В нашей стране сотня тысяч коллегиальных органов, поэтому особое внимание придаётся документальному обслуживанию их деятельности. Основной формой деятельности коллегиального органа является заседание. При подготовке и проведении заседания создаётся ряд промежуточных документов (протокольные) – план работы, повестка дня, проекты решений и сам протокол.
План работы – составленный по определённой форме документ, которым планируется оперативная работа организации, повторяющаяся периодически или выполненная в разовом порядке в определённый отрезок времени. План работы подписывают исполнители, утверждает руководитель. Реквизиты – 08, 10, 12, 11, 18, 20 (всегда таблица), 22, 16, 24.
При составлении плана особое внимание надо обращать на формулировку вопроса в повелительной форме.
Акт — документ, составляемый группой людей, подтверждающий установленные ими факты или события.
Виды:
- ликвидации (учреждения, предприятия, организации).
- сдачи-приёмки (работ, материальных ценностей, документов, дел, законченных объектов и др.).
- обследования (состояния техники безопасности, условий труда, результатов деятельности).
- испытаний (образцов, систем, технологий, новых изделий, оборудования).
- дегустации.
- ревизий.
- уничтожения дел, испорченных товаров.
- списания.
- инвентаризации.
- расследования несчастных случаев, аварий и т.д.
Оформляются на бланке организации.
Основные реквизиты: 08 (вкл. наименование структурного подразделения), 10, 11, 12, 14, 15, 20, 25.
Текст состоит из трёх частей:
1. введение (указывается документ, послуживший причиной проверки, его дата и номер — основание для издания акта, далее — список фамилий лиц, составивших акт (сначало председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие (в алфавитном порядке), с указанием должности) от левого края.
Например:
Составлен комиссией:
Председатель — зам. директора В.Т. Трофимов
Члены комиссии — гл. инженер В.З.Зиновьев
ст. мастер Н.Б.Кривошеев
механик А.Т.Морозов
2. констатирующая (начинается с абзаца, включает сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка)
3. выводы, предложения, заключения комиссии (печатается с абзаца).
В конце указываются данные о количестве экз. акта и месте их нахождения или адресатах, которым он направлен.
Например:
Составлен в 3-х экз.:
1-й экз. - директору предприятия
2-й экз. - в бухгалтерию
3-й экз. - в дело №12/05
Акт подписывается всеми членами комиссии. Подписи располагаются в той последовательности, в которой эти лица указаны в составе комиссии в вводной части, но без указания должности.
Например:
Председатель ________ ИОФ
Члены комиссии ________ ИОФ
________ ИОФ
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.
Ведётся секретарём, который стенографирует, записывает на магнитофон или конспектирует все выступления на заседании (за искл. текстов основных докладов — подготавливаются заранее и после заседания передаются секретарю). Составляется черновик, который в 5-ти дневный срок приводится в соответствие и оформляется.
Дата — дата заседания; если несколько дней, то включают дату начала и окончания.
Например:
21-24.01.2005
Номер — порядковый номер заседания (в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа).
Заголовок к тексту — название вида коллегиальной деятельности (собрание, заседание, совещание и т.д.) и названия органа в Род. п.
Например:
Заседания совета
Собрания акционеров
Текст включает в себя:
1. вводную часть, в которую входят:
1.1. сведения о председателе и секретаре заседания - их фамилии и инициалы.
Например:
Председатель — В.И.Харченко
Секретарь — С.Б.Филимонов
1.2. сведения о присутствующих — с новой строки после слова «Присутствовали:» перечисляются ФИО постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), а также ФИО приглашённых на заседание. Если их количество больше 10, то указывается общее количество.
1.3. Повестка дня (краткое содержание документа, которое содержит оптимальное количество вопросов и устанавливает последовательность их рассмотрения, а также фамилии основных выступающих по каждому вопросу.
Например:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О перспективах развития завода. Доклад директора В.Р.Асакова.
2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы Л.Д.Булановой.
2. основная часть (столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня; каждый раздел состоит из трёх частей, которые начинаются словами (прописными буквами): «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПАЛИ:”, “РЕШИЛИ:» (ПОСТАНОВИЛИ).
Например:
1. СЛУШАЛИ:
З.Е.Константинова -...(запись выступления от третьего лица ед. ч.)
….-...
2. ВЫСТУПИЛИ:
...- … (запись выступления от третьего лица ед. ч.)
… -...
3. РЕШИЛИ:
3.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвящённое...до 00.00.0000.
3.2. Доценту И.И.Иванову организовать на кафедре выставку... к 00.00.0000
Подписывает председатель и секретарь собрания.
Могут утверждаться.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6
Тема « ИСД. Протокол »
ЗАДАНИЕ:
Составьте протокол для следующей ситуации. В органах МВД России состоялось обсуждение отмены льгот для военных, полицейских и пожарных. На заседании выступили с докладами генерал А.В.Кузнецов, полковник М.О.Ольшанский, майор К.Д.Непара. Всего присутствовало 174 человека. Председателем заседания был полковник Р.Н.Серебряков. Секретарь – Вы.
Все недостающие необходимые для оформления протокола данные, не обозначенные в задании, включаются самостоятельно произвольно каждым студентом в ходе составления и оформления конкретного протокола.
Для выполнения задания необходимо использовать следующие реквизиты: 03,08,10, 11, 12, 14, 18, 20, 22.
Кадровая документация. Роль службы кадров. Система кадровой документации.
Важнейшей функцией кадровой службы является документирование трудовых правоотношений. В каждой организации имеется такая служба (в лице одного человека или группы лиц). Начальник ОК должен иметь высшее образование и стаж работы не менее 5 лет. Данная служба имеет положение о службе, задачами которой являются:
- обеспечение подбора и обеспечения кадров;
- формирование банка данных о количественном и качественном составе кадров;
- организация мероприятий о подготовке и повышении квалификации кадров;
- организация проведения аттестации работников;
- организация работы повышения квалификации работников;
- обеспечение подготовки документов для назначения пенсии и социальных льгот.
В состав кадровой документации входят:
- первичные личные документы (резюме, автобиография, характеристика);
- распорядительные документы;
- первичные учётные (унифицированные) документы;
- документы по социальному обеспечению.
Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией личному составу.
Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:
— документация, связанная с комплектованием персонала организации;
— документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
— документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
— документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.
Приём на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов, указанных на схеме:
Резюме в настоящее время, наряду с объявлениями в средствах массовой информации, предложениями кадровых агенств, является наиболее оперативным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на работу в организацию на вакантную должность.
Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.
Хорошее резюме является одним из самых эффективных средств поиска работы.
По содержанию резюме может выглядеть следующим образом:
- персональные данные;
- цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);
- образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учёбы);
- опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);
- дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.);
- рекомендации (с фамилиями и телефонами).
Согласие на приём нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента. Заявление выражает просьбу о приёме на работу лица учреждению, которое является личным документом и оформляется рукописно. В заявлении должны быть указаны название организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.
При приеме на работу кроме письменного заявления администрация обязана потребовать от поступающего предъявления следующих документов:
— трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые — справки о последнем занятии, выданной по месту жительства;
— паспорта;
— военного билета (для военнообязанных).
При оформлении на работу, требующую специальных знаний, необходимо предъявление диплома или иного документа полученном образовании и профессиональной подготовке. При поступлении на работу лиц от 14 до 15 лет от них требуется предъявление свидетельства о рождении.
Если гражданин РФ принимается на государственную службу в федеральные органы, он обязан представить сведения о своем имущественном положении, а также ряд других документов (автобиографию, служебную характеристику с последнего места работы, справку о состоянии здоровья).
Общий порядок приема на работу предусматривает ознакомление поступающего работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами охраны труда, а также другими необходимыми сведениями и его обязанностями. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране.
В связи с тем, что согласно ТК РФ среди документов, необходимых при поступлении на работу, не значится анкета, работодатель не вправе требовать ее заполнения. Однако, если поступающий не возражает против того, чтобы сообщить дополнительные сведения о себе, служба управления персоналом от этого только выиграет.
Действующее законодательство предусматривает в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при приеме на работу. Например, при проведении конкурса на замещение вакантных должностей в вузах от конкурсантов требуется письменная служебная характеристика с последнего места работы, при приёме на работу инвалидов должна быть представлена трудовая характеристика МСЭК. В некоторых случаях законодательство предоставляет администрации право требовать от принимаемых на работу предоставления сведений о противоэпидемических иммунизациях, а также о нахождении на учете наркологических и психоневрологических диспансерах.
В последнее время некоторые организации проводят тестирование или другие
мероприятия с целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности. Поскольку такие требования при приеме на работу не предусмотрены действующим законодательством, можно рекомендовать, в случае затруднительности определения деловых качеств работника, принимать претендента на должность с испытательным сроком.
Анкета составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме №Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме №Т-1а в случае одновременного оформления нескольких работников.
Указанные формы применяются для учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются инспектором отдела персонала или другим лицом, ответственным за прием на работу.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа, в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу заполняется личная карточка (форма № Т-2 или Т-2 ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника.
Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года).
Заключение трудового договора (контракта) осуществляется согласно ТК РФ. Трудовой договор (контракт) — это соглашение между работником и работодателем (предприятием, учреждением, организацией, отдельным гражданином), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
Трудовой договор (контракт) должен иметь следующие реквизиты: название документа, дату, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Договор (контракт) составляется в двух экземплярах, подписывается сторонами и скрепляется печатью. Один экземпляр остается у работодателя в организации, другой вручается работнику.
ТД необходимо обязательно регистрировать, для чего в службе кадров заводится журнал регистрации.
ТД входит в состав кадровой документации, поэтому ответственность возлагается на работников службы кадров. Каждое движение работника находит отражение в виде аккуратной записи в личной карточке №Т-2, которая заводится в одном экз., оформляется на четырех форматах А4, хранится в сейфе, в картотеке, в алфавитном порядке 75 лет. В каждой организации она заводится на каждого работника (на основного и на заместителя). Закрывается карточка при увольнении.
Личная карточка по форме №Т-2 заполняется на всех работников, кроме государственных служащих. При приеме на государственную службу на работника заполняется личная карточка по форме №Т-2 ГС, для научных и научно-педагогических работников заполняется учетная карточка по форме № Т-4. Она необходима для анализа состава и учета движения кадров. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.
Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.
Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации, и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников. Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.
На документы личного дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за хранение и ведение.
Личные дела могут содержать следующие документы:
— заявление о приеме на работу;
— приказ (распоряжение) о приеме на работу;
— анкету;
— автобиографию;
— резюме;
— копии документов об образовании;
— копию документа об утверждении в должности (в отдельных случаях);
— характеристики или рекомендательные письма;
— трудовой договор (контракт);
— аттестационные листы;
— список научных трудов и изобретений;
— приказы (распоряжения) о перемещении работника;
— справки разного рода о данном работнике;
— приказы (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контракта).
Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления от работника; при необходимости — анкеты; трудового договора; приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7
Тема « Кадровая документация »
Цель: научиться оформлять основные кадровые документы.
Знать: состав простейших личных документов, состав унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда, организацию документооборота в кадровой службе.
Уметь: составлять простейшие личные документы, оформлять трудовую книжку и унифицированные формы по труду.
ЗАДАНИЕ: Скомплектовать личное дело сотрудника конкретного предприятия.
Для выполнения задания необходимо выполнить следующее:
Задание №1: Заполните штатное расписание по унифицированной форме №Т-3 (2 структурных подразделения, 2 должности в каждом).
Задание №2: Составьте резюме для поступления на работу в конкретную фирму на конкретную должность (используя данные из штатного расписания).
Задание №3: Составьте заявление о приёме на работу.
Задание №4: Оформите приказ (распоряжение) о приёме на работу по унифицированной форме
№Т-1.
Задание №5: Оформите личную карточку по унифицированной форме №Т-2.
Полностью оформленная практическая работа представляет собой оформленный пакет документов — личное дело, включающий в себя следующие документы:
1.Резюме
2.Заявление о приёме на работу
3.Приказ о приёме на работу
4.Личная карточка