Подсистема предназначена для работы по подбору новых сотрудников, анализа причин увольнений, анализа соответствия квалификации сотрудников предъявляемым требованиям, ротации кадров. Все назначения и перемещения выполняются в увязке со штатным расписанием. Для каждой штатной единицы формируется список сотрудников на ее замещение.
В подсистеме выполняются следующие функции:
- ведение справочных сведений о претендентах на вакантные должности и рабочие места;
- ведение архива справочных сведений по уволенным сотрудникам (данные, аналогичные кадровым карточкам);
- оформление приказов и записок о приеме на работу, трудовых договоров по переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты;
- анализ исполнения должностных инструкций;
- распределение функций по должностям;
- хранение и обновление должностных инструкций и квалификационных требований;
- анализ соответствия квалификационных должностных требований и квалификаций сотрудников;
- формирование планов повышения квалификации сотрудников и карьерного роста;
- ведение журналов: принятых на работу, уволенных, претендентов на вакансии, вакансий, должностных инструкций, должностей, должностных квалификационных требований, плана переподготовки кадров;
- подготовка аналитических записок о соответствии квалификации сотрудников занимаемым должностям;
- ведение списков сотрудников для назначения на комиссию по переаттестации;
- подготовка отчетов по превышению штатной численности;
- подготовка отчетов по причинам увольнений;
- формирование сведений о вакантных местах и др.
Планирование использования трудовых ресурсов
Подсистема предназначена для решения задач долгосрочного и текущего планирования, а также для контроля за использованием трудовых ресурсов на предприятии. При планировании рабочего времени с минимальной трудоемкостью описываются плановые рабочие графики любой сложности на произвольный период:
- недельные рабочие графики для ИТР и служащих;
- сменные графики любой сложности;
- рабочие графики стохастической природы (например, раз в месяц с плавающим рабочим днем);
- свободные графики, при которых отсутствует планирование рабочего времени на каждый день.
В подсистеме осуществляются функции:
- планирования загрузки сотрудников на календарный год;
- оперативного планирования работы сотрудников (составление графиков рабочего времени, загрузки рабочих мест);
- ведения системы тарифных ставок;
- ведения учета норм времени и выработки и др.
В подсистеме ведутся журналы плановых и фактических отпусков, больничных листов, использования рабочего времени, учета выполненных работ, документов о дополнительном вознаграждении за труд.
Формируются такие документы, как плановые табели работы сотрудников по заказам, проектам, изделиям, операциям с учетом утвержденного графика работы, планы очередных отпусков, командировок и других плановых отсутствий, планы выработки на одного сотрудника.
Учет использования рабочего времени
Учет основан на трудовых соглашениях администрации и сотрудников, в которых оговариваются условия оплаты использованного времени сотрудников по дням недели и рабочим часам в течение дня, условия переработки и недоработки планового времени, сменная работа. Принимается во внимание плановое распределение работ по штатному расписанию. Учет фактически отработанного времени ведется в форме табеля. Возможно ведение нескольких табелей на одного сотрудника. Та или иная форма внесения данных в табель выбирается в зависимости от условий трудового соглашения или сложившейся технологии учета. Возможны следующие варианты:
- ведение ежедневных данных о приходе и уходе сотрудников;
- ведение журнала времени пребывания сотрудников на рабочем месте;
- ведение расчетных видов времени;
- ввод времени реального выполнения работы;
- внесение вручную итоговых данных за месяц по каждому сотруднику;
- ввод данных о регистрации сотрудников во время прихода ухода в системе автоматического контроля входа-выхода.
В подсистеме могут формироваться документы: распределение рабочего времени по видам, плановая выработка по отдельным сотрудникам и др. Возможен анализ использованного рабочего времени по выбранному табельному листу. При необходимости выполняется расчет среднесписочной численности сотрудников предприятия.