В схеме учетно-аналитических работ следует выделить четыре блока систематизации информации:
- первый блок - учет налогоплательщиков;
- второй блок — учет данных камеральных и выездных проверок;
- третий блок — оперативный учет поступлений в бюджет и ведение лицевых счетов налогоплательщиков;
- четвертый блок — прием и обработка сведений о доходах физических лиц.
Рассмотрим содержание перечисленных блоков.
Первый блок — учет налогоплательщиков. На этом участке налоговые органы получают первичную информацию о налогоплательщиках и включают их в свою базу данных. В дальнейшем сведения о плательщиках уточняются и изменяются в связи с изменениями, происходящими в их хозяйственной деятельности. Фактически учет плательщиков — это непрерывный процесс, который начинается с момента постановки на учет и продолжается до снятия с учета в связи с прекращением деятельности предприятия или смертью гражданина.
Учет плательщиков — это информационная основа всей налоговой работы. От того, насколько качественно будут выполнены все процедуры на этом участке, зависит качество работы всей инспекции.
Второй блок — учет данных камеральных и выездных налоговых проверок. В ходе работы отделы инспекции, осуществляющие камеральную проверку налоговой отчетности юридических лиц, получают от плательщика:
— налоговые декларации (расчеты по налогам);
— баланс и приложения к нему (бухгалтерскую отчетность);
— сведения об учетной политике предприятия;
— сведения о смене должностных лиц предприятия;
— актуальную информацию о счетах плательщика в банках;
— актуальную информацию о сфере деятельности плательщика;
— документы, подтверждающие право плательщика на использование заявленных в налоговых декларациях льгот по налогам;
— пояснительные записки и объяснения должностных лиц предприятия по вопросам его хозяйственной деятельности.
Эти документы обязательно представляются в инспекцию с периодичностью раз в месяц или раз в квартал в зависимости от категории налогоплательщика, вида налога и суммы платежей. Некоторые документы, например приказ об организации учетной политики или пояснительная записка к годовому отчету, представляются в инспекцию один раз в год.
Документы, получаемые и обрабатываемые в ходе камеральной проверки, содержат достаточно полную информацию о налогооблагаемой базе предприятия, ставках и льготах по уплачиваемым им налогам, о взаимоотношениях с важнейшими партнерами по бизнесу, отрасли и сфере деятельности. Анализ показателей бухгалтерской отчетности позволяет делать выводы о различных аспектах финансового состояния предприятия — платежеспособности, устойчивости, рентабельности и т. д.
В то же время к достоверности большинства показателей бухгалтерской и налоговой отчетности предприятий следует относиться с осторожностью. С одной стороны, плательщики, заполняя формы отчетности, часто допускают ошибки, ведущие к неправильной уплате налогов. Эти ошибки носят арифметический либо методический характер. Одни ошибки выявляются при арифметической проверке и логическом сопоставлении показателей форм отчетности, другие могут быть определены и устранены только в ходе выездных налоговых проверок.
С другой стороны, нельзя сбрасывать со счетов и возможность преднамеренного искажения показателей налоговой отчетности с целью минимизации налоговых выплат.
В подавляющем большинстве случаев информация представляется в инспекцию на бумажных носителях. Соответственно налоговый инспектор должен не только провести камеральную проверку, но и ввести данные в компьютер. Это весьма трудоемкий процесс, на него тратится 40—50 процентов рабочего времени сотрудников камеральных отделов.
В актах, составленных по результатам проведенных выездных налоговых проверок, указываются документально подтвержденные факты нарушения законодательства о налогах и сборах, выводы и предложения по устранению выявленных нарушений и применению санкций за нарушение законодательства о налогах и сборах.
К акту прилагаются копии документов (при их наличии), подтверждающих отраженные в акте факты нарушения законодательства о налогах и сборах, протоколы допроса свидетелей, расчеты сумм пени, а также иные материалы, имеющие значение для принятия правильного и обоснованного решения по результатам рассмотрения акта.
Информация по результатам проведенных проверок систематизируется службами налоговых органов для отражения в системе внутренней отчетности.
Третий блок — оперативный учет поступлений в бюджет и ведение лицевых счетов.
В НК РФ вопросам учета поступлений отведено сравнительно немного места. Это объясняется тем, что учет поступлений является «внутренней» работой налоговой инспекции и сам по себе не затрагивает интересов налогоплательщиков. В НК РФ включены статьи, регламентирующие действия инспекции и плательщиков по порядку и срокам уплаты налогов и сборов (ст. 57, 58, гл. 9), начислению пени (ст. 75), зачетам и возвратам излишне уплаченных и взысканных в бюджет сумм (ст. 78 и 79) и т. д.
Главной задачей инспекторов, занятых на участке учета платежей и ведения лицевых счетов, является контроль за полнотой и своевременностью уплаты налогов в бюджет (контроль за правильностью исчисления налогов, как было отмечено выше, осуществляется другими подразделениями инспекции). Основным инструментом такого контроля в настоящее время является лицевой счет плательщика.
Лицевые счета открываются на каждое предприятие, на каждый уплачиваемый им налог, на каждый уровень бюджета (если налог подлежит зачислению в разные бюджеты). Таким образом, на каждого плательщика в отделе учета и отчетности открывается от 10 до 25 лицевых счетов в зависимости от того, какие налоги он уплачивает. Общее количество лицевых счетов в одной инспекции зависит от количества зарегистрированных плательщиков.
Лицевой счет является предельно формализованным документом, методика и источники информации для заполнения каждой позиции которого известны и четко оговорены в нормативных документах, поэтому он может быть легко представлен в виде программы для обработки на ЭВМ. Наибольшую сложность с точки зрения информатизации работы отдела учета и отчетности представляет автоматизация информационных потоков в отдел и из отдела, необходимых для заполнения лицевых счетов и обобщения содержащейся в них информации.
Рассмотрим наиболее важные потоки информации, имеющие отношение к отделу учета и отчетности. Их можно разделить на внешние, т. е. приходящие, и внутренние, т. е. возникающие внутри налоговой инспекции. Приведем краткую характеристику таких потоков с точки зрения их важности, объема и возможностей информатизации.
1. Поток информации из органов казначейства, где открыты счета для зачисления доходов в бюджет на контролируемой инспекцией территории. Из отделения казначейства (федерального или местного) в инспекцию ежедневно поступают выписки о движении средств по каждому открытому счету с указанием каждой зачисленной и списанной суммы и прилагаемые к ним платежные документы, подтверждающие обоснованность каждой операции. К таким платежным документам относятся: платежные поручения на уплату налогов, заполняемые предприятиями; инкассовые поручения на взыскание недоимок и пеней, выставленные самой налоговой инспекцией; мемориальные ордера банков, выписываемые в случаях частичного списания средств со счетов предприятий при недостаточности их для единовременной оплаты требуемой суммы; документы на возврат плательщикам или переброску излишне уплаченных сумм с одного бюджетного счета на другой для погашения недоимок. Ежедневно в налоговые инспекции на обработку может поступать до 10 000 таких документов.
Выписки о движении средств по счетам, как уже говорилось выше, содержат сводную информацию о движении средств по каждому счету в течение дня. В выписках содержится следующая информация:
— дата;
— номер бюджетного счета;
— остаток по счету на начало операционного дня;
— суммы, поступившие на счет в течение дня с указанием расчетного счета предприятия, с которого они были списаны, если плательщик находится в том же банке, либо — корреспондентского счета банка, из которого поступил платеж;
— суммы, списанные со счета в течение дня, — информация аналогична информации по поступившим суммам;
— общая сумма списаний и поступлений на счет в течение дня;
— остаток средств на счете на конец операционного дня.
2. Из отделов инспекции в отдел учета и отчетности поступают следующие документы:
— расчеты по налогам и платежам, принятые у плательщиков и проверенные камерально, — для начисления сумм причитающихся платежей в лицевых счетах;
— справки об авансовых платежа/по налогу на прибыль — для начисления авансовых платежей в лицевых счетах в течение квартала по установленным срокам;
— решения по актам выездных проверок, проведенных инспекцией, — для начисления в лицевых счетах и контроля за поступлением доначисленных сумм;
— решения о применении финансовых санкций за нарушения налогового законодательства, сроков предоставления отчетности и т. п. — для начисления в лицевых счетах;
— письма плательщиков с просьбами о возврате и перебросках переплат, проработанные инспекторами других отделов, с указаниями отделу учета об их исполнении;
— документы разового характера.
Общее количество документов в этом потоке зависит от количества плательщиков и календарного периода (наступил срок сдачи отчетности или нет). В зависимости от этих условий оно может колебаться в пределах от 10—20 до 1000—1500 в день. Сложность состоит в том, что отработка одного документа требует проведения записей не в одном, а в нескольких лицевых счетах в связи с тем, что большинство налогов зачисляется как минимум в два бюджета. На обработку этих документов приходится в среднем 30—35% затрат рабочего времени в отделе учета и отчетности.
Следует отметить, что лицевой счет является важнейшим инструментом налогового контроля, поскольку в нем отражается состояние расчетов плательщика с бюджетом. Кроме того, лицевой счет является информационной основой для работы по возвратам и зачетам излишне уплаченных и излишне взысканных налогов, которую обязаны вести налоговые органы.
Четвертый блок — прием и обработка сведений о доходах физических лиц.
Инспекции получают от работодателей, находящихся на подконтрольной им территории, сведения о доходах граждан, полученных ими по основному и неосновному местам работы в прошлом году.
Форма, по которой представляются эти сведения, утверждена Министерством РФ по налогам и сборам и является единой для всей России. В ней отражаются:
— наименование и ИНН источника выплаты доходов;
— фамилия, имя, отчество гражданина — получателя доходов;
— данные паспорта, адрес регистрации и ИНН гражданина — получателя доходов;
— код вида дохода (по единому классификатору);
— сумма дохода в целом и с разбивкой по месяцам;
— сумма материальной помощи, подарков и некоторых других доходов, облагаемых в Особом порядке;
— сумма начисленного и удержанного подоходного налога за год.
Как можно понять из приведенного выше материала, информация поступает в разные отделы инспекции. Часть ее после переработки попадает в общую базу данных и доступна всем пользователям, имеющим соответствующие права доступа.
Однако в том виде, в каком информация представлена в установленных формах оперативного учета и внутренней отчетности налоговой инспекции, она не отвечает требованиям реализации всех функций налогового администрирования.
Аналитическую информацию делят на три вида:
1) информация для составления внутренней отчетности о налогоплательщиках, налоговых поступлениях;
2) информация для оценки эффективности деятельности налоговых органов;
3) информация для оценки потенциала налоговой системы региона.
Сложно организованная система налогового администрирования не позволяет осуществить все технические процедуры формирования учетно-аналитической информации силами одной службы инспекции или управления.
Реализация учетной функции в системе налогового администрирования может осуществляться несколькими службами. Завершающие процедуры обработки и анализа отчетности для внутреннего пользования и на макроуровень (для управления налоговым потенциалом региона) могут быть сосредоточены в специальной учетно-аналитической службе. В региональной системе налогового администрирования такая служба может иметь четыре участка.
Такое структурирование учетных и аналитических работ в системе администраций налоговых органов позволяет упростить решение задач систематизации учетно- аналитической информации.