности регистрируемых в нем хозяйственных операций. Поэтому указываются в них: краткое содержание операций, ссылка на документ и другие реквизиты. Сведения аналитических регистров широко используются внешними и внутренними инвесторами и другими пользователями информации.
По принципу группировки или последовательности записей регистры бухгалтерского учета подразделяются на хронологические, систематические, комбинированные.
Хронологические регистры предназначены для записи в хронологической последовательности, исходя из времени выполнения той или иной хозяйственной операции, вне зависимости от ее содержания. Задача такой регистрации –обеспечить повседневный контроль за своевременным и полным отражением в учете всех без исключения хозяйственных операции. Примером хронологического регистра может служить приведенный ранее журнал регистрации, в котором в календарной последовательности дат отражаются хозяйственные операции и обосновывающие их документы.
Систематические регистры предназначены для записи в определенной группировке однородных хозяйственных операции за определенное время (например, за месяц). Такая регистрация позволяет проследить за состоянием и движением отдельных видов хозяйственных средств и источников формирования. К систематическим регистрам относят Главную книгу, в которой группируются обороты из журнала-ордера соответствующих счетов за год. (табл. 7.1.2.)
Комбинированные регистры приспособлены для одновременной записи хозяйственных операции в хронологическом и систематическом порядке (табл.7.1.3)
Таблица 7.1.2.
Вид Главной книги
Счет № __________________
Период (месяц) | Обороты по дебету | ИТОГО по дебету | Оборот по кредиту ИТОГО | Сальдо | |||
С кредита счета №___ по журналу- ордеру №____ | С кредита счета №___ по журналу- ордеру № ____ | и т.д. | Дебет | Кредит | |||
Таблица 7.1.3.
Журнал - ордер по кредиту счета 671
“Расчеты с поставщиками и подрядчиками ”
№ | Наименование поставщиков | Сальдо нач (т.т.) | Документ | С кредита счета 671 в дебет счетов | ИТОГО по кредиту 671 | ||||||
Д | К | № | Дата | Др. | |||||||
“Сана” | 04.03 | ||||||||||
АО “НАН” | 13.03 | ||||||||||
Караганд. “Конфеты” | 17.03 | ||||||||||
ИТОГО |
Ведомость по дебету счета 671.
Документ | В дебет 671 с кредита счетов | Итого по дебету 671 | Сальдо конечное | ||||
№ | Дата | Др. | Д | К | |||
1. | 14.03 | - | |||||
При ведении учета по журнально - ордерной форме учета аналитический и синтетический учет зачастую совмещаются в единой системе записей. В частности, журнал-ордер по счету 671” Расчеты с поставщиками и подрядчиками “ наряду с аналитическими данными о расчетах с каждым из поставщиков в отдельности дает и синтетическое обобщение этих расчетов в пределах синтетического счета 671 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”.