Цель работы состоит в том, чтобы проанализировать основные возможности «облачных» технологий в сфере электронного корпоративного делопроизводства.
Для правильного понимания принципов работы «облачных технологий», представим «слоёное облако», состоящее в основном из «внутренних" (back-end) и «пользовательских» (front-end) слоёв. Слои front-end - это то, что мы видим, то, с чем имеем дело, как пользователь. Например, пользуясь сервисом Gmail, мы имеем дело с программным обеспечением, работающим на front-end слое «облака» [3]. То же самое происходит, и когда мы пользуемся социальными сетями, например «Вконтакте».
Внутренние же слои состоят из собственно оборудования и программных сервисов, обеспечивающих работу того интерфейса, что представляется нам на «пользовательском» слое. Таким образом, можно определить «облачные» технологии, как технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как онлайн-сервис. Слово «облако» здесь понимается как метафора, передающая сложную инфраструктуру, скрывающую за собой все технические детали [5].
На практике «облачные» технологии открывают новые горизонты для повышения оперативности документооборота. Данная технология в одном из направлений может служить руководителям как онлайн контролер. Находясь в любой точке мира, топ-менеджмент сможет отслеживать процесс исполнения поручений и корректировать ее с любого имеющегося устройства, включенного в облачную корпоративную сеть. Также в «облака» возможно перенаправить архивы. Не придется создавать винчестерные долины и обслуживать их.
Преимуществом «облачных» сервисов является система подписок [2]. Это значит, что пользователь может оплачивать лишь реальное время пользование системой - документами в архиве. Применение «облачных» технологий возможно не только в сфере решения проблем предпринимателей. Сейчас государственный сектор равносильно бизнес-сферам нуждается в оперативности и параллельности документирования [6]. Но большинство систем, в том числе системы удаленного доступа, привязывают пользователя к конкретному рабочему месту. «Облака» позволяют редактировать документ в реальном времени при параллельности работы со многими пользователями. Все вышеперечисленные возможности являются инновациями для отрасли делопроизводства.
Исследуя «облачные» технологии, можно рассмотреть их преимущества и возможные проблемы и проанализировать, каким образом в «облаках» представляется решение. Допустим, что Интернет-сеанс прекратился против воли пользователя. Или устройство, с которого шло обращение к данным стало неисправным. В системах «реальной памяти» информация, скорее всего, будет потеряна или будет утеряна часть данных. В последствии это приведет к потерям, как финансовым, так и временным. «Облачные» сервисы способны страховать данные пользователя, так как они не являются данными аппаратной части определенного устройства. Из этого следует еще один плюс «облачных» технологий. Устройство, с которого происходит обращение к файлам, не нуждается в высоких характеристиках привязках, что снижает его стоимость [4]. Для подобных онлайн сервисов минимально важны быстродействие операционной системы, объем памяти видеокарты и т.д. Исходя из вышесказанного, можно предположить, что именно облачные сервисы являются будущим для систем электронного документооборота и инструментом работы корпоративных систем делопроизводства. Поводя итог, можно рассмотреть основные возможности и недостатки систем винчестерной памяти и «облаков» в виде таблицы:
| Характеристика | Винчестерная память | «Облачная» система |
| Работа с различных устройств одновременно | Возможно, при сложной настройке (требуется специалист высокого класса) | Возможно, настройка интуитивно понятна и не требует специалиста |
| Контроль документооборота в реальном времени | Нет | Да |
| Оплата трафика | Постоянная | Система подписок |
| Потеря информации | Возможно, высокий риск | Возможно, минимальный риск |
| Высокие требования к характеристикам устройства пользователя | Да | Нет |
| Экономия пространства «офиса» | Требуется значительное пространство | Реальное пространство не нужно |
Как видно из таб.1 «облачные» технологии имеют ряд преимуществ перед системами «реальной памяти», но есть и недостатки. В частности, в настоящее время самой важно проблемой облаков является защита информации. Ведь при передаче данных в «облако» мы доверяем свою информацию тому, кто является владельцем этого «облака». Конечно, есть договор о конфиденциальности, но, к сожалению, проверить его исполняемость стороной, которая предоставляет услугу, почти невозможно. Решить эту проблему можно, создав собственную систему «облаков», но это потребует значительных финансовых ресурсов [1].
Список использованных источников
1. Антон Булусов ИТ-руководители пока избегают «облачных» технологий. CNews
2. Владимир Романченко Облачные вычисления на каждый день. 3DNews
3. www.google.com/Apps
4. https://izhishenko.blogspot.ru/2012/03/cloud-computing.html
5. https://ecm-journal.ru/post/Oblachnye-reshenijatekhnologii-Obzor-statejj.aspx
6. PC Week Review: ИТ в госсекторе, март 2011, Автор: Андрей Колесов